Aineistojen arkistointi

Arkistoinnin edut | Minkälaisia aineistoja arkistoidaan? | Käytännön toimenpiteet | Arkistoinnin termit | Tietoarkiston arkistointiprosessi | Kääntämisen periaatteet | Usein kysytyt kysymykset | Ehdota aineistoa arkistoitavaksi

Arkistoinnin edut

Tietoarkisto tarjoaa toimivan ratkaisun tutkimusaineistojen arkistointiin ja niitä koskeviin tietopalveluihin. Käytännössä tutkimusaineistojen arkistointi hyödyttää tutkijaa monin tavoin.

  • Tietoarkisto huolehtii sähköisten tutkimusaineistojen käytettävyydestä ja säilyttää niitä tietoturvallisesti tutkijoiden puolesta.
  • Useat tutkimusrahoittajat kuten Suomen Akatemia, Koneen säätiö, Työsuojelurahasto, Alkoholitutkimussäätiö, edellyttävät aineistonhallinnan suunnitelmaa ja suosittelevat rahoittamiensa tutkimusten aineistojen arkistointia tietoarkistoon.
  • Aineiston arkistointi on tieteellinen meriitti. Ansioluettelomallissa tutkimustyön tieteelliseen ja yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen luetaan ansiot tutkimus- ja tietoaineistojen tuottamisessa ja jakamisessa.
  • Tutkimusjulkaisut, joiden taustalla oleva aineisto on arkistoitu, saavat enemmän viittauksia kuin julkaisut joiden aineisto ei ole saatavilla jatkokäyttöön.
  • Osa kansainvälisistä tiedejulkaisuista edellyttää aineiston saatavuutta edellytyksenä artikkelin julkaisemiselle.
  • Tutkimusaineistojen saatavuus edistää tieteen avoimuutta ja tieteellistä keskustelua.

Viisi yleistä perustetta aineistojen arkistoinnille ovat resurssit, kulttuuri, tutkimus, lainsäädäntö ja tietoteknologia. Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirja opastaa aineistonhallintasuunnitelman tekemiseen ja sähköisen tutkimusaineiston hallintaan sen elinkaaren eri vaiheissa.

Minkälaisia aineistoja arkistoidaan?

Tietoarkisto vastaanottaa sähköisiä tutkimusaineistoja, jotka ovat jatkokäytettävissä tutkimuksessa, opetuksessa ja opiskelussa. Aineistot voivat olla sekä kvantitatiivisia eli numeerisia tai kvalitatiivisia eli puhetta, kuvaa tai tekstiä. Jotta aineisto voidaan arkistoida, edellytetään, että

  • aineiston omistus- ja hallintasuhteet ovat riittävän selkeät
  • aineisto on dokumentoitavissa tutkimusaineistojen kuvailuun kehitetyllä kansainvälisellä DDI-metadataformaatilla (ks. myös aineistojen kuvailu Tiedonhallinnan käsikirjasta)
  • aineisto on muun tiedeyhteisön käytettävissä alkuperäisten tutkimusten valmistuttua ja
  • aineiston tietosisältö on riittävän selkeässä järjestyksessä ja sitä kuvaileva muu materiaali on riittävä jatkokäyttöön tarkoitetun aineiston käyttöversion prosessoimiseksi ja metadatan luomiseksi.

Tietoarkisto voi tietyin edellytyksin vastaanottaa myös tunnistetietoja sisältäviä tutkimusaineistoja. Ensisijainen peruste on aineistossa esiintyvien henkilöiden suostumus aineiston arkistointiin jatkokäyttöä varten. Jos suostumusta ei ole, tunnisteet tulee poistaa tietoarkiston ohjeita noudattaen. Jos asiasta sovitaan erikseen, tietoarkisto voi poistaa tunnisteet aineistosta tutkijan toimeksiannosta.

Tietoarkisto ei vastaanota audiovisuaalista aineistoa. Av-aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin on erikoistunut Helsingin yliopiston yhteydessä toimiva Kielipankki. Kun suunnittelet av-aineiston keruuta tai harkitset jo olemassa olevan av-aineistosi arkistointia, ota yhteyttä Kielipankkiin.

Käytännön toimenpiteet

Aineiston arkistointia harkitsevan kannattaa aina ottaa ensin yhteyttä tietoarkistoon. Tietoarkiston henkilökunta auttaa mielellään kaikissa arkistointiin liittyvissä kysymyksissä.

Aineistoa arkistoitaessa täytetään seuraavat kaksi lomaketta:

  1. Aineistonkuvauslomake
  2. Arkistointisopimus (PDF)

Aineistonkuvauslomake toimitetaan tietoarkistoon yhdessä datan ja sen keruuta kuvaavan oheismateriaalin kanssa.

Arkistointisopimus allekirjoitetaan vasta, kun aineisto on tietoarkistossa ja tietoarkisto on tehnyt arkistointipäätöksen. Aineiston luovuttaja voi täyttää lomakkeen alustavin tiedoin täydennettynä ja toimittaa sähköpostitse tietoarkistoon tutkimusaineiston kanssa.

Lomakkeet ovat saatavilla muissa tiedostoformaateissa erillisellä lomakesivulla.

Aineistonkuvauslomakkeen täyttäminen
Riittävän tarkka dokumentointi on paras tae aineistojen käytettävyyden säilymiselle. Aineiston luovuttajan tulee täyttää aineistonkuvauslomake huolellisesti. Aineiston sisällön ja keruun kuvauksen lisäksi lomakkeessa tiedustellaan keskeisiä tietoja aineiston keränneestä tutkimushankkeesta ja aineistosta jo tuotetuista julkaisuista. Aineistonkuvauslomakkeen sijasta luovuttaja voi toimittaa tietoarkistoon tutkimusraportin tai kopion tutkimusraportin osasta, jossa kuvataan aineistonkeruu ja aineiston sisältö.

Datatiedostot ja tallennusmuoto
Datatiedostoilla tarkoitetaan tässä sähköiseen muotoon tallennettua aineistoa. Kvantitatiivinen aineisto on tyypillisesti havaintomatriisi, joka on tallennettu joko tekstimuodossa tai jonkin tilastomatemaattisen sovellusohjelman tiedostomuodossa (esim. SPSS). Kvalitatiivinen aineisto koostuu usein erillisistä aineistoyksiköistä, kuten erillisistä haastatteluista ja niitä koskevista muistiinpanoista, jotka on tallennettu esimerkiksi Word-tiedostoina. Luovuttaja voi luovuttaa datatiedostot tietoarkistolle muuttamatta tiedostomuotoa.

Aineiston siirtäminen tietoarkistoon
Useimmissa tapauksissa aineiston datatiedoston ja sähköisessä muodossa olevat kuvailutiedot ja muun oheismateriaalin kuten kyselylomakkeen, koodausohjeet, haastattelukysymykset ja kirjoitusohjeet voi luovuttaa tietoarkistoon sähköpostin liitetiedostoina. Oheismateriaalin voi toimittaa paperidokumentteina tai sähköisessä muodossa. Vaihtoehtoisesti kaiken materiaalin voi toimittaa esimerkiksi muistitikulle tallennettuna postitse.

Jos tiedosto on sähköpostin liitteeksi suuri tai aineisto sisältää tunnistetietoja, kannattaa neuvotella tietoarkiston kanssa sopivasta siirtotavasta. Siirron toteuttamisesta ja sen edellyttämistä tietoturvallisuustoimenpiteistä sovitaan tällöin erikseen.

Arkistoinnin termit

Arkistointisopimuksessa käytettyjä termejä on selitetty erillisellä termit-sivulla.

Tietoarkiston arkistointiprosessi

Arkistoitava aineisto käydään läpi huolellisesti. Kvantitatiivisen aineiston muuttujat tunnistetaan, yksittäiset muuttujat ja niiden vastaavuus mahdollisen kyselylomakkeen kanssa tarkistetaan. Lisäksi puuttuvat tiedot käydään läpi ja lopuksi dataan lisätään mahdollisimman tarkat kuvaustiedot muuttujien sisällöstä ja niiden saamista arvoista. Aineistosta poistetaan yleensä tutkijan itse luomat muuttujat niin, että arkistoidussa aineistossa mukana ovat vain kyselylomakkeeseen suoraan liittyvät muuttujat. Tietoarkistossa käytetään aineistojen tarkistamisessa ja muokkaamisessa pääasiassa SPSS-ohjelmaa, ja kaikki aineistoon mahdollisesti tehtävät muutokset dokumentoidaan tarkasti.

Kvalitatiivisten aineistojen prosessoinnissa tekstiaineisto konvertoidaan pääsääntöisesti rtf-muotoon ja paperiaineistot harkinnanvaraisesti pdf-muotoon. Konvertoinnin tarkoituksena on mahdollistaa ohjelmistoista riippumaton aineistojen jatkokäyttö. Lisäksi tarkistetaan aineiston sisäisen metadatan (tiedostojen nimet, aineistoyksikköjen bibliografiset tiedot) konsistenssi.

Arkistoinnissa kiinnitetään erityistä huomiota tietosuojaongelmiin. Tarvittaessa aineisto anonymisoidaan. Tietoarkiston aineistopalvelu tarkistaa aina alkuperäisen tutkijan jo tekemän anonymisoinnin tai anonymisoi aineiston itse prosessoinnin yhteydessä (peruste HetiL 8 § 7 mom.). Anonymisoinnin taso määräytyy siitä, mitä aineiston käytöstä on sanottu tutkittaville.

Kun alkuperäisestä aineistosta on prosessoitu arkistoversio, aineisto kuvaillaan ja aineiston sisältöä keskeisesti kuvaavat dokumentit (esim. haastattelukysymykset, kirjoituspyyntö, kyselylomake) tallennetaan sähköisessä muodossa. Kuvailu ja aineistoa kuvaavat dokumentit siirretään tietoarkiston tietokantoihin, joista generoidaan erilaiset aineistoluettelot.

» Lisätietoa aineistonkuvailusta tietoarkistossa.

Kääntämisen periaatteet

Arkistoitujen aineistojen sisällönkuvaillut tehdään suomeksi ja englanniksi. Suomenkielisiä kvantitatiivisia datatiedostoja voidaan kääntää englanniksi vieraskielisille tilaajille maksutta.

Usein kysytyt kysymykset

Menetänkö minä tai yliopisto oikeudet aineistoon, jos arkistoin sen tietoarkistoon?

Menetänkö minä tai yliopisto oikeudet aineistoon, jos arkistoin sen tietoarkistoon?

Aineiston tekijöillä säilyvät kaikki omistus- ja tekijänoikeudet aineistoon. Aineiston tekijät voivat pitää itsellään alkuperäiset ja niistä työstetyt analyysejä sisältävät tiedostot. Tietoarkisto arkistoi alkuperäisestä aineistosta jatkokäyttöön työstettävän sähköisen kopion. Tietoarkiston tehtävä on huolehtia arkistoitavan aineiston käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä sekä hallinnoida arkistoaineiston jatkokäyttöä. Tietoarkistolla on siis arkistoidun aineiston säilytys- ja jakeluoikeudet.

Kvantitatiivisista aineistoista arkistoidaan kyselylomakkeeseen suoraan liittyvät muuttujat. Esimerkiksi suoria tunnistetietoja sisältäviä muuttujia tai tutkijan itse luomia muuttujia ei sisällytetä jatkokäyttöön tarkoitettuun arkistoversioon. Myös kvalitatiivisista tutkimuksista arkistoidaan vain jatkokäyttöön soveltuvat aineistot.

Vaaditteko aineiston käyttäjiltä viittausta aineistooni?

Vaaditteko aineiston käyttäjiltä viittausta aineistooni?

Kyllä. Aineistojen käyttöehdoissa edellytämme että aineistoon ja sen tekijöihin tulee viitata asianmukaisesti kaikissa julkaisuissa ja esityksissä, joissa aineistoa käytetään. Annamme jokaiselle aineistolle viitemallin ja lisäohjeita aineistojen viitetietojen merkitsemiseen on sivuillamme.

Voinko saada tietoja arkistoimani aineiston käytöstä?

Voinko saada tietoja arkistoimani aineiston käytöstä?

Kyllä. Arkistointisopimuksessa voi edellyttää vuosiraporttia aineiston käytöstä. Raportissa kerrotaan, mihin käyttötarkoituksiin aineistoa on toimitettu ja mitä uusia julkaisuja aineistosta on tuotettu.

Onko sähköinen aineistontoimitusjärjestelmä yhtä luotettava kuin paperisopimuksiin perustunut aineistontilauskäytäntö?

Onko sähköinen aineistontoimitusjärjestelmä yhtä luotettava kuin paperisopimuksiin perustunut aineistontilauskäytäntö?

Uusi käytäntö on entistäkin luotettavampi. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen henkilökunta ja opiskelijat käyttävät asiakkaaksi rekisteröityessään kotiorganisaationsa heille antamaa henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Tunnuksien käyttäjätietojen oikeellisuudesta vastaa yliopistojen ja korkeakoulujen tietohallinto. Kirjautuessaan tietoarkiston asiakkaaksi tietoarkisto saa osan asiakkaan henkilötiedoista suoraan asiakkaan kotiorganisaatiosta. Tietoarkisto edellyttää asiakkaaksi kirjautuvalta myös asiakaskohtaisia lisätietoja omaa järjestelmäänsä varten.

Suomalaisten yliopistojen ja korkeakoulujen ulkopuolisille asiakkaille - esimerkiksi valtion tutkimuslaitosten tutkijoille ja muiden maiden tutkijoille - on oma kirjautumisjärjestelmä. Siinä asiakkaaksi rekisteröityminen onnistuu vasta, kun olemme tietoarkistossa varmistaneet asiakkaan ilmoittamien tietojen oikeellisuuden.

Kirjaamme järjestelmiimme tiedot asiakkaista ja heidän tilaamistaan aineistoista sekä hetken, jolloin asiakas on ilmoittanut sitoutuneensa käyttöehtoihin. Toimitamme kaikille asiakkaille muistutuksen aineistojen käyttöehdoista ja velvoitteesta tuhota aineisto käyttötarkoituksen päätyttyä.

Miksi arkistointisopimuksessa ei erikseen kysytä aineiston tekijää?

Miksi arkistointisopimuksessa ei erikseen kysytä aineiston tekijää?

Kysymme aineiston luomisesta ja keräämisestä vastanneiden tekijätiedot, kun kuvailemme aineiston tietoarkistossa. Varmistamme että tekijätietoihin tulee kirjattua nimenomaan se henkilö tai henkilöt, jotka ovat vastuussa aineiston varsinaisesta ajatuksellisen sisällön kehittelystä. Tekijät merkitään aina aineiston viitetietoihin.

Arkistointisopimuksen tekee usein aineiston tekijä, mutta sen voi tehdä myös organisaation edustaja, esimerkiksi yliopistolaitoksen johtaja tai tutkimusprojektin johtaja. Siksi varmistamme aina aineiston kuvailun yhteydessä jokaisen aineiston tekijätiedot erikseen.

Haluan että aineistoni arkistoversiosta poistetaan tunnisteita. Mihin kirjaan tiedon arkistointisopimuksessa?

Haluan että aineistoni arkistoversiosta poistetaan tunnisteita. Mihin kirjaan tiedon arkistointisopimuksessa?

Tietoarkisto suosittelee, että tutkijat huolehtivat itse aineistojensa anonymisoinnista tietoarkiston ohjeiden mukaisesti. Mikäli aineistonsa arkistoiva haluaa, että tietoarkisto poistaa tunnisteet, pyynnön tunnisteiden poistosta voi kirjata arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan c Lisätiedot.

Kvantitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistoon kysytään aineiston käsittelyn alkaessa sähköpostitse vahvistusta luovuttajalta. Vahvistuspyyntö on yksilöity ehdotus tavoista, jolla kyseisen aineiston tunnisteet poistetaan.

Laadullisten aineistojen tunnisteiden poistosta tehdään kirjallinen ehdotus tietoarkistossa, kun aineistoa on tutkittu tarkemmin. Lopullinen tunnisteiden poistosuunnitelma sovitaan yhteisesti tutkijan kanssa.

Milloin on perusteltua valita arkistointisopimuksen kohta, jonka mukaisesti aineistoa voi toimittaa jatkokäyttöön vain luovuttajan luvalla?

Milloin on perusteltua valita arkistointisopimuksen kohta, jonka mukaisesti aineistoa voi toimittaa jatkokäyttöön vain luovuttajan luvalla?

Ensisijainen peruste on aineistoa koskevan primaari- eli ensitutkimuksen keskeneräisyys. Luvan kysymisen yhteydessä voi varmistaa, ettei aineistosta ryhdytä tekemään samankaltaista tutkimusta, joka itsellä on vielä kesken. Lisäksi erillistä lupaa voidaan edellyttää, jos aineisto sisältää henkilötunnisteita. Tällöin alkuperäinen tutkija säilyy aineistonsa rekisterinpitäjänä ja harkitsee erikseen jokaisen jatkokäyttötapauksen.

Edellytän luvan kysymistä aineistoni jatkokäyttöön, koska aineistoni sisältää tunnisteita. Miten toimitaan, kun minä ja tutkimusryhmäni jäsenet eivät voi lupaa enää antaa?

Edellytän luvan kysymistä aineistoni jatkokäyttöön, koska aineistoni sisältää tunnisteita. Miten toimitaan, kun minä ja tutkimusryhmäni jäsenet eivät voi lupaa enää antaa?

Arkistointisopimukseen voi kirjata tietoarkistolle velvoitteen käsitellä aineisto voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, kun lupia tutkimusryhmältä ei voi enää kysyä. Tietoarkistossa on kokemusta ja asiantuntemusta sekä kvantitatiivisten että kvalitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistosta.

Mihin kirjataan arkistointisopimuksessa vaatimus saada jatkokäyttäjältä tutkimussuunnitelma?

Mihin kirjataan arkistointisopimuksessa vaatimus saada jatkokäyttäjältä tutkimussuunnitelma?

Vaatimus tutkimussuunnitelmasta kirjataan arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan c. Lisätiedot. Kun aineiston jatkokäyttö on luvanvaraista ja aineiston tekijät edellyttävät tutkimussuunnitelmaa, aineiston jatkokäyttö hallinnoidaan tietoarkiston välityksellä.

Miksi minun tulee antaa vaihtoehtoinen tapa aineistoni jatkokäyttöön edellytettävän luvan kysymiseen, vaikka haluan päättää siitä vain itse?

Miksi minun tulee antaa vaihtoehtoinen tapa aineistoni jatkokäyttöön edellytettävän luvan kysymiseen, vaikka haluan päättää siitä vain itse?

Tietoarkiston tehtävä on huolehtia tutkimusaineistojen käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä nyt ja tulevina vuosikymmeninä. Aineistojen elinkaari ajatellaan päättymättömäksi. Nyt ajankohtaiset aineistot ovat aikanaan historian tutkimuksen aineistoja. Jos et halua aineistoasi käytettävän, kun sairauden, kuoleman tai muun syyn vuoksi et voi lupapäätöstä enää harkita, on viisaampaa olla arkistoimatta aineistoa tietoarkistoon.

Ehdota aineistoa arkistoitavaksi

Oletko itse kerännyt tutkimusaineiston tai tiedätkö jonkin aineiston, joka tulisi arkistoida tietoarkistoon?

Voit ehdottaa aineistoa arkistoitavaksi joko soittamalla asiakaspalveluun puh. +358 40 190 1442, lähettämällä sähköpostia osoitteeseen asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi tai täyttämällä nettilomakkeen.

Tietoarkiston henkilökunta auttaa mielellään kaikissa aineiston arkistointiin liittyvissä kysymyksissä.

viimeksi päivitetty 2014-06-19