Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston aineistopalvelun arkistonmuodostussuunnitelma

Tässä ohjeosassa kuvataan ensin lainsäädännön huomioiminen tietoarkistotyössä ja tietoarkiston seulontaperiaatteet. Tämän jälkeen kuvataan aineistopalvelun työprosessi ja prosessin eri vaiheissa käsiteltävät ja tuotettavat asiakirjat ja asiakirjasarjat. Lopuksi kuvataan tietoarkiston keskeisin tietojärjestelmä (Tiipii-tietokanta) sekä tietoturvatoimenpiteet ja -käytännöt.

Sisällys

1. Lainsäädännön huomioon ottamisesta

Arkistolaki 23.9.1994/831 ja Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 1999/621

Tietoarkisto pyrkii eheään asiakirjahallintoon kaikessa toiminnassaan. Tietoarkiston keskeisin tehtävä on tieteellisen tutkimuksen lähteinä käytettävien sähköisten tutkimusaineistojen dokumentointi, luettelointi, käytettävyyden ylläpito ja pitkäaikaissäilytys. Tehtävän onnistumiseksi tietoarkisto ylläpitää arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). AMS päivitetään vuosittain ja julkaistaan tietoarkiston verkkosivuilla. AMS on tehtäväpohjainen ja sen lähtökohtana on pyrkimys hyvään tiedonhallintaan siten kuin arkistolaissa ja laissa viranomaisen toiminnan julkisuudesta määrätään.

Tekijänoikeuslaki 1961/404

Tekijänoikeuslakia ei yleensä sovelleta kysely- ja haastatteluaineistojen keruulomakkeisiin eikä myöskään sähköisiin tutkimusaineistoihin. Jos aineistossa on osia, jotka kuuluvat lain sovelluspiiriin, tekijänoikeuksista sovitaan kirjallisesti luovuttajan ja tietoarkiston välisessä aineistonluovutussopimuksessa.

Tutkimusaineiston tekijyyden kunnioittaminen tapahtuu tieteen normaalien viittauskäytäntöjen kautta. Allekirjoittamalla käyttöehtositoumuksen jatkokäyttäjä sitoutuu viittamaan käyttämäänsä aineistoon ja sen tekijään tai tekijöihin aineiston pohjalta tuotetuissa teksteissään.

Henkilötietolaki 1999/523

Tutkimusaineiston anonymisoinnista päätetään aineistokohtaisesti. Henkilötietolain soveltamisessa ja anonymisoinnin tason määrittämisessä lähtökohtana käytetään tutkittaville annettua alkuperäistä tutkimuksen käyttöinformaatiota tai kirjallista tutkimussuostumusta. Lainsäädännöllisesti aineiston arkistointiedellytykset tietoarkistoon johdetaan siitä, mitä aineiston luovuttanut tutkija tai organisaatio itse olisi aineistolleen saanut tehdä (vaihtoehdot löytyvät henkilötietolain 14 §:stä). Pääsääntöisesti jatkokäyttöön tarkoitetuista käyttöaineistoista poistetaan kaikki suorat tunnisteet ja tarpeen mukaan epäsuoria tunnisteita. Anonymisointitoimenpiteitä on kuvailtu yksityiskohtaisemmin luvussa 5.2.

Jos lainsäädännölliset edellytykset henkilötietojen säilyttämiselle eivät täyty, alkuperäisten tutkimusaineistojen henkilötietoja säilytetään tietoarkistossa vain niin kauan, että aineistojen anonymisoitujen käyttöversioiden toimivuus tutkimuskäytössä on varmistettu.

Vaativimman tason anonymisointia edellyttävien aineistojen on oltava tutkimuksellisesti merkittäviä. Jos anonymisoinnin katsotaan oleellisesti vähentävän aineiston käyttökelpoisuutta, tutkijoita neuvotaan hävittämään aineisto tai hakemaan lupaa henkilötietoja sisältävän aineistonsa arkistointiin Kansallisarkistolta. Tarvittaessa tietoarkisto auttaa arkistointiluvan laatimisessa.

Tietosuojaa korostetaan myös jatkokäyttäjän allekirjoittamassa käyttöehtositoumuksessa. Siinä jatkokäyttäjä lupaa, ettei hän edes pyri tunnistamaan aineiston tietoihin liittyviä henkilöitä ja tahoja tietosuojaa rikkovalla tavalla. Sitoumuksella vahvistetaan hyvää tutkimuseettistä käytäntöä, jonka mukaan tutkimusaineistoja ei saa koskaan käyttää tutkittavien tai heidän läheistensä vahingoksi, halventamiseksi tai etujen loukkaamiseksi.

Aiheeltaan arkaluonteisten aineistojen tai epäsuoria tunnistetietoja huomattavasti sisältävien aineistojen jatkokäyttäjiltä edellytetään lisäksi vaitiolositoumusta, jossa on määritelty tarkasti aineiston käyttö julkaisuissa, vaitiolon kattavuus ja aineiston hävittämisen ajankohta.

2. Seulontaperiaatteet

Tietoarkisto kartuttaa aineistokokoelmaansa sekä aktiivisesti että selektiivisesti: tietoarkisto hankkii aineistoja aktiivisesti, mutta ottaa aineistoja arkistoitavaksi valikoiden. Tietoarkistoon arkistoitaviksi otettavien aineistojen tulee täyttää soveltuvin osin laadulliset, tekniset ja lainsäädännölliset seulontakriteerit.

2.1. Laadulliset seulontakriteerit

Vähintään yhden seuraavista kriteereistä on täytyttävä:

  • aineisto on käyttökelpoinen muiden aineistojen ajallisena tai sisällöllisenä vertailukohteena
  • aineisto on käyttökelpoinen muiden aineistojen rinnalla täydentävänä aineistona
  • aineisto on vain osin analysoitu
  • aineisto on hyödynnettävissä alkuperäisestä poikkeavalla tavalla (esimerkiksi uudet kysymyksenasettelut/ metodiset painopisteet)
  • aineisto soveltuu tutkimusmenetelmien opiskeluun tai opetukseen
  • aineisto on tieteellisesti ja/tai kultuurisesti ainutkertainen

2.2. Tekniset seulontakriteerit

Molempien kriteerien täytyttävä:

  • aineiston tekninen kunto on kohtuullinen eli aineisto on kopioitavissa/prosessoitavissa/konvertoitavissa jatkokäyttöön kohtuullisin kustannuksin
  • aineiston tietosisältö on riittävän selkeässä järjestyksessä ja aineistoa kontekstoiva muu materiaali on riittävä jatkokäyttöön tarkoitetun käyttöaineiston prosessoimiseksi ja metadatan luomiseksi

2.3. Lainsäädännölliset seulontakriteerit

Aineistot tulee voida prosessoida tutkimuskäyttöön voimassaolevaa lainsäädäntöä noudattaen:

  • aineistoon liittyvät omistus- ja hallintasuhteet ovat riittävän selkeät
  • aineistoa kerättäessä tutkittaville annettu käyttöinformaatio tai tutkittavilta pyydetty tutkimussuostumus mahdollistaa aineiston jatkokäytön ja/tai
  • aineisto on tarvittaessa anonymisoitavissa ilman että sen käytettävyys heikkenee oleellisesti

3. Aineistopalvelun työprosessi

Tässä luvussa kuvaillaan aineistopalvelun kolme keskeisintä työprosessia eli aineistojen sisäänotto, aineistojen prosessoiminen ja käyttöaineistojen toimitus jatkokäyttöön. Kunkin kuvauksen lopussa luetellaan ne asiakirjat/asiakirjasarjat, jotka kuuluvat esiteltyyn tehtäväkokonaisuuteen. Kaikki asiakirjat ja niihin liittyvät asiakirjahallinnolliset toimenpiteet kuvataan tarkemmin liitteessä 1 (arkistoinnin ohjetaulut).

3.1. Aineistojen sisäänotto

Aineistojen sisäänotolla tarkoitetaan prosessia, jossa tutkija, tutkimusryhmä tai tutkimusyksikkö luovuttaa tutkimusaineiston Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon arkistoitavaksi. Aineiston luovuttaja (tai luovuttavan tahon edustaja) toimittaa tietoarkistolle luovutuspaketin, joka sisältää täytetyn ja allekirjoitetun aineistonluovutussopimuksen, aineistonkuvauslomakkeen, sähköisen kopion varsinaisesta tutkimusaineistosta (datan) ja tutkimusaineistoon liittyvät muut mahdolliset oheismateriaalit. Luovutuspaketin sisältämää sähköistä kopiota varsinaisesta tutkimusaineistosta (esimerkiksi havaintomatriisista tai kirjoitusvastauksista) kutsutaan tietoarkistossa alkuperäiseksi dataksi.

Sähköiseen muotoon tallennettu alkuperäinen data tulee tietoarkistoon tavallisesti ASCII-muodossa, jonkin tilastomatemaattisen sovellusohjelman formaatissa tai tekstitiedostoina. Oheismateriaalit saadaan joko sähköisinä tiedostoina tai paperilla. Toimitus voi tapahtua sähköpostin liitetiedostona, tiedostonsiirto-ohjelmalla tai levykkeellä. Alkuperäinen data ja oheismateriaali voidaan tuhota, kun käyttöaineisto on tuotettu ja tutkimuskäytössä toimivaksi havaittu.

Aineistonluovutussopimus on sopimusasiakirja, joka säilytetään pysyvästi. Aineistonkuvauslomakkeessa kuvataan aineiston tekijätiedot sekä sisällölliset ja menetelmälliset tiedot. Aineistonkuvauslomake säilytetään niin kauan, että aineistoa koskeva metadata on saatu tuotettua.

Tietoarkisto antaa jokaiselle aineistolle pysyvän nelinumeroisen aineistotunnuksen eli aineistonumeron.

Aineiston sisäänotto sisältää seuraavat asiakirjat/asiakirjasarjat:

3.2. Aineistojen prosessointi

Tietoarkisto prosessoi luovutuspaketin sisältämästä materiaalista pitkäaikaissäilytettävän säilytysaineiston (säilytyspaketin). Säilytysaineistosta tuotetaan jatkokäyttöön soveltuva käyttöaineisto (jakelupaketti). Suurimmassa osassa aineistoja säilytysaineisto on käytännössä sama kuin käyttöaineisto. Säilytys- ja käyttöaineistot sisältävät datan, kuvailutiedot (metadatan) ja aineistoon liittyvän muun materiaalin.

Prosessoinnin päämääränä on aineiston saattaminen sellaiseen muotoon, että voidaan varmistaa, että aineisto on teknisesti ja sisällöllisesti käytettävissä pitkällä aikavälillä ja että tutkittavien tietosuoja ei vaarannu (henkilötietolain soveltaminen). Keinoina ovat muun muassa sopivan tallennusformaatin valinta, yksityiskohtaisen metadatan luominen ja anonymisointi. Aineiston prosessoinnin tavoitteet ovat samat eri aineistotyypeillä, mutta erityyppiset aineistot prosessoidaan eri tavoilla. Kvantitatiivisten ja kvalitatiivisten aineistojen prosessoinnin ominaispiirteet on kuvattu alla.

Aineistojen prosessoinnissa tuotetaan seuraavat asiakirjasarjat:

3.2.1. Kvantitatiiviset aineistot

Tietoarkistoon luovutettu alkuperäinen aineisto voi olla monissa eri formaateissa (data esimerkiksi SPSS-, Excel- tai ASCII-tiedostona ja oheismateriaali Word-, Excel- tai tekstitiedostona tai paperilla). Päämääränä on tuottaa hyvin dokumentoitu datatiedosto, jonka sisältö ja rakenne vastaa mahdollismman tarkasti keruuinstrumenttia (esimerkiksi kyselylomaketta). Tämän vuoksi käyttödataan ei yleensä jätetä esimerkiksi sellaisia tutkijoiden konstruoimia muuttujia, jotka voidaan rakentaa datan muista muuttujista. Myös välittömät tunnistetiedot poistetaan ja tarvittaessa data ja oheismateriaali anonymisoidaan (HetiL 8 § 7 mom.).

Anonymisoinnin tapa päätetään aineistokohtaisesti (ks. kvantitatiivisen datan anonymisoinnista tiedonhallinnan käsikirjassa). Tarvittaessa toimenpiteet yksilöidään luovuttajan ja tietoarkiston välisessä anonymisointia koskevassa toimeksiantosopimuksessa. Tavanomaisesti aineistosta poistetaan suorat tunnisteet (esim. nimi, osoite, puhelinnumero) ja karkeistetaan epäsuoria tunnisteita (esim. asuinkunta, ammatti, työpaikka) sisältävät muuttujat (HetiL 14 § 4 mom.). Epäsuoria tunnisteita sisältäviin muuttujiin sovelletaan seuraavia toimenpiteitä:

  • vastausvaihtoehtojen uudelleen koodaus yhdistämällä vierekkäisiä vastausvaihtoehtoja
  • ammattikoodien tai asuinaluekoodien vaihtaminen karkeammalle tasolle (esimerkiksi asuinkunnan sijaan asuinlääni)
  • ääriarvojen rajaaminen pois (estää esimerkiksi poikkeuksellisen suurituloisten tunnistamisen aineistosta)
  • kahden tai useamman muuttujan yhdistäminen summamuuttujaksi.

Kvantitatiivisen datan tarkistamiseen, muokkaukseen ja aineiston muuttujia kuvailevien tietojen lisäämiseen käytetään SPSS-ohjelmaa. Aineistonkäsittelijä kirjaa yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten säilytys- ja käyttöaineisto on tuotettu. Muuttujien tiedot, tehdyt muutokset ja muut huomiot kirjataan SPSS-syntaksitiedostoon. Aineiston sisältöä ja keruuta kuvaava metadata tallennetaan DDI2-formaatin mukaisesti. Aineiston säilytys- ja paketointitiedot tallennetaan sisäiseen Tiipii-tietokantaan (ks. luku 7).

3.2.2. Kvalitatiiviset aineistot

Tietoarkistoon luovutetaan kvalitatiivisia eli ei-numeerisia tutkimusaineistoja monissa eri formaateissa - sekä paperisina että digitaalisina (esimerkiksi WordPerfect, Word, ClarisWorks eri versioineen). Kvalitatiiviset aineistot ovat pääosin tekstejä, jotka on tuotettu erilaisissa haastattelu- ja vuorovaikutustilanteissa tai kirjoituspyyntöjen avulla (esim. omaelämäkerrat, päiväkirjat).

Tietoarkisto ei arkistoi tutkimuksessa käytettyjä Kansalliskirjastoon tai Arkistolaitokseen tallennettuja sähköisiä aineistoja. Sanomalehti- ja aikakauslehtileikkeitä ja -artikkeleita sekä muita paperimuodossa olevia kuva- tai tekstiaineistoja muunnetaan sähköisiksi tiedostoiksi osaksi jakelupakettia ainoastaan, jos niitä on käytetty keruuinstrumenttina (esim. arkistoitavan keskustelun tai haastattelun virikkeenä). Tutkimusaineiston digitaaliset kuvat, audio- ja av-aineistot arkistoidaan, jos niiden tallentajat ovat alun alkaen suostuneet kuvien luovutukseen arkistoitavaksi tieteellisen tutkimuksen tarpeisiin ja mikäli kuvissa tai av-tallenteilla esiintyvät ihmiset ovat antaneet suostumuksensa kuvien arkistointiin tietoarkistoon.

Kvalitatiivisten aineistojen prosessoinnissa sähköinen tekstiaineisto muunnetaan rtf- tai txt-muotoon tai merkataan xml-kielellä. Kuvat säilytetään tiff-tiedostoina ja audio- ja av-aineistot MPEG-muodossa. Paperimateriaali konvertoidaan harkinnanvaraisesti pdf- tai rtf-muotoon. Lisäksi tarkistetaan aineiston sisäisen metadatan (esimerkiksi tiedostojen nimet ja aineistoyksikköjen kuvailevat taustatiedot) yhtenäisyys. Käyttödatan tuottamisessa käytetyt toimenpiteet kirjataan yksityiskohtaisesti aineistokohtaiseen tekstitiedostoon. Aineiston sisältöä ja keruuta kuvaava metadata tallennetaan DDI2-formaatin mukaisesti. Aineiston säilytys- ja paketointitiedot tallennetaan sisäiseen Tiipii-tietokantaan (ks. luku 7).

Tietoarkisto toivoo aineistonluovuttajien anonymisoivan kvalitatiivisen aineistonsa ennen arkistoon luovutusta. Joissain tapauksissa tietoarkisto tekee anonymisoinnin tutkijan toimeksiannosta (HetiL 8 § 7 mom.). Anonymisoinnin taso määräytyy (a) siitä, mikä on ollut tutkittaville annettu alkuperäinen tutkimuksen käyttöinformaatio tai kirjallisen tutkimussuostumuksen sisältö (HetiL 7 §) ja (b) aineiston sisällöstä ja sen anonymisointimahdollisuuksista. Anonymisoinnista päätetään aina aineistokohtaisesti. Tutkimussuostumuksen sisällön perusteella voidaan luokitella kolme eri anonymisointitasoa:

  • TASO C. Tutkittaville annetussa käyttöinformaatiossa tai kirjallisessa tutkimussuostumuksessa tutkittavat ovat antaneet suostumuksensa aineiston tutkimuskäyttöön rajoituksetta ilman aineiston anonymisointia (HetiL 8 § 1 mom.).
    • Poistetaan käyttöversiosta (sisältää varsinaisen datan ja siihen liittyvän muun materiaalin) tutkittavien yhteystiedot (osoitteet, puhelinnumerot; HetiL 9§). Käyttöversiosta poistetaan myös ns. kolmansia osapuolia koskevat yhteystiedot.

  • TASO B. Tutkittavilta on saatu lupa aineiston rajoittamattomaan tutkimuskäyttöön niin, että tutkittavien anonymiteetti turvataan tutkimusjulkaisuissa.
    • Poistetaan aineiston käyttöversiosta tutkittavien yhteystiedot (osoitteet, puhelinnumerot jne.).
    • Jos aineisto ei sisällä arkaluonteisia tietoja, tietosuoja varmistetaan jatkokäyttäjien käyttöehtositoumuksella.
    • Jos aineisto sisältää arkaluonteisia tietoja, aineistoon vaihdetaan alkuperäisten henkilönimien tilalle pseudonyymit ja erisnimien (koulut, työpaikat, paikkakunnat jne.) tilalle karkeamman tason kategoriat.

  • TASO A. Tutkittavilta on saatu lupa käyttää aineistoa vain alkuperäisessä tutkimuksessa.
    • Anonymisointiratkaisut tehdään tapauskohtaisesti. Toisinaan tutkittavilta voidaan kysyä jälkikäteen lupaa aineiston arkistoinnille. Anonymisoinnin tasosta tai sen tekemättä jättämisestä päätetään aineiston luovuttavan tutkijan kanssa ennen luvan kysymistä tutkittavilta. Aineistot, joihin saadaan tutkittavilta lupa, arkistoidaan. Aineistot, joiden arkistoinnille tutkittavat eivät anna lupaa, hävitetään. Yhteydenotot tutkittaviin arkistointiluvan saamiseksi tekee alkuperäinen tutkija/tutkimusryhmä.
    • Jos tutkittavia ei voi jälkikäteen tavoittaa, aineisto anonymisoidaan. Aineiston käyttöversiosta poistetaan tutkittavien yhteystiedot (osoitteet, puhelinnumerot) ja aineistoon vaihdetaan alkuperäisten henkilönimien tilalle pseudonyymit ja erisnimien (koulut, työpaikat, paikkakunnat jne.) tilalle karkeamman tason kategoriat. (HetiL 14 § 4 mom.)

Vaativimman tason (TASO A) anonymisointiin ryhdytään vain, jos tutkimusaineisto katsotaan ainutkertaisuudessaan tutkimuksellisesti erityisen arvokkaaksi. Tiedonhallinnan käsikirja sisältää lisätietoa kvalitatiivisen aineiston anonymisoinnista.

3.3. Aineistojen toimitus jatkokäyttöön

Tietoarkisto toimittaa arkistoimiaan tutkimusaineistoja vain tieteelliseen tutkimus- ja opetuskäyttöön, ei kaupallisiin tarkoituksiin. Tieteelliseksi katsotaan yliopistojen tai erilaisten tutkimuslaitosten yhteydessä tapahtuva tutkimus- tai opetustyö tai muu tieteelliseksi katsottava toiminta. Aineistoja toimitetaan myös ammattikorkeakoulukäyttöön.

Aineiston toimittaminen jatkokäyttöön edellyttää, että hakija tekee käyttölupahakemuksen ja allekirjoittaa käyttöehtositoumuksen. Käyttölupahakemuksen voi tehdä esimerkiksi paperilomakkeella, sähköpostilla tai puhelimitse. Lupahakemuksen tiedot kirjataan Tiipii-tietokantaan (ks. luku 7). Käyttöehtositoumukset ovat allekirjoitettuja paperilomakkeita. Jos samalla käyttölupahakemuksella aineistoa pyytää useampi kuin yksi hakija, jokaisen pitää allekirjoittaa oma käyttöehtositoumus.

Kun käyttölupahakemus on mahdollisten lisätietopyyntöjen ja tarkistusten jälkeen todettu asianmukaiseksi ja kun käyttöehtositoumus on saatu allekirjoitettuna, tilaajalle toimitetaan kopio käyttöaineistosta hänen toivomassaan formaatissa ja toivomallaan tavalla (jakelupaketti). Tilaajalle lähetetään myös kopio hänen allekirjoittamastaan käyttöehtositoumuksesta.

Jatkokäyttöön toimittamiseen sisältyvät seuraavat asiakirjat:

4. Verkkosivusto

Yksi tietoarkiston keskeisistä tehtävistä on tiedottaa arkistoiduista tutkimusaineistoista. Aineistoluettelo, joka sisältää jokaisen aineiston laajat kuvailutiedot, on vapaasti saatavilla tietoarkiston verkkosivustolla. Aineistoluetteloa päivitetään jatkuvasti.

Verkkosivuilla tiedotetaan myös aineistojen jatkokäytöstä, tutkimusmenetelmistä ja tutkimuksen tietosuojakysymyksistä. Tutkimusaineistojen arkistoinnin ohjeistamisen lisäksi sivuilla annetaan myös menetelmällistä ohjausta tutkimuksen tekoon. Näitä sivuja päivitetään tarpeen vaatiessa.

Tietolähteinä verkkosivustolla käytetään tietoarkiston perustamisasiakirjoja, arkistoitujen aineistojen tiedostoja, data-arkistoalan kirjallisuutta ja tiedotteita sekä tutkimuskirjallisuutta. Sivuista otetaan joka vuosi ja aina ennen suuria muutoksia yksi pysyvästi säilytettävä kopio. Sivustoon tehdyistä muutoksista pidetään kirjaa versionhallintajärjestelmän avulla. Verkkosivuston osoite on http://www.fsd.uta.fi/.

5. Tietojärjestelmät ja tietoturva

Tietoarkistossa on käytössä operationaalinen relaatiotietokanta (ns. Tiipii-tietokanta), jota käytetään kaiken arkistotyön sisäisenä rekisteröintijärjestelmänä. Tietokantaan pääsee vain tietoarkiston henkilökunta käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Tietokannasta tuotetaan tietoarkiston keskeisimmät toimintatilastot ja lukuisia eri raportteja ja tilastoja aineistoista ja tietoarkistotyöstä. Aineistojen tietoja poistettaessa, lisättäessä ja muutettaessa järjestelmä kirjaa tiedon käyttäjästä sekä ajankohdasta. Käyttäjä itse kirjaa toimenpiteen kuvailun ja syyn (ks. tietojärjestelmäseloste liite 2).

Tietoarkistossa on sisäiseen käyttöön tarkoitettu intranet, johon on pääsy vain tietoarkiston henkilökunnalla omilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Intranet sisältää laajan ja yksityiskohtaisen arkistotyön käsikirjan.

Sähköisiä tietoaineistoja säilytetään tietoarkiston omalla levypalvelimella. Levypalvelin sijaitsee tietoarkiston omassa konesalissa. Konesali on lukittu ja kulunvalvonnan piirissä. Sinne on pääsy nimetyillä tietoarkiston työntekijöillä.

Median fyysisen vaurioitumisen (esimerkiksi kovalevyn vikaantuminen tai tulipalo) varalta tietoarkiston sisäisellä palvelimella olevat pitkäaikaissäilytettävät tietoaineistot kopioidaan Tampereen yliopiston tietohallinnon levypalvelimelle tietoarkiston käyttöön osoitetulle levyalueelle (ns. peili). Peili sijaitsee tietohallinnon konesalissa ja tietohallinto hallinnoi sitä. Peilin tietoihin on pääsy tietohallinnon ylläpitoryhmän jäsenillä ja nimetyillä tietoarkiston työntekijöillä. Tietohallinnon konesali on lukittu, paloturvallinen ja kulunvalvonnan piirissä. Tietohallinto varmistaa peilin tiedot nauhalle oman varmistusstrategiansa mukaisesti. Peilausprosessissa käytetään apuna tietoarkiston sisäistä palvelinta (ns. apupalvelin), johon myös jää tiedostokopiot aineistoista. Apupalvelin sijaitsee samassa lukitussa atk-tilassa tietoarkiston oman levypalvelimen kanssa.

Apupalvelimelta otetaan varmuuskopiot nauhalle. Tällä hetkellä käytössä on LTO-3-tyyppinen nauha. Nauhakopiot tuotetaan palvelimen omilla varmistustyökaluilla ja ajan kuluessa syntyy useita nauhakopioita. Kaikkia nauhoja säilytetään datakaapissa (paloturvaluokka S 120 DIS), joka sijaitsee tietoarkiston konesalissa. Tietoarkiston aineistovarannosta toimitetaan yksi nauhakopio arkistolaitokseen keväisin ja syksyisin. Nauhojen kuntoa tarkkaillaan, ja vioittuneet nauhat korvataan tarvittaessa uusilla. Hylätyt nauhat hävitetään toimittamalla ne tuhottavaksi Tampereen yliopiston antamien henkilötietoja sisältävien tallenteiden hävittämistä koskevien määräysten mukaisesti. Samalla tavalla tuhotaan myös muut vikaantuneet mediat.

Tampereen yliopisto vaatii tietojärjestelmien ylläpitäjiltä erillisen vaitiolositoumuksen. Vaatimus koskee myös tietoarkiston teknisten palveluiden henkilöstöä ja Tampereen yliopiston tietohallinnon ylläpitohenkilöstöä.

Laitteistojen, ohjelmistojen ja tallennusmenetelmien vanheneminen johtaa aika ajoin migraatiotarpeeseen eli tarpeeseen muuntaa aineistovaranto toiseen laite- ja ohjelmistoympäristöön sopiviksi. Migraatio ei muuta aineistojen tietosisältöä. Pitkäaikaisesti säilytettävien aineistojen tiedostoformaatit on valittu siten, että ne ovat mahdollisimman helposti muutettavissa. Ensisijaisesti suositaan avoimia, standardien mukaisia ja useiden valmistajien tukemia formaatteja suljettujen ja valmistajariippuvien formaattien sijaan. Tietoarkistossa seurataan tiiviisti alan kehitystä.

Tietoarkiston pysyvästi säilytettävät paperiasiakirjat säilytetään arkistohuoneessa. Arkistohuoneessa on palovaroittimet ja näytteenottoilmaisinjärjestelmä (Stratos Micra 100), joka jatkuvasti aktiivisesti analysoi ilman savupitoisuutta. Rakenteeltaan tila täyttää tällä järjestelmällä varustetulle arkistohuoneelle asetetut määräykset (paloluokka: EI120, kantavat rakenteet: R180, ovi: EI120, varustettu sulkijalaitteistolla). Arkistohuone sijaitsee Virta-rakennuksessa, jonka paloluokka on P1. Avaimia arkistohuoneeseen on tietoarkiston henkilökunnalla ja Virta-kiinteistöä vartioivilla/huoltavilla vahtimestareilla. Tampereen yliopiston muulla henkilökunnalla tai siivoojilla ei ole pääsyä arkistohuoneeseen.

Jos luovuttaja lähettää aineiston tai tilaaja haluaa aineiston HTTP- tai SFTP-siirtona tai -hakuna, siirron tapahtumisajankohdasta sovitaan luovuttajan/tilaajan kanssa ja siirtoon käytetyt tunnukset poistetaan käytöstä siirron onnistumisen varmistuttua.

9. Tähänastiset kertymät ja ennuste

Paperiset sopimusasiakirjat (aineistojen luovutussopimukset, käyttölupahakemukset ja käyttöehtositoumukset): kertymä vuodesta 1999 huhtikuuhun 2011 on 19 arkistokoteloa (1,6 hyllymetriä). Kertymäennuste: 2 arkistokoteloa (0,2 hyllymetriä) vuodessa.

Tutkimusaineistoja kontekstoivat pysyvästi säilytettävät paperimateriaalit: kertymä vuodesta 1999 huhtikuuhun 2011 on 39 arkistokoteloa (3 hyllymetriä). Kertymäennuste: 2 arkistokoteloa (0,2 hyllymetriä) vuodessa.

Sähköiset tutkimusaineistot ja niihin liittyvä muu sähköinen materiaali: kertymä vuodesta 1999 huhtikuuhun 2011 on 11 Gt. Kertymäennuste: noin 1 gigatavu vuodessa.

Tietoarkistossa säilytettävät hallinnolliset asiakirjat: kertymä vuodesta 1999 huhtikuuhun 2011 on 8 arkistokoteloa (0,7 hyllymetriä). Kertymäennuste: 0,5 arkistokoteloa (0,1 hyllymetriä) vuodessa.

viimeksi päivitetty 2011-04-08