Tutkittavien informointi

Tutkittavien informointi

OSA I: Informoinnin merkitys

Tutkittavien informointi on tärkeä osa tutkimusaineiston onnistunutta elinkaarta. Huolellinen informointi muodostaa perustan eettiselle ja lainmukaiselle tutkimukselle. Informoinnilla on merkitystä tutkittavien ja tutkimusryhmän lisäksi myös taustaorganisaatiolle, tiedeyhteisölle, aineiston arkistoivalle organisaatiolle ja aineiston jatkokäyttäjille.

1. Informointi rekisterinpitäjän velvollisuutena

Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tietosuoja-asetuksessa (2016/679) sitä, joka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjä voi tilanteesta riippuen olla esimerkiksi tutkimusorganisaatio, tutkimusryhmä tai yksittäinen tutkija.

Tutkittavien henkilötietoja tulee aina käsitellä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja tutkittavan kannalta läpinäkyvästi. Rekisterinpitäjä vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta ja hänen velvollisuutensa on huolehtia siitä, että tutkittavia informoidaan asetuksen edellyttämällä tavalla henkilötietojen käsittelystä. Rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuus edellyttää dokumentaatiota siitä, miten tutkittavaa on joko kirjallisesti tai suullisesti informoitu suostumuksen pyytämisen yhteydessä.

Rekisterinpitäjän näkökulmasta informoinnilla ja osoitusvelvollisuudella voidaan katsoa olevan ainakin kolme merkitystä. Ensinnäkin rekisterinpitäjä määrittelee antamansa informaation kautta sitä, miten tutkittavan henkilötietoja voidaan käsitellä. Toiseksi osoitusvelvollisuus edistää rekisterinpitäjän sisäistä lainsäädännön noudattamisen seuraamista ("accountability"). Kolmanneksi osoitusvelvollisuuden toteuttamiseksi dokumentoitu informointi mahdollistaa yhteistyön valvontaviranomaisten kanssa.

Informointiin liittyvät läheisesti velvollisuudet laatia rekisteriseloste ja seloste käsittelytoimista. Tietosuojavaltuutetun toimisto on laatinut ohjeita rekisteriselosteen laatimiseen

2. Informointi tutkijoiden kannalta

Tutkijoiden kannalta tutkittavien informointi voi olla sekä tutkimuseettinen että lainsäädännöllinen velvoite. Lainsäädännöllinen vastuu tietosuoja-asetuksen mukaisten tietojen antamisesta tutkittaville on nimenomaisesti rekisterinpitäjällä. Mikäli henkilötietojen rekisterinpitäjänä on tutkijoiden sijaan tutkimusorganisaatio, informoinnista käytännössä huolehtivat kuitenkin tutkijat. Riippumatta siitä, kenellä on lainmukainen vastuu informoinnista rekisterinpitäjänä, tutkijoilla on eettinen velvollisuus toteuttaa informointi asianmukaisesti tutkittavan oikeuksia kunnioittaen.

Esimerkiksi European Code of Conduct for Research Integrity edellyttää tutkijoita kunnioittamaan ja huolehtimaan tutkimuskohteista, huomioiden sekä lainsäädännölliset että eettiset säännökset. Tutkimuseettisen neuvottelukunnan "Humanistisen, yhteiskuntatieteellisen ja käyttäytymistieteellisen tutkimuksen eettiset periaatteet ja ehdotus eettisen ennakkoarvioinnin järjestämiseksi" painottaa tutkittavien informoinnin tärkeyttä.

Informoinnilla on yhteys myös johdonmukaiseen aineistonhallintaan. Dokumentoidun informoinnin avulla tutkijoille itselleen on selvää, miten aineistoa voi käsitellä, ja miten tutkimustulosten raportointi tutkimusjulkaisuissa on mahdollista tehdä. Vaikka arkistoitavista aineistoista poistetaan tutkittavia koskevat tunnistetiedot, on eettisesti tärkeää informoida tutkittavia myös aineiston arkistoinnista jatkokäyttöä varten.

3. Informointi tutkittavan päätöksenteon perustana

Tutkittava voi antaa tietoon perustuvan suostumuksensa osallistua tutkimukseen ainoastaan asianmukaisen informaation perusteella. Toisaalta tutkittavalla on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä. Informoinnilta edellytettyä sisältöä käsitellään tarkemmin jäljempänä.

Tutkittavan ja tutkijoiden välinen luottamuksellinen suhde on tärkeä tutkimuksen kannalta. Huolellinen informointi lisää tutkimusprosessin läpinäkyvyyttä ja tutkittavan luottamusta siihen, että häntä koskevia tutkimusaineistoja käsitellään vastuullisesti läpi koko tutkimusaineiston elinkaaren.

OSA II: Informoinnin sisältö, muoto ja tutkittavan suostumus

1. Informoinnin sisältö

Tutkittaville annettavan informaation tulee täyttää sekä tutkimuseettiset että lainsäädännölliset vaatimukset. Tutkimuseettiset vaatimukset ovat siinä mielessä yleisiä, että ne koskevat lähtökohtaisesti kaikkia tieteellisiä tutkimuksia. Lainsäädännölliset vaatimukset tulevat ajankohtaiseksi puolestaan silloin, kun tutkimus kuuluu tietyn kansallisen tai kansainvälisen normiston soveltamisalaan.

Tunnisteellisten tutkimusaineistojen käsittelyyn liittyvää informointia ohjaava keskeinen säännös on EU:n tietosuoja-asetus. Vaikka asetus tulee sovellettavaksi vasta 25.5.2018, on tutkimuksissa hyvä ottaa huomioon jo nyt asetuksen vaatimukset. Mikäli tutkimus aloitetaan tai on aloitettu ennen asetuksen soveltamista, ja tutkimuksessa käsitellään tietoja tunnisteellisena vielä edellä mainittuna ajankohtana, tulisi informointi suunnitella tietosuoja-asetuksen mukaisena. Tämän käsikirjan informointia koskevissa ohjeissa on huomioitu tietosuoja-asetuksen asettamia edellytyksiä tutkittavalle annettavista tiedoista ja pätevästä suostumuksesta.

Informoinnilta edellytetty yksityiskohtaisuus ja laajuus määräytyvät tutkimuksen erityispiirteiden mukaan. Niiden merkitys tulisi arvioida jo osana tutkimuksen etukäteissuunnittelua. Keskeinen merkitys on sillä, onko kyse tunnisteellisesta tutkimusaineistosta. Lisäksi on huomioitava tutkittaville henkilötietojen käsittelystä mahdollisesti aiheutuvien riskien todennäköisyys ja vakavuus. Yksityiskohtaisempaa ja laajempaa informointia voivat edellyttää erityisiin tietoryhmiin kuuluvien arkaluonteisten tietojen – esimerkiksi terveyttä, seksuaalista käyttäytymistä ja uskonnollista vakautta koskevien tietojen – käsitteleminen ja henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Aineistonhallintasuunnitelmaa ja organisaation henkilötietojen käsittelylle asettamia ohjeita voidaan käyttää lähtökohtana informointia suunniteltaessa. Mikäli organisaatioon on nimitetty tietosuojavastaava, häneltä on mahdollista pyytää neuvoja ja ohjeita tietosuoja-asetuksen soveltamisesta tutkittavien informointiin. Mahdollisuus pyytää neuvoja on ainakin organisaatioon työ- ja virkasuhteessa olevilla, mutta ei välttämättä esimerkiksi opiskelijoilla, jotka käsittelevät henkilötietoja itsenäisinä rekisterinpitäjinä.

Informointiin liittyy myös eräitä sektorikohtaisia säännöksiä. Mikäli tutkimuksessa puututaan tutkittavan henkilökohtaiseen koskemattomuuteen, ja tutkimus liittyy terveyteen, sairauteen tai terveydenhoitoon, on informoinnissa ja suostumusta hankittaessa noudatettava lisäksi, mitä laissa lääketieteellisestä tutkimuksesta (488/1999) ja asetuksessa lääketieteellisestä tutkimuksesta (986/1999) on säädetty.

» Laki lääketieteellisestä tutkimuksesta 488/1999
» Asetus lääketieteellisestä tutkimuksesta 986/1999
» TUKIJAn ohjeet ja suositukset

2. Informoinnin muoto

Tutkittavia tulee aina informoida kirjallisesti, kun käsitellään arkaluonteisia tietoja. Kun tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia tietoja, informointi voidaan antaa myös suullisesti. Mikäli se aineistonkeruun kannalta on käytännöllistä, yhtä mahdollista – ja suositeltavampaa – on antaa informaatiota sekä kirjallisesti että suullisesti. Esimerkiksi saatekirjeen kirjallista informaatiota voidaan täydentää myös suullisesti. Informaatiota annetaan enenevässä määrin myös sähköisesti. Kaikilla tavoilla annetut tiedot ovat lähtökohtaisesti tutkijoita yhtä sitovia.

Tutkijan on dokumentoitava, miten hän on tutkittavia suullisesti informoinut. Dokumentointi edesauttaa myös informoinnin johdonmukaista toteuttamista.

Mikäli tutkimus sisältää useita aineistonkeruuvaiheita, on tärkeää kiinnittää huomiota informoinnin yhdenmukaisuuteen. Jos tutkimuksessa käytetään useita erilaisia informointilomakkeita, on hyvä dokumentoida, milloin ja missä yhteydessä kutakin lomaketta on käytetty. Jos informointikäytäntöjä muutetaan kesken tutkimuksen, on tehdyt muutokset ja syyt muutoksiin hyvä kirjata muistiin.

Tutkittavien informointia koskeva dokumentaatio tulee säilyttää kiinteänä osana tutkimusaineistoa. Informointia koskeva dokumentointi toteuttaa tunnisteellisten tutkimusaineistojen osalta rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuutta. Toisekseen huolellinen dokumentaatio mahdollistaa tutkimusaineiston jatkokäyttömahdollisuuksien asianmukaisen arvioinnin.

Tutkittavien informoinnissa on tärkeää löytää tasapaino informaation ymmärrettävyyden ja laajuuden kannalta. Informoinnin tarkoituksena on palvella ensisijaisesti tutkittavan itsemääräämisoikeuden käyttämistä.

Tietosuoja-asetus edellyttää antamaan tutkittavalle henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

Informaation ymmärrettävyyttä ja henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyyttä tarkastellaan nimenomaan tutkittavan näkökulmasta. Tutkittavan informoinnissa tulisi siten välttää turhan monimutkaisia termejä, tutkittavalle tuntematonta jargonia ja tulkinnanvaraisia muotoiluja.

Keskeistä informaatiota ovat tutkimusryhmän yhteystiedot, tieto rekisterinpitäjästä sekä selvitys siitä, mitä tarkoitusta tai tarkoituksia varten tutkittavien tietoja käsitellään. Näistä voi kertoa esimerkiksi osana kirjallista informointia suostumusta pyydettäessä. Informaation löytämistä voidaan helpottaa käyttämällä muun muassa selkeää asettelua, korostuslaatikoita ja typografisia valintoja.

Tutkimuksesta informoitaessa voidaan käyttää myös teknisiä ja audiovisuaalisia ratkaisuja. Täydentävää tietoa tutkimuksesta voidaan antaa tarjoamalla mahdollisuus tutustua tutkimusta esittelevään verkkosivustoon tai muuhun tutkimusta laajemmin esittelevään materiaaliin. Lisäksi esimerkiksi tutkimusta koskeva lyhyt videoesitys voi olla toimiva ratkaisu nuoriin kohdistuvan tutkimuksen yleisesittelynä.

3. Tutkittavan suostumus

3.1 Pätevän suostumuksen edellytykset

Tutkittavan antaman suostumuksen pätevyys riippuu ensinnäkin siitä, onko tutkittavalle annettu riittävästi tietoa tutkimuksesta tavalla, jonka tutkittava on ymmärtänyt. Tutkittavalle annettavan tiedon sisällön ja esittämistavan selkeyden on täytettävä eettiset ja lailliset vähimmäisvaatimukset. Toiseksi suostumuksen pätevyys riippuu siitä, onko tutkittava tiedot saatuaan ilmaissut riittävän selkeästi tahtonsa sekä tutkimukseen osallistumisesta että häntä koskevien tietojen käsittelystä. Olennaista on, että tutkittavan riittävään tietoon ja vapaaehtoisuuteen perustuvasta tahdonilmaisusta ei jää epäselvyyttä.

Tietosuoja-asetus edellyttää, että tutkittava antaa suostumuksensa joko suostumusta ilmaisevalla lausumalla tai toteuttamalla selkeästi suostumusta ilmaisevan toimen. Tällä korostetaan sitä, että suostumuksen on perustuttava tutkittavan aktiiviseen tahdonilmaisuun. Suostumus voi olla kuitenkin vapaamuotoinen, ja suostumusta ilmaiseva lausuma voi siten olla joko suullinen tai kirjallinen. Suostumusta ilmaiseva lausuma on esimerkiksi se, että tutkittava allekirjoittaa suostumuslomakkeen. Suostumusta selkeästi ilmaisevana toimena voidaan pitää esimerkiksi sitä, että tutkittava saatuaan riittävästi tietoa tutkimuksesta saapuu haastattelupaikalle ja vastaa tutkijan esittämiin kysymyksiin.

Päteviä suostumuksen edellytyksiä eivät sen sijaan lähtökohtaisesti täytä vaikeneminen, valmiiksi rastitettu ruutu verkkolomakkeessa (ns. opt out -menettely) tai toimenpiteen tekemättä jättäminen. Epäselvyyttä suostumuksen pätevyydestä olisi esimerkiksi tilanteessa, jossa henkilöille kerrottaisiin, että mikäli he eivät poistu huoneesta tai muusta tilasta, heitä videoitaisiin tai heidän puhettaan nauhoitettaisiin tieteellistä tutkimusta varten. Etenkin mikäli henkilöillä voisi olla muu perusteltu syy oleskella huoneessa tai tilassa, olisi suostumusta pidettävä lähtökohtaisesti pätemättömänä.

Erityisiin tietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia tietoja käsiteltäessä suostumuksen tulee olla nimenomainen. Erityisiin tietoryhmiin kuuluvat muun muassa terveyttä, poliittisia mielipiteitä ja rotua tai etnistä alkuperää koskevat tiedot. Nimenomainen suostumus edellyttää tutkittavan antaman suostumuksen korostettua täsmällisyyttä. Tutkittava voi esimerkiksi rastittaa suostumuslomakkeesta kohdan, jossa kysytään suostumusta selkeästi kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn tutkimuksessa.

Kerättäessä erityisiin tietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia tietoja on hyvä pyytää tutkittavalta kirjallinen suostumus. Kirjallista suostumusta voidaan käyttää myös yhdistettäessä tutkittavan suostumuksella saatuihin tietoihin asiakirja- ja rekisteriaineistoja.

Vaikka suostumus henkilötietojen käsittelyyn voidaan antaa muuten vapaamuotoisesti, edellytetään kirjallisessa muodossa pyydettävältä suostumukselta riittävää erottuvuutta. Mikäli suostumus tutkittavan henkilötietojen käsittelyyn pyydetään kirjallisessa muodossa tilanteessa, jossa kirjallinen materiaali koskee myös muita asioita, tulee henkilötietojen käsittelyä koskeva pyyntö antaa selkeästi erillään muusta materiaalista. Näin on esimerkiksi silloin, kun tutkittava osallistuu tutkimuksen yhteydessä työpajaan tai koulutukseen. Suostumus henkilötietojen käsittelyyn tieteellisessä tutkimuksessa tulisi olla tässä tapauksessa selkeästi erillään työpaja- tai koulutustoimintaa koskevista sopimusehdoista, esimerkiksi erillisellä lomakkeella.

Suostumuksen pätevyys edellyttää lisäksi, että tutkittavalla on mahdollisuus peruuttaa suostumuksensa milloin vain. Suostumuksen peruuttamisen on oltava yhtä helppoa kuin sen antamisen. Suostumuksen peruuttamisen mahdollistamiseksi on oleellista, että tutkittavilla on aina käytössään tutkimuksesta vastaavan tahon, sekä rekisterinpitäjän, ajantasaiset yhteystiedot. Suostumuksen peruttaminen ei välttämättä edellytä vastaavaa menettelyä kuin suostumuksen antaminen. Olennaista on peruuttamisen helppous.

Jos tutkittava peruuttaa suostumuksensa tutkimukseen, tätä ennen tehdyt analyysit ja muut henkilötietojen käsittelytoimet ovat alkuperäiseen suostumukseen perustuen laillisia. Suostumuksensa peruuttaneen tutkittavan henkilötiedot on peruuttamisen jälkeen kuitenkin poistettava tutkimusaineistosta, mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole suostumuksen lisäksi muuta oikeusperustetta. Mikäli aineisto on anonymisoitu, eikä tutkittavan tietoja voi aineistosta enää erottaa, aineistoa voi edelleen analysoida.

On hyvä muistaa, että suostumuksen peruuttaminen on eri asia kuin tutkimukseen osallistumisen keskeyttäminen. Joskus tutkittava voi haluta keskeyttää osallistumisensa esimerkiksi useita vaiheita sisältävään tutkimukseen, mutta ei kuitenkaan peruuttaa suostumustaan koskien tutkimuksen aiempia vaiheita. Epäselvyyden välttämiseksi tulee tutkittavan kanssa keskustellen selvittää, haluaako hän peruuttaa suostumuksensa vai keskeyttää tutkimukseen osallistumisen.

Kun tutkimuksessa käsitellään henkilötietoja, rekisteripitäjän tulee pystyä osoittamaan, että annettu suostumus täyttää tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Kyse on rekisterinpitäjän ns. osoitusvelvollisuudesta koskien muun muassa henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta ja läpinäkyvyyttä. Osoitusvelvollisuuden täyttämiseksi on dokumentoitava selkeästi tieto siitä, kuka on antanut suostumuksen. Lisäksi voi olla tarpeen kirjata suostumuksen antamishetki esimerkiksi lisäämällä päiväys suostumuslomakkeeseen tai käyttämällä sähköistä aikaleimaa. Koska suostumus perustuu annettuun informaation, tulee tutkittavalle annettu kirjallinen informaatio säilyttää ja suullinen informaatio dokumentoida aineiston liitteeksi.

3.2 Suostumuksen sisältö

Tutkittavan antaman suostumuksen sisältö muodostuu hänelle annetusta informaatiosta ja hänen siihen antamastaan vastauksesta. Suostumuksen sisältö puolestaan määrittää tutkittavaa koskevien tietojen käytön eettiset ja lailliset rajat. Tutkittavien henkilötietoja käsiteltäessä on muistettava, että edes tutkittavan suostumuksella ei ole sallittua kerätä ja käsitellä henkilötietoja, jotka eivät ole tutkimuksen kannalta välttämättömiä.

Suostumuksen tulisi kattaa kaikki henkilötietojen käsittelytoimet. Jos tutkimuksen yhteydessä kerättäville henkilötiedoille on myös muu käyttötarkoitus, tulee suostumus pyytää myös tätä varten.

Mikäli tutkittavalta pyydetään suostumusta esimerkiksi verkko- tai paperilomakkeella, jossa hänelle annetaan erilaisia vaihtoehtoja koskien tutkimusaineiston keräämistä ja säilyttämistä, tutkittavan suostumus muodostuu sen sisältöiseksi, kuin hän on lomakkeessa tehnyt valintansa. Mikäli suostumus pyydetään suullisesti ja tutkittavalle annetaan useita vaihtoehtoja, tulee tutkittavan tekemä valinta kirjata asianmukaisesti muistiinpanoihin. Jos esimerkiksi osa tutkittavista ei anna suostumusta itseään koskevien tietojen arkistointiin jatkokäyttöä varten, tutkijan tulee dokumentoida tarkasti, mitkä tutkimusaineiston tiedostot säilytetään jatkokäyttöä varten ja mitkä tuhotaan tutkimuksen päättymisen jälkeen.

Joskus tutkittava voi suostua tutkimukseen esittämällä samalla itsenäisesti suostumuksen sisältöä rajoittavan varauman. Kyse on siitä, että tutkijat ovat suorittaneet informoinnin ja suostumusten pyytämisen yhdenmukaisella menettelyllä, mutta yksittäinen tutkittava esittää joko ennen tutkimuksen alkamista, sen aikana tai tutkimuksen päätyttyä tahdonilmaisun, joka rajoittaa tutkittavaa koskevien tietojen käyttämistä. Rajoituksen vaikutukset voivat liittyä eettisiin tai laillisiin perusteisiin, ja sen merkitystä tulisi arvioida tapauksen erityispiirteiden mukaisesti.

Kun tutkittavat ilmaisevat, etteivät he halua tiettyjä kertomiaan asioita tutkimusteksteihin kirjoitettavaksi, kohdat tulee poistaa arkistoitavasta aineistosta. Lisäksi tutkijoiden on syytä poistaa arkistoitavasta aineistosta raportoinnit keskusteluista, joita on tutkittavien kanssa käyty tallennevälineen sulkemisen jälkeen. Jos tutkittava haluaa syystä tai toisesta puhua henkilökohtaisista asioistaan tutkijalle välittömästi varsinaisen tutkimustilanteen päätyttyä, tilanteessa puhutut asiat eivät kuulu jatkotutkimuksiin arkistoitavaan aineistoon. Tutkijan päätettävissä on kuitenkin se, hyödyntääkö hän niitä omassa tutkimuksessaan.

Kirjoitusaineistoista tulee tarkistaa, onko kirjoittaja esittänyt tekstissään omia käyttörajoituksia. Kirjoittaja voi toisinaan antaa tekstinsä alussa luvan arkistoinnille jatkokäyttöä varten, mutta kertookin esimerkiksi tekstin lopussa, ettei toivo kirjoitustaan käytettävän muussa kuin alkuperäisessä tutkimuksessa. Tällaista kirjoitusta ei voi arkistoida Tietoarkistoon. Myöskään kirjoituksia, joiden jatkokäyttöön tekijä haluaa antaa aina henkilökohtaisesti luvan, ei voida arkistoida Tietoarkistoon.

Tutkittavien henkilötietojen käsittelyyn pyydettävän suostumuksen tulee olla riittävän yksilöity. Tapa, jolla tutkittavilta pyydettävän suostumuksen sisältö yksilöidään, vaikuttaa siihen, miten tutkittavaa koskevia henkilötietoja voidaan käsitellä.

Tieteellisen jatkotutkimuksen kannalta tietosuoja-asetus antaa mahdollisuuden pyytää suostumuksen laajemmin tietyille tieteellisen tutkimuksen aloille silloin, kun noudatetaan tieteellisen tutkimuksen tunnustettuja eettisiä standardeja. Tutkittavilla tulisi olla myös mahdollisuus antaa suostumus ainoastaan tietyille tutkimusaloille tai tutkimushankkeiden osille siltä osin kuin tutkimus sen mahdollistaa. Tämä on muutos tietosuoja-asetusta edeltävien henkilötietodirektiivin ja henkilötietolain tulkintaan, jonka mukaan suostumus henkilötietojen käsittelyyn tunnisteellisessa muodossa voidaan pyytää vain ennalta määriteltyyn, yksilöityyn tutkimukseen. Aineistonhallinnan käsikirjaa päivitetään tältä osin, kun laajemman suostumuksen pyytämistä koskevasta tulkinnasta saadaan tarvittavaa lausuntokäytäntöä.

4. Poikkeukset ja havainnointi

Tutkittavaa on lähtökohtaisesti aina informoitava tutkimuksesta, jossa kerätään henkilötietoja. Harvoissa erityistapauksissa tutkittavien informoinnista voidaan poiketa, jos tutkimusasetelma sitä edellyttää. Jos tutkittavista kerätään tutkimuksessa henkilötietoja, ja heille ei anneta tutkimusasetelman vuoksi ennen aineistonkeruuta lainkaan informaatiota tutkimuksesta, tai heille ei anneta täyttä tai oikeaa informaatiota, tutkimukselle tulee tehdä eettinen ennakkoarviointi ennen sen aloitusta. Informoinnista poikkeamisen tulee olla hyvin perusteltu, tutkimus ei saa aiheuttaa haittoja tutkittaville ja tutkittavien tietosuojasta tulee huolehtia. Harhaanjohtava tai puuttellinen tieto ei voi kuitenkaan koskea sitä, kuka on kerättävän aineiston rekisterinpitäjä, tai kerättävien henkilötietojen liittymistä tieteelliseen tutkimukseen.

» Tutkimuseettinen neuvottelukunta: Eettinen ennakkoarviointi ihmistieteissä

Lainsäädännöllistä velvoitetta pyytää suostumusta ja informoida tutkittavia ei ole, kun havainnoidaan julkisia tilaisuuksia tai tiloja keräämättä henkilötietoja osallisista. Kun aineisto koostuu havaintomuistiinpanoista sosiaalisissa tilanteissa, joiden osalliset vaihtuvat (esimerkiksi koulun piha tms.), yksittäisten suostumusten sijaan on suositeltavampaa kirjata analysoitavat muistiinpanot tunnisteettomaksi. Lukuisten suostumusten pyytäminen on epäkäytännöllistä – toisinaan mahdotonta – ja allekirjoitettavat suostumukset muodostaisivat tarpeettoman henkilörekisterin.

Tutkijan tulee itse ratkaista, milloin hän informoi osallisille roolistaan tutkijana, vaikka havaintomuistiinpanoihin ei kirjattaisikaan mitään henkilötietoja. Ratkaisut ovat tutkimus- ja tapauskohtaisia, ja ne tulee perustella myös eettisesti.

Havainnointiin on kuitenkin pyydettävä tutkittavien suostumus aina, kun kerätään havainnoitavista henkilötietoja (esimerkiksi nimet ja muita taustatietoja), tai kun tilanteet tallennetaan äänitiedostoksi tai audiovisuaaliseksi tallenteeksi. Osallisten suostumuksen voi pyytää suullisesti, mutta tiedot tutkimuksesta on hyvä antaa kirjallisena. Jos tietoja tutkimuksesta ei anneta kirjallisena, tutkijan tulee dokumentoida tarkoin se, mitä hän tallenteiden käsittelystä ja käytöstä kertoo tutkittaville. Varminta on sisällyttää tutkijan antama suullinen informaatio itse tallenteelle.

Havainnointiin liittyen on hyvä huomata myös se, että mikäli tutkittavia ei lainkaan informoida havainnoinnista, tai jos suostumusta ei lainkaan pyydetä, voi havainnointi joissain tilanteissa olla oikeudettomana rangaistavaa joko salakatseluna tai salakuunteluna. Sekä salakatselu että salakuuntelu edellyttävät teknisen laitteen käyttämistä. Rangaistavuus ei edellytä tallentamista, vaan pelkkä kuunteleminen tai katseleminen riittää. Salakuuntelu voi tapahtua joko kotirauhan suojaamassa paikassa tai muuallakin, mikäli puhetta ei ole tarkoitettu tutkijan eikä muunkaan ulkopuolisen tietoon. Lisäksi jälkimmäisessä tilanteessa olosuhteiden tulisi olla sellaisia, että puhujan olisi syytä olettaa, että ulkopuoleinen ei kuule puhetta. Salakatselu voi kohdistua kotirauhan suojaaman alueen lisäksi julkisrauhan suojaamiin tiloihin. Julkisrauhan suojaamien tilojen, kuten esim. virastojen, kohdalla lisäedellytyksenä on, että salakatselu loukkaa henkilön yksityisyyttä.

OSA III: Informoinnin osa-alueet

  1. Yhteystiedot
  2. Tutkimuksen aihe ja tavoite
  3. Aineistonkeruun toteuttaminen
  4. Osallistumisen vapaaehtoisuus
  5. Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus
  6. Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin
  7. Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa
  8. Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen

1. Yhteystiedot

Tutkittaville on tärkeää kertoa aina tutkimuksen tekijän yhteystiedot. Jos tutkimusta on toteuttamassa enemmän kuin yksi organisaatio, on hyvä kertoa lisäksi, missä ominaisuudessa osapuolet osallistuvat tutkimukseen ja kuka on tutkimuksen vastuullinen johtaja. Lisäksi tutkittavalle on ilmoitettava tiedot yhteyshenkilöstä, jolta saa tarvittaessa lisätietoja tutkimuksesta.

Näiden lisäksi tieto tutkimuksen rahoittajista voi olla merkityksellinen etenkin, jos tutkimus suoritetaan ulkopuolisella rahoituksella. Tieto tutkimuksen rahoittajista lisää tutkimuksen avoimuutta ja antaa tutkittavalle mahdollisuuden arvioida sitä, haluaako hän osallistua tutkimukseen.

Käsiteltäessä henkilötietoja tutkittavien tulee saada tieto rekisterinpitäjästä eli henkilöstä tai organisaatiosta, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Rekisterinpitäjän identiteetin lisäksi tulee saada ajantasaiset yhteystiedot. Rekisterinpitäjä voi olla esimerkiksi tutkimuksen johtaja. Rekisterinpidon vastuun voi myös jakaa tutkimusosapuolten kesken, jos tutkimusta toteuttaa useampi organisaatio. Toisinaan rekisterinpitäjä on tutkimusorganisaatio, esimerkiksi yliopisto. Ennen aineistonkeruuta tulee varmistaa oman organisaation käytännöt koskien rekisterinpitäjän määrittelyä tutkimuksessa.

Kun opiskelija kerää tutkielmaa varten henkilötietoja sisältävän aineiston, hän toimii rekisterinpitäjänä. Jos opiskelija tekee tutkielmansa korkeakoulunsa tutkimushankkeessa, tutkielman aineiston rekisterinpitäjä on tavallisesti sama kuin tutkimushankkeella.

Jos tutkijat eivät toimi rekisterinpitäjänä tutkimusaineistoon nähden, on tämän hyvä olla selkeästi ilmaistu. Tutkimusorganisaation tietosuojavastaavan yhteystietojen ilmoittaminen tutkittaville voi olla tarpeellista esimerkiksi tilanteissa, joissa tietosuojan vaikutusarvion perusteella tutkittaville voi aiheutua merkittäviä riskejä, joita ei voida täysin poistaa.

2. Tutkimuksen aihe ja tavoite

Tutkimuksen tarkoitus ja yleisen tason tavoitteet kannattaa esittää ymmärrettävästi. Tutkimuksen aiheesta kerrottaessa on hyvä välttää tarpeettoman monimutkaista kielenkäyttöä ja erityisterminologiaa. Tutkimuksen aiheesta informoimisen tarkoitus on antaa tutkittaville taustatietoa sen arvioimiseksi, haluavatko he osallistua tutkimukseen. On hyvä varautua lisäksi selostamaan tutkimuksen tieteellisiä tai opillisia näkökantoja tutkittaville, mikäli he niitä kysyvät.

Tutkittavien motivoimiseksi on hyvä kertoa, millaista uutta tietoa tutkimuksella tavoitellaan ja miten saavutettavia tutkimustuloksia voidaan kenties tulevaisuudessa hyödyntää. Tarkkaa tutkimusasetelmaa ja hypoteeseja ei tarvitse kertoa, mutta tutkimuksen pääaiheiden kertominen auttaa tutkittavia tekemään päätöksen tutkimukseen osallistumisesta. Mikäli on epäselvää, mikä on tutkimuksen lopullinen sisältö, informoinnin voi toteuttaa senhetkisten tietojen ja suunnitelmien mukaisesti.

Mikäli tutkittavilta kerättäviä henkilötietoja aiotaan käyttää tieteellisen tutkimuksen lisäksi myös toiseen, esimerkiksi taiteelliseen tarkoitukseen, on osana informointia selvennettävä, että käsittelytarkoituksia on useita.

3. Aineistonkeruun toteuttaminen

Tutkittavalle tulee kertoa, millä tavalla aineisto kerätään ja millaista vuorovaikutusta häneltä odotetaan. Tähän sisältyy tieto siitä, toteutetaanko tutkimus esimerkiksi verkkokyselynä, haastatteluna, ryhmäkeskusteluna tai keräämällä tutkittavilta kirjallisia tuotoksia. Tutkittavaa on asianmukaista informoida siitä, jos haastattelukysymykset lähetetään hänelle etukäteen. Mikäli tutkittavalle annetaan mahdollisuus saada tietoja myöhemmin tutkimuksen tuloksista, on tästä hyvä kertoa informoinnin yhteydessä. Mikäli tutkittavilta kerätään tekijänoikeudella suojattuja teoksia osana aineistonkeruuta, esimerkiksi tutkittavien omia valokuvia tai muita tallenteita, on osana informointia huomioitava tekijänoikeuksien siirtymisestä sopiminen.

Tutkittavalle on selostettava, onko kyseessä kertatutkimus vai seurantatutkimus. Tutkittavien olisi saatava tarpeeksi tietoa siitä, kuinka paljon aikaa ja vaivannäköä tutkimukseen osallistumisesta heille aiheutuu. Tutkittavaa tulisi informoida lisäksi koko tutkimusprojektin suunnitellusta kestosta.

Näiden lisäksi tutkittavaa on informoitava aineiston keräämisessä käytettävistä tekniikoista. Mikäli tutkimusaineiston keräämisessä käytetään äänen tai videon tallentamista, tulee tutkittavaa informoida tästä etukäteen. Tutkittaville on annettava myös tieto siitä, mistä heitä koskevat yhteystiedot on saatu. Tutkittavien yhteystietojen lähde on kerrottava heti, kun tutkittavaan ollaan ensimmäistä kertaa yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laillista käsittelyperustetta. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti tutkittavia tulee informoida siitä, millä käsittelyperusteella heidän henkilötietojaan käsitellään. Kerättäessä tietoja tutkittavan suostumuksella, on suostumus useimmiten samalla henkilötietojen laillinen käsittelyperuste. Tällöin käsittelyperusteesta voidaan todeta informoinnissa yksinkertaisesti esimerkiksi näin: "Henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa antamasi suostumuksen perusteella".

Suostumuksen lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttamiseksi, yleistä etua koskevan tehtävän toteuttamiseksi ja lakiperusteisen tehtävän hoitamiseksi. Esimerkiksi valtion tutkimuslaitoksella voi olla lakiin perustuva tutkimustehtävä, jonka toteuttamiseen kerätään aineistoa myös tutkittavien suostumukseen perustuen. Useiden käsittelyperusteiden olemassaolo voi esimerkiksi rajata tutkittavan suostumuksen peruuttamisen vaikutuksia henkilötietojen käsittelylle. Siksi joissain tilanteissa henkilötietojen käsittelyn läpinäkyvyys edellyttää yksityiskohtaisempaa tietoa käsittelyperusteista. Jos sinulla on epäselvyyttä tutkimuksesi käsittelyperusteesta, kannattaa asiaan liittyen olla yhteydessä oman organisaation tietosuojavastaavaan.

4. Osallistumisen vapaaehtoisuus

Tutkittavan antama tiedollinen suostumus edellyttää, että tutkittava voi antaa suostumuksensa vapaaehtoisesti. Suostumuksen vapaaehtoisuus on tärkeä tutkimuseettinen ja lainsäädännöllinen vaatimus. Vapaaehtoisuus edellyttää, että tutkittava voi tehdä päätöksen tutkimukseen osallistumisesta riittävän tiedon perusteella sekä ilman painostusta ja pelkoa kieltäytymisestä aiheutuvista kielteisistä seuraamuksista. Tutkittavalle tulee myös kertoa, että hän voi halutessaan keskeyttää tutkimukseen osallistumisen milloin vain. Käytettäessä suostumusta henkilötietojen käsittelyperusteena tutkittavalle on kerrottava, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kun tutkittavia rekrytoidaan jostain virastosta, esimerkiksi sosiaalitoimen tai työvoimahallinnon asiakkaista, heille on hyvä kertoa, ettei päätös kieltäytyä osallistumasta tutkimukseen vaikuta millään tavalla heidän saamiinsa palveluihin tai heitä koskeviin päätöksiin. Samalla tavalla tutkittaessa ihmisiä laitosoloissa (sairaalat, vankilat, koulukodit, vanhainkodit jne.) tulee varmistaa osallistumisen vapaaehtoisuus ja ilmaista selkeästi, ettei päätös olla osallistumatta tutkimukseen vaikuta millään kielteisellä tavalla tutkittavaksi pyydetyn kohteluun.

5. Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuus

Tutkimusprosessin aikaiseen tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuuteen kuuluu pääsääntöisesti kolme kokonaisuutta: tutkimusaineiston käyttötarkoituksen määrittely, tunnisteellisuuden tason määrittäminen sekä tietoturvaan liittyvät näkökohdat.

Osana informointia tutkittaville on kerrottava, mihin tarkoituksiin heitä koskevia tietoja käytetään. Tietosuoja-asetus edellyttää tunnisteellisten tutkimusaineistojen käyttötarkoituksen määrittelemistä riittävällä tarkkuudella. Henkilötietoja sisältävää tutkimusaineistoa saa käyttää vain ennalta yksilöityihin käyttötarkoituksiin.

Tunnisteellisuuden tason määrittelyyn liittyy päätös siitä, missä muodossa tutkimusaineistoa käsitellään ja mitä tietoja tutkittavasta säilytetään tutkimusaineiston yhteydessä. Suorien tunnistetietojen, kuten tutkittavan nimen, osoitteen, henkilötunnuksen, kuvan ja äänen säilyttäminen analyyseihin ja tietojen yhdistämiseen tutkimuksessa on mahdollista tutkittavan suostumuksella. Mikäli nämä tiedot eivät kuitenkaan ole tarpeellisia tutkimuksen suorittamista varten, tulisi ne hävittää mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja tästä tulisi kertoa myös tutkittavalle. Suorien tunnistetietojen säilyttämisen tarpeellisuutta tulisi arvioida tutkimuksen erityspiirteiden mukaisesti. Mikäli tutkimusaineistosta poistetaan jo analyysejä varten suorien tunnisteiden lisäksi epäsuoria tunnisteita, on tästä hyvä kertoa tutkittaville.

Tutkittaville voidaan kertoa tutkimusaineiston luottamuksellisuuden turvaamiseksi käytettävistä organisatorisista ja teknisistä toimenpiteistä. Mikäli tunnisteellista tutkimusaineistoa käsittelevät aineiston keränneen tutkijan lisäksi esimerkiksi tutkimusapulaiset tai muut tutkijat, on vältettävä antamasta kuvaa siitä, että aineistoa käsittelisi vain yksi henkilö. Tutkimusaineistoa tutkimushankkeen aikana käsitteleviä yksittäisiä henkilöitä ei kuitenkaan tarvitse nimetä. Mikäli tutkimusaineistoja käsitteleviltä henkilöiltä edellytetään allekirjoitettua vaitiolositoumusta, voidaan tästä kertoa tutkittaville.

Tutkittavalle voidaan kertoa myös yleisellä tasolla tutkimusaineiston luottamuksellisuuden varmistamiseksi tehtyjä teknisiä ratkaisuja. Näihin voivat sisältyä tiedot esimerkiksi siitä, missä tutkimusaineistoja säilytetään ja minkälaisin turvatoimenpitein pääsy tutkimusaineistoihin on estetty ulkopuolisilta henkilöiltä.

Osana informointia tulisi kertoa henkilötietoja sisältävien aineistojen luovuttamisesta. Tämän tiedon tulisi sisältää henkilötietojen mahdolliset vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät. Mikäli henkilötietoja halutaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuoliseen maahan, jota ei koske Euroopan komission päätös tietosuojan riittävästä tasosta, on tutkittavia informoitava siirrosta, komission päätöksen puuttumisesta, ja tämän mahdollisista vaikutuksista tutkittavalle. Lista voimassa olevista komission päätöksistä ja niiden yksityiskohtaisesta sisällöstä on saatavilla Euroopan komission verkkosivuilta

Informointiin on sisällytettävä riittävät tiedot muun muassa henkilötietojen siirron toteuttamisesta asianmukaisten suojatoimien soveltamisen perusteella tai käytettäessä BCR-menettelyä (Binding Corporate Rules). Yhdysvaltojen ja EU:n välistä Privacy Shield -järjestelmää ei sovelleta tällä hetkellä esimerkiksi yliopistojen välisiin siirtoihin. Kansainvälisiä järjestelyitä koskevien sääntöjen yksityiskohdista saat tarvittaessa tietoja organisaatiosi tietosuojavastaavalta.

6. Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen tutkittavan antamiin tietoihin

Mikäli tutkittavilta kerättäviä tietoja halutaan yhdistää viranomaisten asiakirja- tai rekisteriaineistoon, on tästä informoitava tutkittavaa tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla. Tutkittavalle on yksilöitävä, mitä häntä koskevia viranomaisen asiakirjatietoja ja/tai rekisteritietoja häneltä kerättäviin tietoihin yhdistetään.

Mikäli yhdistämisessä käytetään arkaluonteisia tietoja, edellytetään nimenomaista suostumusta ja yleensä kirjallista muotoa. Tämä voidaan toteuttaa lisäämällä suostumuslomakkeeseen kohta, jonka täyttämällä tutkittava hyväksyy tietojen yhdistämisen. Nimenomaisen suostumuksen vaatimusta ei sen sijaan yleensä täytä esimerkiksi kyselylomakkeen saatekirjeen maininta rekisteri- tai asiakirjatietojen yhdistämisestä kyselyn tietoihin. Nimenomaista suostumusta ei vastaa myöskään opt-out menettely, jossa tutkittavan tulee lisätä lomakkeeseen rasti, mikäli hän ei salli tietojensa yhdistämistä rekisteritietoihin (ns. passiivinen suostumus). Nimenomainen suostumus edellyttää aktiivista toimenpidettä, jolla tutkittava osoittaa riittävän tarkasti antavansa suostumuksen tietojen yhdistämiseen. Allekirjoituksen ohella suostumuksen voi antaa esimerkiksi napsauttamalla ’annan suostumuksen tietojen yhdistämiseen’ -painiketta tai rastittamalla lomakkeesta suostumuksen antamista osoittavan kohdan.

Kun rekisteritietoja yhdistetään muulla tavalla saatuihin tietoihin, tutkimuksessa on suunniteltava huolella tietoturvaratkaisut. On turvallisempaa, että tutkijat analysoivat vain yhdistettyä aineistoa, josta henkilötunnukset on poistettu.

7. Tutkittavien yksityisyys tutkimusjulkaisuissa

Tutkittavien antamien tietojen luottamuksellisuus koskee myös tutkimusjulkaisuja. Tutkittavien esiintyminen tunnistettavana ei tavallisesti ole välttämätöntä tutkimusjulkaisuissa. Tarpeellisuus tunnisteellisuuteen tutkimusjulkaisuissa arvioidaan kuitenkin aina tapauskohtaisesti. Tutkittavien omien nimien käyttäminen voi olla perusteltua esimerkiksi asiantuntijahaastatteluiden yhteydessä. Mikäli tutkittavien esiintyminen omalla nimellään katsotaan tarpeelliseksi, on asiasta sovittava tutkittavien kanssa osana informointia.

Tutkittavat osallistuvat usein tutkimukseen sillä edellytyksellä, että heitä ei voida tunnistaa tutkimusjulkaisuista. Täyttä tunnistamattomuutta voi olla kuitenkin joskus vaikea taata laadullisissa tutkimuksissa. Tästä syystä voi olla asiallista luvata tutkittaville vain, että heitä ei mainita tutkimusjulkaisuissa omilla nimillään tai että mahdolliset suorat lainaukset tehdään tavalla, josta tutkittavaa ei voida välittömästi tunnistaa. Mikäli aineistossa on mainittu ulkopuolisia henkilöitä, tutkittavaa voidaan informoida, että ulkopuolisten henkilöiden nimet muutetaan peitenimiksi.

Kirjoituspyyntöjen yhteydessä tutkimusjulkaisuissa voi olla tarpeen julkaista otteita osallistujien kirjoituksista. Tutkittavien laatimat kirjalliset tuotokset voivat olla tekijänoikeudella suojattuja. Tekijänoikeuslaki mahdollistaa lainausten ottamisen julkaisuista kirjallisista tuotoksista hyvän tavan mukaisesti tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa. Mikäli tutkittavan luomasta teoksesta halutaan ottaa laajoja lainauksia tai sisällyttää koko teos osaan tutkimusjulkaisua, on asiasta sovittava tutkittavan kanssa.

8. Tutkimusaineiston jatkokäytöstä ja arkistoinnista informoiminen

Tätä alakappaletta on päivitetty osittain. Sisältöä päivitetään laajemmin uudelleen, kun uuden kansallisen tietosuojalain arkistointia ja tieteellistä tutkimusta koskevien säännösten sisällöt varmistuvat. Arkistointia koskevat tiedot voidaan antaa tutkittavalle näiden ohjeiden mukaisesti.

Kun Tietoarkistoon arkistoitava aineisto anonymisoidaan, tutkittaville voi kertoa arkistoinnista esimerkiksi seuraavasti:

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineisto arkistoidaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon myöhempää tutkimuskäyttöä varten. Arkistoitava aineisto anonymisoidaan.

TAI VAIHTOEHTOISESTI:

Tutkimuksen päätyttyä tutkimusaineisto arkistoidaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon myöhempää tutkimus-, opetus- ja opiskelukäyttöä varten. Arkistoitava aineisto anonymisoidaan.

Kun tutkimusaineisto halutaan arkistoida tunnisteellisena muun tiedeyhteisön jatkokäyttöä varten, tulee tutkittavilta saada nimenomainen suostumus arkistointiin ja jatkokäyttöön. Tutkittavalle tulee kertoa:

  • mitä tunnistetietoja arkistoitavasta aineistosta poistetaan ja mitkä sisällöt jätetään arkistoaineistoon
  • missä muodossa tutkimusaineisto luovutetaan säilytettäväksi (esimerkiksi pelkkä haastattelun litterointi vai lisäksi myös ääninauha)
  • mitä tieteellisen tutkimuksen aloja suostumus arkistointiin jatkokäyttöä varten koskee
  • tutkimusaineiston arkistointipaikka
  • tutkimusaineiston jatkokäytön hallinnointi (käyttöluvat ja käyttöehdot)

Tutkittavien nimitietoja ei tavallisesti sisällytetä arkistoitavaan aineistoon. Mutta mikäli aineistojen voidaan katsoa kuuluvan journalistisia tarkoituksia tai akateemisen, taiteellisen tai kirjallisen ilmauksen tarkoituksia koskevien poikkeussäännösten soveltamisalaan, niihin voidaan jättää tutkittavien nimet arkistointivaiheessa. Kirjallisina tuotoksina kerätyt aineistot ja muut teokset voidaan arkistoida nimitietoineen, mikäli se on tekijän nimenomainen toive. Myös asiantuntijahaastattelut nimitietoineen voidaan arkistoida, mikäli siihen on saatu haastateltujen kirjallinen suostumus. Tietoarkisto kuitenkin poistaa aineistosta kaikki tarpeettomat tunnistetiedot, esimerkiksi tutkittavien yhteystiedot (niin sanottu tietojen minimointi).

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on laatinut tutkijoiden käytettäväksi ja tutkittaville jaettavaksi osana informointia esitteen, jossa kuvataan Tietoarkiston toimintaa ja käytäntöjä tutkimusaineistoja käsiteltäessä. Esite on tarkoitettu tutkijoiden avuksi täydentämään jatkokäyttöä koskevaa informointia, kun aineisto arkistoidaan Tietoarkistoon. Esite ei sellaisenaan korvaa tutkijan suorittamaa informointia jatkokäytöstä, vaan tutkijoiden tulee esitteen käyttämisestä huolimatta kertoa aiemmin kerrotun mukaisesti siitä, millä tavalla tutkimusaineistoa käsitellään alkuperäisen tutkimuksen päätyttyä. Mikäli tutkimuksesta informointi tehdään internetin välityksellä, voidaan esite antaa tutkittaville linkkinä.

» Esite tutkittaville: Tietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle (pdf)

Mikäli suunnittelet kerääväsi aineiston, jota todennäköisesti ei pysty anonymisoimaan ja haluaisit arkistoida sen Tietoarkistoon, ota yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun ennen aineistonkeruun aloitusta (sähköposti: asiakaspalvelu.fsd at uta.fi, puhelin: +358 40 190 1442).

Osa IV: Esimerkkejä informoinneista

Voit käyttää tutkittavien informoinnin suunnittelemisen apuna edellä olevan informoinnin osa-alueita koskevan tarkastuslistan lisäksi seuraavia esimerkkejä. Muista kuitenkin, että informointi on aina suunniteltava vastaamaan tutkimuksen yksilöllisiä piirteitä.

Vältä käyttämästä esimerkkejä suoraan lukematta huolella aiempana esiteltyjä informoinnin osa-alueita koskevia ohjeita.

Jos keräät aineiston tutkittavan suostumuksella ja haluat arkistoida sen Tietoarkistoon tunnisteellisena, ota yhteyttä ennen aineistonkeruuta Tietoarkiston asiakaspalveluun (asiakaspalvelu.fsd at uta.fi).

Alla esitetyt mallit ovat liian suppeita, jos aineistoon sisältyy erityisiin tietoryhmiin kuuluvia arkaluonteisia tietoja ja/tai aineistoja siirretään ja luovutetaan tutkimuskumppaneille (erityisesti EU/ETA-alueen ulkopuoliseen maahan). Mallit eivät myöskään sellaisenaan sovellu tilanteisiin, joissa henkilötietojen laillisena käsittelyperusteena ei ole yksinomaan tutkittavan suostumus.

  1. Lomakekysely
  2. Kvalitatiivinen haastattelu
  3. Kirjoituspyyntö
  4. Haastattelutietojen tai lomakevastausten yhdistäminen rekisteritietoihin
  5. Havainnointi

1. Lomakekysely

Saatekirjeen tai sen liitteenä annettavaan tutkimusesitteeseen kirjataan sekä tutkimuksen tekijän että rekisterinpitäjän yhteystiedot ja annetaan tietoa tutkimuksesta ja sen tavoitteista. Lisäksi tulee kertoa, mistä vastaajien yhteystiedot on saatu.

Osallistumisen vapaaehtoisuudesta, tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuudesta, tutkittavien yksityisyydestä tutkimusjulkaisuissa ja aineiston jatkokäytöstä informoidaan esimerkiksi seuraavasti.

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Tutkimuksen kattavuuden ja luotettavuuden kannalta on kuitenkin tärkeää, että asioihin eri tavoin suhtautuvat vastaavat kyselyyn.

Vastaajien nimet ja yhteystiedot säilytetään tietoturvallisesti ja hävitetään, kun aineisto on kerätty ja järjestetty analysoitavaan muotoon. Antamanne vastaukset käsitellään nimettöminä ja luottamuksellisesti.

Aineistoa analysoidaan tilastollisin menetelmin, eivätkä yksittäisen henkilön vastaukset ilmene tuloksista. Julkaistavat tutkimustulokset ovat tilastomuotoisia taulukoita ja kuvioita.

Annetuista vastauksista muodostettava sähköinen tutkimusaineisto arkistoidaan pysyvästi Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon myöhempään tutkimus-, opiskelu- ja opetuskäyttöön. Arkistointia varten aineistoa muokataan niin, ettei yksittäisen vastaajan tunnistaminen ole mahdollista (anonymisointi).

Mikäli tutkimusaineisto halutaan arkistoida Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, voidaan tutkittaville antaa osana informointia esite tietoarkistosta. Jos informointi toteutetaan verkon kautta, esite voidaan antaa tutkittaville linkkinä.

» Esite tutkittaville: Tietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle (pdf)

2. Kvalitatiivinen haastattelu

Informoinnin alkuun lisätään sekä tutkimuksen toteuttajan että rekisterinpitäjän yhteystiedot sekä tietoa tutkimusprojektista. Osallistumisen vapaaehtoisuudesta, aineistonkeruun toteuttamisesta, aineiston käsittelyn luottamuksellisuudesta, haastatteluotteiden sisällyttämisestä tutkimusjulkaisuihin ja aineiston arkistoinnista voidaan kertoa esimerkiksi seuraavalla tavalla.

Haastatteluun osallistuminen on vapaaehtoista. Haastateltavalla on oikeus milloin vain keskeyttää osallistuminen tutkimukseen tai kieltäytyä vastaamasta hänelle esitettyyn kysymykseen.

Haastattelu kestää 30 minuuttia. Haastattelu nauhoitetaan ääninauhalle, jonka jälkeen haastattelu kirjoitetaan tekstitiedostoksi.

Haastattelun luottamuksellisuus turvataan niin, että siitä tehtyä äänitallennetta käsittelevät tutkimusapulaiset ja tutkijat allekirjoittavat vaitiolositoumuksen ja äänitallenteet suojataan käyttäjätunnuksilla. Henkilötietoja sisältävää aineistoa ei luovuteta tutkimuksen ulkopuolisille tutkimuksen missään vaiheessa.

Haastattelu kirjataan tekstitiedostoksi. Haastateltavan ja haastattelussa esille tulevien muiden henkilöiden nimet poistetaan tai muutetaan peitenimiksi. Tarvittaessa muutetaan tai poistetaan myös paikkatietoja ja muita erisnimiä (työpaikkojen tms. nimet), jotta aineistoon sisältyvien henkilöiden tunnistaminen ei ole enää mahdollista.

Ääninauha tuhotaan sen jälkeen, kun haastattelu on kirjoitettu tekstitiedostoksi.

Haastattelussa esille tulleet asiat raportoidaan tutkimusjulkaisuissa tavalla, jossa tutkittavia tai muita haastattelussa mainittuja yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa.

Tutkimusjulkaisuihin voidaan sisällyttää suoria otteita haastatteluista. Niiden yhteydessä mainitaan haastateltavan sukupuoli, ikä ja ammatti.

Tutkimuksen päätyttyä ääninauhoista tehdyt tekstitiedostot luovutetaan pysyvästi säilytettäväksi Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon myöhempään tutkimuskäyttöön TAI tutkimus-, opetus- ja opiskelukäyttöön. Tarvittaessa tekstitiedostoista poistetaan ja muokataan lisää tunnisteita arkistoinnin yhteydessä (anonymisointi).

Mallissa on informoitu tavasta, jolla tutkittaviin viitataan julkaisujen haastatteluotteissa (mainitaan sukupuoli, ikä ja ammatti). Toisinaan julkaistavan haastatteluotteen taustatiedoiksi voivat riittää sukupuoli ja ikä tai ikäryhmä. Ammatin tai vähemmän tunnisteellisen ammattiryhmän tilalla tai lisäksi voi käyttää myös jotain muuta tietoa. Haastatteluotteiden yhteyteen kirjattavat tutkittavan taustatiedot määritetään tutkimuksen sisällön ja tarpeiden mukaan.

Jos tutkimus ei kohdistu arkaluontoisiin tietoihin, voidaan informointi toteuttaa myös suullisesti. Mikäli aineisto on tarkoitus arkistoida Tietoarkistoon, suullisesti annetun informaation keskeinen sisältö on dokumentoitava myös kirjallisesti. Suullinen informointi ja haastateltavan antama suostumus voidaan myös sisällyttää haastattelun alkuun ja litteroida osaksi haastattelutiedostoa.

Mikäli tutkimusaineisto halutaan arkistoida Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, voidaan tutkittaville antaa osana informointia esite tietoarkistosta (pdf). Jos informointi toteutetaan verkon kautta, voidaan esite antaa tutkittaville linkkinä.

» Esite tutkittaville: Tietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle (pdf)

3. Kirjoituspyyntö

Kirjoituspyynnön alkuun lisätään sekä tutkimuksen toteuttajan että rekisterinpitäjän yhteystiedot sekä tietoa itse tutkimuksesta ja sen tavoitteista. Lisäksi tutkittavia informoidaan aineistonkeruun toteuttamisesta, tekstiotteiden sisällyttämisestä tutkimusjulkaisuihin ja aineiston jatkokäytöstä esimerkiksi seuraavasti.

Liitä kirjoitukseesi nimesi, asuinkuntasi, ikäsi ja ammattisi tai entinen ammattisi. Halutessasi voit lähettää kirjoituksesi nimimerkillä, mutta myös nimimerkillä kirjoittaessasi laita alkuun tiedot iästä, sukupuolesta, asuinkunnasta ja ammatista tai entisestä ammatista. Tekstin pituudella ei ole alarajaa. Kirjoituksista ei makseta palkkiota, eikä niitä palauteta takaisin kirjoittajille.

Tutkimustulosten yhteydessä kirjoituksista julkaistaan esimerkkiotteita. Julkaistavista otteista poistetaan tai muutetaan henkilönimet ja muut tunnistamisen mahdollistavat nimet (kuten koulut, työpaikat jne.) toisiksi. Julkaistavien otteiden yhteydessä mainitaan kirjoittajan sukupuoli, ikä ja ammatti.

Tutkimuksen valmistuttua kirjoitukset arkistoidaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon myöhempää tutkimuskäyttöä varten (TAI tutkimus- opetus-, ja opiskelukäyttöä varten). Arkistoitavista teksteistä poistetaan kirjoittajan nimi- ja yhteystiedot sekä muut tunnistamisen mahdollistavat tiedot (esimerkiksi erisnimet ja yksilöivät paikkatiedot).

Mikäli et halua, että kirjoituksesi arkistoidaan tutkimuksen päätyttyä, kerro se selvästi heti kirjoituksesi alussa. Tällöin kirjoituksesi hävitetään yllämainitun tutkimuksen valmistuttua.

Esimerkissä on mainittu, että julkaistavien tekstiotteiden yhteydessä mainitaan sukupuoli, ikä ja ammatti. Toisinaan tekstiotteen kirjoittajan taustatiedoiksi voivat riittää sukupuoli ja ikä tai ikäryhmä. Ammatin tai vähemmän tunnisteellisen ammattiryhmän tilalla tai lisäksi voi käyttää myös jotain muuta tietoa. Tekstiotteiden yhteyteen kirjattavat tutkittavan taustatiedot määritetään tutkimuksen sisällön ja tarpeiden mukaan.

Mikäli tutkimusaineisto halutaan arkistoida Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, voidaan tutkittaville antaa osana informointia esite tietoarkistosta (pdf). Jos informointi toteutetaan verkon kautta, esite voidaan antaa tutkittaville linkkinä.

» Esite tutkittaville: Tietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle (pdf)

Kerro tutkittaville tarvittaessa myös tekijänoikeuksien siirtymisestä:

» Tekijänoikeuksien ja omistusoikeuden siirtymisestä sopiminen ulkopuolisten kanssa

4. Haastattelutietojen tai lomakevastausten yhdistäminen rekisteritietoihin

Osana informointia kerrotaan normaalisti rekisterinpitäjän ja tutkijoiden yhteystiedot, tietoa tutkimuksesta ja sen tavoitteista sekä tutkimukseen osallistumisen vapaaehtoisuudesta.

Mikäli yhdistetään rekisteritietoja postikyselyyn, kyselyn alussa kerrotaan, mitä rekisteritietoja kyselyn tietoihin tullaan yhdistämään, mihin aineistoa käytetään ja missä se säilytetään. Kyselyn saaneen henkilön päätös vastata kyselyyn on samalla suostumus tietojen yhdistämiseen. Rekisteritietojen yhdistämisestä tutkittavan antamiin tietoihin tulee informoida hyvin selkeästi (esimerkiksi erillinen virke omana kappaleenaan lihavoituna).

Rekisteri- ja asiakirjatietojen yhdistäminen lomake- tai haastatteluvastauksiin edellyttää tutkittavan suostumusta ja suostumus voidaan saada/pyytää eri tavoin. Kun yhdistettävä aineisto ei sisällä arkaluonteisia tietoja, riittää selkeä informointi tietojen yhdistämisestä (esimerkki 1 alla).

Jos yhdistämisessä käytetään arkaluonteisia tietoja, edellytetään tutkittavalta nimenomaista suostumusta ja yleensä kirjallista muotoa. Nimenomaisuus edellyttää suostumuksen tarkkaa ilmaisemista. Tämä vaatimus voidaan täyttää esimerkiksi edellyttämällä tutkittavan rastittavan tai ympyröivän suostumuslomakkeessa kohdan, jossa hän hyväksyy antamiensa tietojen yhdistämisen rekisteri- tai asiakirjatietoihin. Kyselylomakkeeseen voidaan lisätä kohta, joka tutkittavan tulee rastittaa, jotta tietojen yhdistäminen on mahdollista (esimerkki 2 alla) tai tietojen yhdistämiseen voidaan pyytää tutkittavilta myös allekirjoitettava kirjallinen suostumus (esimerkki 3).

Esimerkki 1:
"Lomakevastauksiin/haastatteluvastauksiin yhdistetään N- ja M-rekisteriaineistojen vastaajakohtaiset tiedot".

Esimerkki 2:
"[ ] Minua koskevat N- ja M-rekisteriaineistojen tiedot saa yhdistää lomakkeessa antamiini tietoihin".

Esimerkki 3:
"Minua koskevat N- ja M-rekisteriaineistojen tiedot saa yhdistää haastattelussa/lomakkeella antamiini tietoihin".

päiväys

________________________
tutkittavan allekirjoitus

Tutkimusaineiston käsittelyn luottamuksellisuudesta, tutkittavien yksityisyyden suojaamisesta tutkimusjulkaisuissa ja aineiston jatkokäytöstä voidaan kertoa esimerkiksi seuraavalla tavalla.

Tutkimukseen osallistuvien tietoja ei luovuteta yllä mainittuja rekistereitä pitäville, muille viranomaiselle tai ulkopuolisille. Näin ollen osallistuminen tutkimukseen tai sen keskeyttäminen eivät vaikuta millään tavalla yllä mainituilta viranomaisilta tutkittavan saamiin palveluihin.

Aineistoa säilytetään tietoturvallisesti ja henkilötietoja sisältävää aineistoa ei luovuteta tutkimuksen ulkopuolisille tutkimuksen missään vaiheessa. Analyysit tehdään aineistolla, johon ei sisälly tutkittavien henkilötunnusta.

Tutkimuksen tulokset julkaistaan tavalla, jossa yksittäisiä tutkittavia ei voi tunnistaa.

Tutkimuksen päätyttyä aineisto muokataan anonyymiksi niin, ettei yksittäisen vastaajan tunnistaminen ole mahdollista. Tunnisteeton yhdistetty tilastollinen tutkimusaineisto arkistoidaan pysyvästi myöhempään tutkimus-, opiskelu- ja opetuskäyttöön.

Mikäli tutkimusaineisto halutaan arkistoida Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, tulee rekisteritietojen arkistointiin saada lupa tiedot luovuttaneelta viranomaiselta/organisaatiolta. Tarvittaessa voidaan tutkittaville antaa osana informointia esite tietoarkistosta (pdf). Jos informointi toteutetaan verkon kautta, voidaan esite antaa tutkittaville linkkinä.

» Esite tutkittaville: Tietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle (pdf)
» Tarkista perusasiat rekisteritietojen yhdistämisestä
» Rekisteritutkimuksen tietosuojaopas tutkijoille ja tietopyyntöjä käsitteleville viranomaisille (Tietosuojavaltuutetun toimisto 2010)

5. Havainnointi

Esimerkiksi välituntien havainnoinnista voi tutkija kertoa suullisesti itse tai pyytää luokanvalvojia kertomaan siitä oppilaille. Myös oppilaiden huoltajia voidaan informoida pyytämällä koulua välittämään sähköisesti huoltajille tutkijan kirjeen, jossa hän kertoo tutkimuksestaan ja siihen sisältyvästä havainnoinnista.

Teen tutkimusta alaluokkalaisten leikeistä ja sosiaalisesta vuorovaikutuksesta lapsenne koulussa. Seuraan ja teen muistiinpanoja välitunneista elo- ja syyskuun ensimmäisillä viikoilla. En kerää pihalla olevien koululaisten nimitietoja, enkä välitä muistiinpanojani opettajille tai muulle koulun henkilökunnalle. Havainnosta kirjaamiani anonyymejä muistiinpanoja käytän tutkimuksessani. Tutkimukseni päätyttyä arkistoin muistiinpanoni tekstitiedostoina Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon tutkimuskäyttöä varten.

Lisätietoa tutkimuksesta [www-osoite].

Lisätietoa tietoarkistosta tutkimukseen osallistuvalle. (pdf-esite)

Aiheesta lisää:

Tulosta
viimeksi päivitetty 2017-09-06