Aineistojen arkistointi

Arkistoinnin edut | Tekijän- ja omistusoikeudet | Minkälaisia aineistoja arkistoidaan? | Arkistoinnin edellytykset| Käytännön toimenpiteet | Arkistoinnin termit | Tietoarkiston arkistointiprosessi | Usein kysytyt kysymykset | Ehdota aineistoa arkistoitavaksi

Arkistoinnin edut

Tietoarkisto tarjoaa toimivan ratkaisun tutkimusaineistojen arkistointiin ja niitä koskeviin tietopalveluihin. Viisi yleistä perustetta aineistojen arkistoinnille ovat resurssit, kulttuuri, tutkimus, lainsäädäntö ja tietoteknologia. Käytännössä tutkimusaineistojen arkistointi hyödyttää yksittäistä tutkijaa ja koko tiedeyhteisöä, sillä

  • tutkimusaineistojen saatavuus edistää tieteen avoimuutta,
  • aineistojen yhteinen käyttömahdollisuus edistää tieteellistä keskustelua
  • useat aineistot sisältävät runsaasti vähälle huomiolle jäänyttä tai täysin analysoimatonta materiaalia,
  • aineistojen uudiskäyttö tehostaa tutkimusrahoituksen käyttöä,
  • uusia tutkimusongelmia on mahdollista tarkastella ennen koottujen tutkimusaineistojen valossa,
  • tietoarkisto säilyttää tutkimusaineiston käyttökuntoisena ja
  • tietoarkisto huolehtii aineistojen vaatimista tietosuoja- ja tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Suomen Akatemian hakuohjeissa suositellaan yhteiskuntatieteellisten aineistojen luovuttamista Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon. Lisäksi Akatemia edellyttää, että tutkimussuunnitelma sisältää aineistonhallintasuunnitelman. Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirja opastaa aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen ja sähköisen tutkimusaineiston hallintaan sen elinkaaren eri vaiheissa.

Tekijän- ja omistusoikeudet

Aineistojen tekijän- tai omistusoikeudet eivät yleensä muutu arkistoinnin myötä. Luovuttajat voivat asettaa aineistoilleen erilaisia käyttöehtoja, ja uudiskäyttäjät puolestaan sitoutuvat noudattamaan luovuttajan ja tietoarkiston asettamia käyttöehtoja. Aineistoja annetaan tietoarkistosta vain tieteelliseen tutkimus- ja opetuskäyttöön, ei kaupallisiin tarkoituksiin. Ks. myös tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirjan artikkeli tutkimusaineistojen tekijänoikeuksista.

Minkälaisia aineistoja arkistoidaan?

Tietoarkisto vastaanottaa sähköisiä tutkimusaineistoja, joilla voidaan arvioida olevan riittävää jatkokäyttöarvoa tieteellisessä tutkimuksessa ja opetuksessa. Aineistot voivat olla sekä kvantitatiivisia eli numeerisia tai kvalitatiivisia eli puhetta, kuvaa tai tekstiä. Tutkimusaineiston arkistointia kannattaa harkita, kun yksikin alla olevista edellytyksistä täyttyy:

  • aineistoa voi käyttää muiden aineistojen ajallisena tai sisällöllisenä vertailukohteena
  • aineistoa voidaan käyttää muiden aineistojen rinnalla täydentävänä aineistona
  • aineistosta on jäänyt osa analysoimatta
  • aineistoa voidaan hyödyntää alkuperäisestä poikkeavalla tavalla (uudet kysymyksenasettelut / metodiset painopisteet)
  • tieteellinen julkaisu edellyttää aineiston olevan tiedeyhteisön saatavilla ennen artikkelin julkaisemista

Tutkimusaineisto voidaan joko arkistoida tietoarkistoon tai pelkästään kuvailla aineistotietokantaan ilman, että itse aineistoa arkistoidaan. Jälkimmäisessä tapauksessa aineiston haltijan on huolehdittava ja sovittava suoraan jatkokäyttäjän kanssa aineiston luovuttamiseen liittyvistä käytännön kysymyksistä (mm. kopiointi, käyttöehdot ja toimitus). Tietoarkistoon arkistoitavien aineistojen prosessoinnista, aineistoja koskevien käyttölupahakemusten ja käyttöehtositoumusten käsittelystä ja aineiston käyttöversiokopioiden toimittamisesta huolehtii tietoarkisto.

Arkistoinnin edellytykset

Jotta aineisto voidaan arkistoida, edellytetään, että

  • siihen liittyvät omistus- ja hallintasuhteet ovat riittävän selkeät,
  • aineistoa koskeva lainsäädäntö, esimerkiksi henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö, ei estä arkistointia,
  • alkuperäinen tiedonkeruun käyttötarkoitus ei estä aineiston arkistointia ja
  • aineisto on muutoinkin tietosisällöltään ja teknisiltä ominaisuuksiltaan arkistointikelpoinen.

Tietoarkisto voi tietyin edellytyksin vastaanottaa myös tunnistetietoja sisältäviä tutkimusaineistoja; tällöin tietoarkisto anonymisoi aineiston pysyvää säilyttämistä varten luovuttajan toimeksiannosta (ks. henkilötietoja sisältävien aineistojen säilyttäminen ja hävittäminen). Harkinnanvaraisesti arkistoitavaksi voidaan ottaa myös paperimuodossa olevia kuva- ja tekstiaineistoja, jos ne arvioidaan tutkimuksellisesti arvokkaiksi ja niiden muuntaminen sähköiseen muotoon voidaan toteuttaa kohtuukustannuksin.

Käytännön toimenpiteet

Aineiston arkistointia harkitsevan kannattaa aina ottaa ensin yhteyttä tietoarkistoon. Tietoarkiston henkilökunta auttaa mielellään kaikissa arkistointiin liityvissä kysymyksissä.

Aineistoa arkistoitaessa täytetään seuraavat kaksi lomaketta:

  1. Aineistonkuvauslomake (kvantitatiiviset aineistot (PDF) tai kvalitatiiviset aineistot (PDF))
  2. Arkistointisopimus (PDF)

Lomakkeet ovat saatavilla muissa tiedostoformaateissa erillisellä lomakesivulla.

Lomakkeet toimitetaan tietoarkistoon yhdessä datan ja sen keruuta kuvaavan oheismateriaalin (esim. kyselylomake, koodausohjeet, haastattelukysymykset, kirjoitusohjeet jne.) kanssa. Oheismateriaalin voi toimittaa paperidokumentteina ja/tai sähköisessä muodossa.

Aineistonkuvauslomakkeen täyttäminen
Datatiedoston/-tiedostojen tekninen ja sisällöllinen kuvaus edellyttää aineistonkuvauslomakkeen huolellista täyttämistä. Riittävän tarkka dokumentointi on paras tae aineistojen käyttökelpoisuuden säilymiselle. Aineiston sisällön ja keruun kuvauksen lisäksi lomakkeessa tiedustellaan keskeisiä tietoja aineiston keränneestä tutkimushankkeesta ja aineistosta jo tuotetuista julkaisuista. Aineistonkuvauslomakkeen sijasta luovuttaja voi toimittaa tietoarkistoon tutkimusraportin tai kopion tutkimusraportin osasta, jossa kuvataan aineistonkeruu ja aineiston sisältö.

Datatiedostot ja tallennusmuoto
Datatiedostoilla tarkoitetaan tässä sähköiseen muotoon tallennettua aineistoa. Kvantitatiivinen aineisto on yleensä havaintomatriisi, joka on tallennettu joko ASCII-muodossa tai jonkin tilastomatemaattisen sovellusohjelman formaatissa (esim. SPSS). Kvalitatiivinen aineisto koostuu usein erillisistä aineistoyksiköistä (esim. erikseen kaikki haastattelut ja niitä koskevat muistiinpanot), jotka on tallennettu esim. Word-tiedostoina. Luovuttaja voi luovuttaa datatiedostot tietoarkistolle muuttamatta tallennusmuotoa ja -välinettä.

Aineiston siirtäminen tietoarkistoon
Useimmissa tapauksissa aineistoon liittyvän datatiedoston voi luovuttaa arkistoon sähköpostin liitetiedostona. Jos tiedosto on suuri tai aineisto sisältää arkaluonteisia tietoja, kannattaa neuvotella tietoarkiston kanssa sopivasta siirtotavasta. Toimittaminen voi tapahtua esimerkiksi tiedostonsiirto-ohjelmalla tai postitse CD-rom-levykkeelle tallennettuna. Oheismateriaalit voi toimittaa esimerkiksi sähkäpostin liitteenä, tiedostonsiirtona tai postitse.

Tietosisällöltään arkaluonteisten aineistojen luovutustavoista tulee aina neuvotella tietoarkiston kanssa, jotta voidaan sopia siirron toteuttamisesta ja sen edellyttämistä tietoturvallisuustoimenpiteistä.

Arkistoinnin termit

Arkistointisopimuksessa käytettyjä termejä on selitetty erillisellä arkistoinnin termit -sivulla.

Tietoarkiston arkistointiprosessi

Arkistoitava aineisto käydään läpi huolellisesti. Kvantitatiivisen aineiston muuttujat tunnistetaan, yksittäiset muuttujat ja niiden vastaavuus mahdollisen kyselylomakkeen kanssa tarkistetaan, filtterimuuttujien toimivuus sekä puuttuvat tiedot käydään läpi ja lopuksi dataan lisätään mahdollisimman tarkat kuvaustiedot muuttujien sisällöstä ja niiden saamista arvoista. Lisäksi aineistosta yleensä poistetaan tutkijan itse luomat muuttujat niin, että arkistoidussa aineistossa mukana ovat vain kyselylomakkeeseen suoraan liittyvät muuttujat. Tietoarkistossa käytetään aineistojen tarkistamisessa ja muokkaamisessa pääasiassa SPSS-ohjelmaa, ja kaikki aineistoon mahdollisesti tehtävät muutokset dokumentoidaan tarkasti.

Kvalitatiivisten aineistojen prosessoinnissa tekstiaineisto konvertoidaan rtf-muotoon ja paperiaineistot harkinnanvaraisesti pdf-muotoon. Konvertoinnin tarkoituksena on mahdollistaa ohjelmistoista riippumaton aineistojen jatkokäyttö. Lisäksi tarkistetaan aineiston sisäisen metadatan (tiedostojen nimet, aineistoyksikköjen bibliografiset tiedot) konsistenssi.

Arkistoinnissa kiinnitetään erityistä huomiota tietosuojaongelmiin. Tarvittaessa aineisto anonymisoidaan. Se tapahtuu joko tarkistamalla alkuperäisen tutkijan jo tekemä anonymisointi tai suorittamalla aineiston prosessoinnin yhteydessä anonymisointi arkiston toimesta (peruste HetiL 8 § 7 mom.). Anonymisoinnin taso määräytyy siitä, mikä on ollut tutkittaville annettu alkuperäinen tutkimuksen käyttöinformaatio tai kirjallisen tutkimussuostumuksen sisältö (peruste HetiL 7 §).

Kun alkuperäisestä aineistosta on prosessoitu arkistoversio, aineisto kuvaillaan ja aineiston sisältöä keskeisesti kuvaavat dokumentit (esim. haastattelukysymykset, kirjoituskehoitus, kyselylomake) tallennetaan sähköisessä muodossa. Kuvailu ja aineistoa kuvaavat dokumentit siirretään tietoarkiston tietokantoihin, joista generoidaan erilaiset aineistoluettelot.

Usein kysytyt kysymykset

Menetänkö minä tai yliopisto oikeudet aineistoon, jos arkistoin sen tietoarkistoon?

Menetänkö minä tai yliopisto oikeudet aineistoon, jos arkistoin sen tietoarkistoon?

Aineiston tekijöillä säilyvät kaikki omistus- ja tekijänoikeudet aineistoon. Aineiston tekijät voivat pitää itsellään alkuperäiset ja niistä työstetyt analyysejä sisältävät tiedostot. Tietoarkisto arkistoi alkuperäisestä aineistosta jatkokäyttöön työstettävän sähköisen kopion. Tietoarkiston tehtävä on huolehtia arkistoitavan aineiston käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä sekä hallinnoida arkistoaineiston jatkokäyttöä. Tietoarkistolla on siis arkistoidun aineiston säilytys- ja jakeluoikeudet.

Kvantitatiivisista aineistoista arkistoidaan kyselylomakkeeseen suoraan liittyvät muuttujat. Esimerkiksi suoria tunnistetietoja sisältäviä muuttujia tai tutkijan itse luomia muuttujia ei sisällytetä jatkokäyttöön tarkoitettuun arkistoversioon. Myös kvalitatiivisista tutkimuksista arkistoidaan vain jatkokäyttöön soveltuvat aineistot.

Vaaditteko aineiston käyttäjiltä viittausta aineistooni?

Vaaditteko aineiston käyttäjiltä viittausta aineistooni?

Kyllä. Aineistojen käyttöehdoissa edellytämme että aineistoon ja sen tekijöihin tulee viitata asianmukaisesti kaikissa julkaisuissa ja esityksissä, joissa aineistoa käytetään. Annamme jokaiselle aineistolle viitemallin ja lisäohjeita aineistojen viitetietojen merkitsemiseen on sivuillamme.

Voinko saada tietoja arkistoimani aineiston käytöstä?

Voinko saada tietoja arkistoimani aineiston käytöstä?

Kyllä. Arkistointisopimuksessa voi edellyttää vuosiraporttia aineiston käytöstä. Raportissa kerrotaan, mihin käyttötarkoituksiin aineistoa on toimitettu ja mitä uusia julkaisuja aineistosta on tuotettu.

Onko sähköinen aineistontoimitusjärjestelmä yhtä luotettava kuin paperisopimuksiin perustunut aineistontilauskäytäntö?

Onko sähköinen aineistontoimitusjärjestelmä yhtä luotettava kuin paperisopimuksiin perustunut aineistontilauskäytäntö?

Uusi käytäntö on entistäkin luotettavampi. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen henkilökunta ja opiskelijat käyttävät asiakkaaksi rekisteröityessään kotiorganisaationsa heille antamaa henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Tunnuksien käyttäjätietojen oikeellisuudesta vastaa yliopistojen ja korkeakoulujen tietohallinto. Kirjautuessaan tietoarkiston asiakkaaksi tietoarkisto saa osan asiakkaan henkilötiedoista suoraan asiakkaan kotiorganisaatiosta. Tietoarkisto edellyttää asiakkaaksi kirjautuvalta myös asiakaskohtaisia lisätietoja omaa järjestelmäänsä varten.

Suomalaisten yliopistojen ja korkeakoulujen ulkopuolisille asiakkaille - esimerkiksi valtion tutkimuslaitosten tutkijoille ja muiden maiden tutkijoille - on oma kirjautumisjärjestelmä. Siinä asiakkaaksi rekisteröityminen onnistuu vasta, kun olemme tietoarkistossa varmistaneet asiakkaan ilmoittamien tietojen oikeellisuuden.

Kirjaamme järjestelmiimme tiedot asiakkaista ja heidän tilaamistaan aineistoista sekä hetken, jolloin asiakas on ilmoittanut sitoutuneensa käyttöehtoihin. Toimitamme kaikille asiakkaille muistutuksen aineistojen käyttöehdoista ja velvoitteesta tuhota aineisto käyttötarkoituksen päätyttyä.

Miksi arkistointisopimuksessa ei erikseen kysytä aineiston tekijää?

Miksi arkistointisopimuksessa ei erikseen kysytä aineiston tekijää?

Kysymme aineiston luomisesta ja keräämisestä vastanneiden tekijätiedot, kun kuvailemme aineiston tietoarkistossa. Varmistamme että tekijätietoihin tulee kirjattua nimenomaan se henkilö tai henkilöt, jotka ovat vastuussa aineiston varsinaisesta ajatuksellisen sisällön kehittelystä. Tekijät merkitään aina aineiston viitetietoihin.

Arkistointisopimuksen tekee usein aineiston tekijä, mutta sen voi tehdä myös organisaation edustaja, esimerkiksi yliopistolaitoksen johtaja tai tutkimusprojektin johtaja. Siksi varmistamme aina aineiston kuvailun yhteydessä jokaisen aineiston tekijätiedot erikseen.

Haluan että aineistoni arkistoversiosta poistetaan tunnisteita. Mihin kirjaan tiedon arkistointisopimuksessa?

Haluan että aineistoni arkistoversiosta poistetaan tunnisteita. Mihin kirjaan tiedon arkistointisopimuksessa?

Tietoarkisto suosittelee, että tutkijat huolehtivat itse aineistojensa anonymisoinnista tietoarkiston ohjeiden mukaisesti. Mikäli aineistonsa arkistoiva haluaa, että tietoarkisto poistaa tunnisteet, pyynnön tunnisteiden poistosta voi kirjata arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan c Lisätiedot.

Kvantitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistoon kysytään aineiston käsittelyn alkaessa sähköpostitse vahvistusta luovuttajalta. Vahvistuspyyntö on yksilöity ehdotus tavoista, jolla kyseisen aineiston tunnisteet poistetaan.

Laadullisten aineistojen tunnisteiden poistosta tehdään kirjallinen ehdotus tietoarkistossa, kun aineistoa on tutkittu tarkemmin. Lopullinen tunnisteiden poistosuunnitelma sovitaan yhteisesti tutkijan kanssa.

Milloin on perusteltua valita arkistointisopimuksen kohta, jonka mukaisesti aineistoa voi toimittaa jatkokäyttöön vain luovuttajan luvalla?

Milloin on perusteltua valita arkistointisopimuksen kohta, jonka mukaisesti aineistoa voi toimittaa jatkokäyttöön vain luovuttajan luvalla?

Ensisijainen peruste on aineistoa koskevan primaari- eli ensitutkimuksen keskeneräisyys. Luvan kysymisen yhteydessä voi varmistaa, ettei aineistosta ryhdytä tekemään samankaltaista tutkimusta, joka itsellä on vielä kesken. Lisäksi erillistä lupaa voidaan edellyttää, jos aineisto sisältää henkilötunnisteita. Tällöin alkuperäinen tutkija säilyy aineistonsa rekisterinpitäjänä ja harkitsee erikseen jokaisen jatkokäyttötapauksen.

Edellytän luvan kysymistä aineistoni jatkokäyttöön, koska aineistoni sisältää tunnisteita. Miten toimitaan, kun minä ja tutkimusryhmäni jäsenet eivät voi lupaa enää antaa?

Edellytän luvan kysymistä aineistoni jatkokäyttöön, koska aineistoni sisältää tunnisteita. Miten toimitaan, kun minä ja tutkimusryhmäni jäsenet eivät voi lupaa enää antaa?

Arkistointisopimukseen voi kirjata tietoarkistolle velvoitteen käsitellä aineisto voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, kun lupia tutkimusryhmältä ei voi enää kysyä. Tietoarkistossa on kokemusta ja asiantuntemusta sekä kvantitatiivisten että kvalitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistosta.

Mihin kirjataan arkistointisopimuksessa vaatimus saada jatkokäyttäjältä tutkimussuunnitelma?

Mihin kirjataan arkistointisopimuksessa vaatimus saada jatkokäyttäjältä tutkimussuunnitelma?

Vaatimus tutkimussuunnitelmasta kirjataan arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan c. Lisätiedot. Kun aineiston jatkokäyttö on luvanvaraista ja aineiston tekijät edellyttävät tutkimussuunnitelmaa, aineiston jatkokäyttö hallinnoidaan tietoarkiston välityksellä.

Miksi minun tulee antaa vaihtoehtoinen tapa aineistoni jatkokäyttöön edellytettävän luvan kysymiseen, vaikka haluan päättää siitä vain itse?

Miksi minun tulee antaa vaihtoehtoinen tapa aineistoni jatkokäyttöön edellytettävän luvan kysymiseen, vaikka haluan päättää siitä vain itse?

Tietoarkiston tehtävä on huolehtia tutkimusaineistojen käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä nyt ja tulevina vuosikymmeninä. Aineistojen elinkaari ajatellaan päättymättömäksi. Nyt ajankohtaiset aineistot ovat aikanaan historian tutkimuksen aineistoja. Jos et halua aineistoasi käytettävän, kun sairauden, kuoleman tai muun syyn vuoksi et voi lupapäätöstä enää harkita, on viisaampaa olla arkistoimatta aineistoa tietoarkistoon.

Ehdota aineistoa arkistoitavaksi

Oletko itse kerännyt tutkimusaineiston tai tiedätkö jonkin aineiston, joka tulisi arkistoida tietoarkistoon? Voit ehdottaa aineistoa arkistoitavaksi joko soittamalla puh. +358 40 190 1432, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen fsd [at] uta.fi tai täyttämällä nettilomakkeen.

Tietoarkiston henkilökunta auttaa mielellään kaikissa aineiston luovutukseen liittyvissä kysymyksissä.

viimeksi päivitetty 2013-04-23