Miksi arkistointi kannattaa
Tutkimusaineistojen arkistointi hyödyttää yksittäistä tutkijaa ja koko tiedeyhteisöä. Tässä on selitetty viisi yleistä perustetta aineistojen arkistoinnille.
Resurssit
Aineistojen kerääminen ja tutkimuskäyttöön prosessointi edellyttävät hyvin paljon sekä teknisiä että erityisesti työvoimaresursseja. Tämän vuoksi on järkevää lisätä jo kerättyjen aineistojen mahdollisimman laajaa uudiskäyttöä alkuperäisen tutkimuksen valmistuttua. Tutkimusaineistot saattavat jäädä joiltain osin käyttämättä ja jo analysoitujakin aineistoja voi tarkastella uusista näkökulmista. Arkistoinnin lisääntyessä tutkijat saavat helpommin tietoa siitä, onko heille relevantteja aineistoja jo kenties kerättynä vai ei. Suhtautuminen tutkimusaineistoihin myös alkuperäisten tutkimushankkeiden jälkeen käytettävinä resursseina tukee julkisten tutkimusresurssien järkevää käyttöä.
Kulttuuri
Vaikka yhteiskuntaa ja sen muutosta voi tutkia keskittymällä julkisiin asiakirjoihin tai valmiisiin kulttuurituotteisiin kuten mediaan, muodostavat myös tutkimustarkoituksiin kerätyt aineistot ainutkertaisia kulttuurisia dokumentteja. Se mikä kuvaa tässä ja nyt tutkittavien nykypäivää, on kohta asianmukaisesti arkistoituna ainutlaatuista arkielämän historiaa. Tutkimusaineistoina kumuloituva kulttuuriperintö on tarpeellista ihmisiä, sosiaalista elämää ja yhteiskunnan kehitystä tutkiville - oppiaineesta riippumatta.
Tutkimus
Aineistojen uudiskäytölle on monia tutkimuksellisia perusteita. Tiettyyn tarkoitukseen kerätylle aineistolle voidaan asettaa alkuperäisestä poikkeavia tutkimuskysymyksiä tai aineistoon voi soveltaa uutta analyysimenetelmää. Aineistoja voidaan käyttää myös ajalliseen vertailuun ja hiljattain kerättyjä aineistoja varsinaista tutkimusaineistoa täydentävänä lisäaineistona - säästäen näin tutkimuksen resurssien suuntaamista "tarpeettoman" aineiston hankintaan. Tieteen tutkimuksessa hyvin dokumentoidut ja arkistoidut alkuperäisaineistot ovat erinomainen tiedon lähde. Menetelmien perusopetuksessa taas hyvin dokumentoidut aineistot muodostavat hedelmällisen tutkimuksen teon opetuksen ja eri analyysimenetelmien soveltamisen resurssin. Lisäksi samoihin aihealueisiin liittyviä eri tutkijoiden keräämiä aineistoja voi käyttää myös yleistettävyyden testaamiseen. Aineistojen arkistointi tutkijayhteisöä varten lisää myös tutkimuksen teon huolellisuutta ja luotettavuutta. Tämä tapahtuu tulosten tarkistamismahdollisuuden kautta, mutta myös arkistoinnin avulla. Yhtenäiset arkistointikäytännöt edellyttävät aineiston valinnan, keruun ja prosessoinnin huolellista suunnittelua ja dokumentointia.
Lainsäädäntö
Hyvään tieteelliseen käytäntöön kuuluu vaatimus noudattaa tieteessä hyväksyttyjä ja eettisesti kestäviä tiedonhankinta- ja tutkimusmenetelmiä. Tämä periaate liittyy tutkittavien tietosuojaan ja samalla myös sitä koskeviin lakeihin. 1999 voimaan astunut henkilötietolaki säätelee niitä edellytyksiä, joilla henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja käsitellä. Samalla se asettaa lainsäädännölliset puitteet henkilötietoja sisältävien aineistojen jatkokäytölle ja säilyttämiselle - ei ainoastaan arkistoinnille, vaan myös tutkijalle itselleen. Arkistoinnin ohjeistukset tutkimusaineistojen keräämiselle, käsittelylle ja säilyttämiselle edistävät sekä tutkittavien tietosuojan toteutumista että tutkimusresurssien järkevää käyttöä.
Tietoteknologia
Aineistojen arkistointia edistävät toimet voidaan perustella tietoteknisesti ainakin kolmesta eri näkökulmasta. Ensimmäinen on pitkäikäiseen säilytykseen ja käytettävyyteen liittyvä tehtävä. Tähän liittyy ensisijaisesti sähköiseen muotoon tallennettujen tutkimusaineistojen ohjelmistoriippuvuus. Arkistoimalla elektroninen aineisto Tietoarkistoon, voi varmistaa aineiston tietoteknisen käytettävyyden pitkälle tulevaisuuteen. Tietoarkistossa seurataan alan kehitystä ja aineistojen prosessoinnissa ja tallennuksessa käytetään ensisijaisesti ohjelmistoista riippumattomia tallenneformaatteja.
Tietotekniikan nykyisiä mahdollisuuksia voi käyttää myös aineistojen suojelemisessa ja pelastamisessa. Vain paperimuodossa olevat aineistot on mahdollista muuntaa sähköiseen muotoon ja estää näin paperimateriaalin kuluminen ja mahdollistaa pitkäaikainen säilytys ja aineiston laaja käytettävyys. Koska paperisessa muodossa olevien aineistojen muuntaminen sähköisiksi (ns. skannaus) on sekä hidasta että kallista, se on perusteltua ensisijaisesti tutkimukselliselta ja historialliselta arvoltaan merkittävien aineistojen osalta.
Kolmas peruste on tietotekniikan mahdollistama tutkimusaineistojen nopea siirrettävyys ja laaja käytettävyys sähköisessä muodossa - ideaalissa tapauksessa suoraan internetin välityksellä. Kulttuurisesti ja tutkimuksellisesti merkittävät tutkimusaineistot tulisi saada alkuperäisen tutkimuksen valmistuttua laajaan tutkimus- ja opetuskäyttöön. Tämä on suurelta osin tietoarkiston oma haaste. Sen saavuttamiseksi tietoarkistossa osallistutaan aktiivisesti alan kansainväliseen yhteistyöhön ja seurataan aineistojen arkistoinnin kehitystä eri maissa.
