« AMS:n etusivulle

Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Liite 2. Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
33014 Tampereen yliopisto
p. +358 40 190 1432
Tietosuojavastaava Arja Kuula-Luumi
puh. +358 40 190 1438
arja.kuula-luumi at uta.fi
Rekisterin nimi Tietoarkiston asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
  1. Asiakaspalvelun hoitaminen aineiston tekijöiden eli arkistoijien ja tilaajien eli käyttäjien kanssa (aineistojen käyttöoikeuksien ja aineistotoimitusten hallinta)
  2. Sähköisten aineistotoimitusten ja niiden käyttötarkoitusten asiakaskohtaisten tietojen tallentaminen
  3. Tietoarkiston palveluista tiedottaminen
  4. Tietoarkistolehden postitus lehden tilaajille
  5. Tietopalvelu ja muu asiakaspalvelu
Asiakasrekisterin tietosisältö käyttötarkoituksittain eriteltynä
  1. Aineistonsa tietoarkistoon arkistoivat asiakkaat: nimi, asiointikieli, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, postitusosoite, puhelinnumero
  2. Tietoarkiston palveluportaali Ailan rekisteröityneet asiakkaat: nimi, asiointikieli, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, postitusosoite, puhelinnumero, käyttäjätunnus, markkinoinnin sallimista tai kieltämistä koskeva tieto
  3. Käyttölupahakemuksen toimittavat asiakkaat: nimi, asiointikieli, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, postitusosoite, puhelinnumero
  4. Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) opetuskäyttäjät: nimi, sähköpostiosoite, taustaorganisaatio, postitusosoite, tarvittaessa puhelinnumero
  5. Tietoarkistolehden tilaajat: nimi, postitusosoite
  6. Tietoarkiston sähköpostilistat: nimi, sähköpostiosoite
  7. Tietopalvelu: nimi, taustaorganisaatio
  8. Tietoarkiston yhteistyökumppanit ja sidosryhmäasiakkaat: nimi, asiointikieli, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, postitusosoite
Muut kerättävät tunnistetiedot
Tietoarkiston www-sivuilla käyvien lokitiedostot ovat joissain tapauksissa henkilöön yhdistettävissä olevaa tietoa (käyttäjän IP-osoite). Lokitiedostoja käytetään verkkopalvelun teknisen toteutuksen ja käytettävyyden arviointiin ja kehittämiseen. Lisäksi niistä tuotetaan anonyymiä tilastotietoa verkkopalvelujen käytöstä.

Poikkeustapauksissa lokitiedostoja voidaan käyttää aineistojen väärinkäytön selvitykseen.

Lokitietoja käsittelee vain sähköisten järjestelmien toteutuksesta, toimivuudesta ja tietoturvasta vastaava henkilökunta.
Henkilötietojen säilytys
Asiakastietoja päivitetään säännöllisesti. Vanhentuneet asiakastiedot poistetaan.

Ailan asiakasrekisterissä säilytetään asiakastietoja 24 kuukautta asiakkaan viimeisimmästä palveluun kirjautumisesta. Tiedot poistetaan sen jälkeen automaattisesti.

Tietoarkiston www-sivuilla käyvien lokitietoja säilytetään tietoarkistossa viisi vuotta.

Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti asiakastiedoista säilytetään
  1. Pysyvästi arkistointisopimuksiin kirjatut tiedot (aineistojen tekijöiden yhteystiedot, aineistojen käyttöehdot)
  2. 20 vuotta aineistotoimituksia ja niiden saajia koskevat yksilöintitiedot ja asiakkaiden ilmoittamat aineistojen käyttötarkoitukset (vuoteen 2013 saakka paperilla ja sähköisesti, vuodesta 2014 alkaen sähköisesti)
Tietojen tarkistus- ja poisto-oikeus
Ailaan kirjautuva voi tarkistaa omat henkilötietonsa ennen niiden varsinaista luovuttamista Ailan asiakasrekisteriin. Lisäksi Ailan asiakkaat voivat tarkistaa ja korjata yhteystietojansa ja kieltää tai sallia markkinoinnin myös myöhemmin kirjautumalla omilla tunnuksillaan Ailaan.

Kaikki tietoarkiston asiakkaat – myös Ailan asiakkaaksi kirjautuneet – voivat pyytää tietojensa poistamista tai korjaamista asiakasrekisteristä ilmoittamalla asiasta tietoarkiston asiakaspalveluun puhelimitse, kirjallisesti tai käymällä tietoarkistossa.

Jos HAKA-tunnuksilla asiakkaaksi rekisteröityvä huomaa automaattisesti ilmenevissä henkilötiedoissaan virheitä, hänen tulee ottaa yhteys kotiorganisaatioonsa niiden korjaamiseksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
  1. Arkistointisopimus tietoarkiston ja aineistontekijän välillä. Lomake sisältää suostumuksen asiakastietojen tallentamiseen.
  2. Ailan asiakkaaksi rekisteröitymisen järjestelmä
    1. Ailan asiakkaaksi Haka-luottamusverkoston kautta rekisteröityvien henkilötiedoista saadaan osa asiakkaan omasta kotiorganisaatiosta. Minimissään asiakkaaksi kirjautuvan kotiorganisaatiosta saadaan asiakkaan käyttäjätunnus, etunimi, sukunimi ja taustaorganisaatio. Loput henkilötiedot asiakas kirjaa itse (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiointikieli). Asiakkaaksi rekisteröityvä suostuu asiakastietojensa tallentamiseen.
    2. Haka-luottamusverkoston ulkopuoliset asiakkaat täyttävät itse Ailan asiakkuuden edellyttämät henkilötietonsa (etunimi, sukunimi, taustaorganisaatio, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja asiointikieli). Asiakkaaksi rekisteröityvä suostuu asiakastietojensa tallentamiseen.
  3. Asiakkaan täyttämä käyttölupahakemus. Lomake sisältää suostumuksen asiakastietojen tallentamiseen.
  4. Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) käyttöilmoituslomakkeet. Lomake sisältää suostumuksen asiakastietojen tallentamiseen.
  5. Asiakkaiden tietopalvelu. Tietopalvelupyynnöt kirjataan, jotta voidaan varmistaa mahdollisimman nopea palvelu ja sisäinen työnjako asiakaspalvelussa. Tietopalvelusta tallennetaan asiakkaan nimi, taustaorganisaatio, tietopalvelukysymys ja siihen annettu vastaus päivämäärineen.
  6. Ailan aineistojen latausjärjestelmä
  7. Tutkimusorganisaatioiden esitteet ja verkkosivut (muun muassa henkilökuntalistat).
Säännönmukainen tietojen luovutus
Asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Aineistojen käyttäjistä voidaan kuitenkin luovuttaa säännönmukaisesti tietoja aineistonsa tietoarkistoon arkistoineille. Luovutuksen pääperiaatteet:
  1. Huomattava osa aineistonsa arkistoineista haluaa tiedot vain heidän aineistojansa käyttäneiden taustaorganisaatiosta ja aineistojen käyttötarkoituksista luokiteltuna. Heille toimitetaan tilastotiedot aineistotoimituksista, eikä niihin sisällytetä mitään henkilötietoja.
  2. Tietoarkisto voi luovuttaa aineistonsa arkistoineille yksilöidyt tiedot heidän aineistojensa käyttäjistä ja käyttötarkoituksista, kun he sitä edellyttävät. Tällöin aineistojaan arkistoineille luovutetaan seuraavat tiedot heidän aineistojansa käyttäneistä asiakkaista:
    • etunimi ja sukunimi
    • taustaorganisaatio
    • ladatut aineistot ja asiakkaan ilmoittama aineiston käyttötarkoitus

Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Suomi on jäsen eurooppalaisessa CESSDA-tutkimusinfrastruktuurissa, jossa Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on kansallinen palveluntuottaja. CESSDAlla on mahdollisuus päättää sähköisten palvelujen tarkoituksenmukaisesta keskittämisestä. Mikäli CESSDA päättää keskittää jäsenvaltioiden asiakasrekisterit, myös tietoarkiston asiakasrekisteri siirretään päätöksen mukaisesti. CESSDA noudattaa kaikessa toiminnassaan EU:n tietosuoja- ja tietoturvamääräyksiä.
Poikkeustapaukset tietojen luovutukseen
Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineistonsa tietoarkistoon arkistoineille, asiakkaan organisaatiolle ja tutkimusrahoittajalle. Väärinkäytösten selvitykseen tietoarkistolla on oikeus luovuttaa yllä mainituille asiakkaasta
  • etunimi ja sukunimi
  • käyttäjätunnus
  • taustaorganisaatio
  • sähköpostiosoite
  • postiosoite
  • puhelinnumero
  • tiedot asiakkaan saamista aineistoista ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus
Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoverkossa siirrettäessä henkilötiedot on suojattu TSL/SSL-tekniikalla. Asiakasrekisteri sijaitsee tietoarkiston sisäisen palvelimen verkkolevyllä. Asiakasrekisteriin pääsee vain tietoarkiston henkilökunta omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan.

Paperimuodossa olevat arkistointisopimukset ja käyttölupahakemukset säilytetään tietoarkiston lukitussa arkistohuoneessa, jonne on pääsy vain tietoarkiston henkilökunnalla ja kiinteistön huollosta vastaavilla.
viimeksi päivitetty 2015-01-09