« AMS:n etusivulle

Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Liite 3. Henkilörekisteriseloste

Taulu 1.

Rekisterinpitäjä	Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto 33014 Tampereen yliopisto p. +358 40 190 1432
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö	Sirkka Säynäjäkangas Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto 33014 Tampereen yliopisto Puh. +358 40 190 1433
Rekisterin nimi	Tietoarkiston asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	1. Asiakaspalvelun hoitaminen aineistonluovuttajien ja tilaajien kanssa 2. Tietoarkiston perustehtäviin sisältyvä tietopalvelu ja tiedottaminen seuraavista asioista: (a) saatavilla olevat tutkimusaineistot, (b) tutkimusaineistojen jatkokäyttömahdollisuudet, (c) tutkimusaineistojen keruu ja käsittely, (d) tutkimusaineistoja koskevat tietosuoja- ja tietoturva-asiat, (e) tietoarkiston muu tutkimusta palveleva toiminta. Vuosittain ilmestyvän tietoarkistolehden postitukseen voidaan käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa, jolle luovutetaan toimitusta varten lehdensaajien nimi- ja osoitetiedot.
Rekisterin tietosisältö	Tietoarkiston asiakkaiden (aineistonluovuttajien ja tilaajien) nimet ja yhteystiedot sekä tietoarkiston palvelujen kohderyhmiin kuuluvien tutkimusorganisaatioiden osoitteet ja henkilökunnan nimet ja työosoitteet.
Säännönmukaiset tietolähteet	Aineistonluovutussopimukset. Lomakkeessa asiakkaat antavat suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön tietoarkiston toiminnasta tiedottamiseen. Aineistojen käyttölupahakemukset. Lomakkeessa asiakkaat antavat suostumuksensa nimi- ja osoitetietojensa käyttöön tietoarkiston toiminnasta tiedottamiseen. Neuvottelut tutkijoiden kanssa Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) käyttöilmoituslomakkeet Tutkimusorganisaatioiden esitteet ja verkkosivut (muun muassa henkilökuntalistat). Perusteena Henkilötietolain 19 § 3. mom. ja asiallinen yhteys: tietoarkistolla on tutkimusta palveleva tiedotustehtävä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle	Rekisterin tietoja käytetään asiakaspalveluun, tutkimusaineistojen arkistointiin ja jatkokäyttöön liittyviin yhteydenottoihin ja tutkimusaineistojen hankintayhteydenottoihin. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet	Asiakasrekisteri sijaitsee tietoarkiston sisäisen palvelimen verkkolevyllä. Asiakasrekisteriin pääsee vain tietoarkiston henkilökunta omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan. Paperimuodossa olevat aineistonluovutussopimukset ja käyttölupahakemukset säilytetään tietoarkiston lukitussa arkistohuoneessa, jonne on pääsy vain tietoarkiston henkilökunnalla ja kiinteistöä huoltavilla vahtimestareilla.

viimeksi päivitetty 2011-03-15