Laatu, arviointi ja kehittäminen Yhteiskuntatieteellisessä tietoarkistossa

laadunvarmistus | toimintatapojen kehittäminen | toiminnan arviointi | tutkimuksen vahvistaminen | opetuksen ja opiskelun tukeminen | yhteiskunnallinen vaikuttavuus | palaute

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on Tampereen yliopiston yhteydessä toimiva valtakunnallinen yksikkö. Tietoarkiston laatutyötä ohjaa Tampereen yliopiston laatujärjestelmä ja laatutyön käytännön toteuttamisesta huolehtii nimetty laatukoordinaattori. Tampereen yliopiston laatujärjestelmää täydentää tietoarkiston oma laatutyö sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämisen ja jatkokäytön suhteen. Tietoarkiston laatutyö on avointa, systemaattista ja läpinäkyvää.

Tietoarkistolla on Data Seal of Approval (DSA) -sertifikaatti, joka voidaan myöntää organisaatiolle, joka säilyttää sähköisiä aineistoja luotettavasti ja joka mahdollistaa aineistojen jatkokäytön.

Laadunvarmistus

Laadunvarmistus on olennainen osa Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston toimintaa. Tietoarkiston rooli sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytyksen johtavana asiantuntijaorganisaationa, valtakunnallisena tutkimuksen ja opetuksen tukiyksikkönä ja kansainvälisenä toimijana vaatii innovatiivisen otteen lisäksi tarkkaan harkittuja, yhdenmukaisia ja ohjeistettuja menettelytapoja sekä toiminnan avoimuutta. Aineistojen pitkäaikaissäilyttämisen käytännöt ovat kansainvälisten formaattien ja standardien mukaisia. Tietoarkiston verkkosivuja päivitetään jatkuvasti niin, että tiedot aineistoista ja palveluista ovat aina mahdollisimman kattavat ja ajantasaiset.

Järjestelmällisen kehittämisen kannalta pidämme tärkeänä pitää yllä ja kehittää erityisesti seuraavia käytäntöjämme ja toimintatapojamme:

  • Tietoarkiston toimintakäsikirja. Tietoarkiston toimintakäsikirja on tuotettu yliopiston yhteisen rakenteen mukaisesti ja se sisältää neljä päälukua: Tavoitteet ja johtaminen, Voimavarat, Tehtävät ja Laadunhallinta ja kehittäminen. Toimintakäsikirjasta vastaavat tietoarkiston laatukoordinaattori ja laaturyhmä. Toimintakäsikirja on saatavilla yliopiston intranetissä.
  • Strategia- ja toimintasuunnitelmat, työjärjestys ja vuosikertomukset. Tietoarkisto tekee vuosisuunnittelun yliopiston käytäntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Tietoarkiston toimintaa ohjaa valtakunnallinen neuvottelukunta.
    » Strategia- ja toimintasuunnitelmat sekä vuosikertomukset
    » Tietoarkiston valtakunnallinen neuvottelukunta
  • Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). AMS:ssa käsitellään tietoarkiston asiakirjalliset tietovarannot ja toimenpiteet. Suunnitelmassa kuvataan muun muassa aineistopalvelun työprosessi, seulontaperiaatteet ja tietoturva- ja tietosuojakäytännöt. Suunnitelman liitteinä on tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet.
    » Arkistonmuodostussuunnitelma
  • Sisäinen käsikirja. Tietoarkiston sisäisen käsikirjan aihealueina ovat kaikki arkiston keskeiset toiminnat: aineistojen hankinta, dokumentointi DDI-formaatin mukaisesti, datatiedostojen prosessointi, asiakaspalvelu, tiedottaminen, hallinto, arkistossa tehtyjen ohjelmien manuaalit, koulutusmateriaalit ja tietoturvaohjeistus. Käsikirja varmistaa toimintojen yhdenmukaisuuden ja laadun sekä helpottaa työhön perehdyttämistä.
  • Operationaalinen tietokanta. Tietoarkiston sisäiseen käyttöön tarkoitetun tietokannan avulla hallinnoidaan asiakastietoja ja koordinoidaan aineistojen arkistointia ja käyttäjäpalvelun toimintaa. Tietokantaraporttien avulla seurataan mm. strategia- ja toimintasuunnitelmissa asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja aineistojen arkistointiprosessia.
  • Oman työn dokumentointi. Monet tietoarkiston tehtävistä ovat ainutlaatuisia Suomessa ja luonteeltaan sellaisia, että ne hallitsee tietoarkiston kokoisessa organisaatiossa vain yksi asiantuntija. Oman työn huolellinen dokumentointi on tärkeää toiminnan jatkuvuuden kannalta erityisesti henkilöstövaihdostilanteissa.
  • Viikkokokous ja intranet. Sisäistä tiedonkulkua varmistavia käytäntöjä ovat muun muassa koko henkilökunnan yhteinen kokous kerran viikossa, yhteiset verkkolevyt, kokousmuistiot, henkilökunnan sähköpostilista ja tietoarkiston intranet.
  • Henkilöstökoulutus. Asiantunteva ja osaava henkilöstö on tietoarkiston keskeisin voimavara. Henkilöstöltä edellytetään monitaitoisuutta, hyviä vuorovaikutustaitoja ja kehittyvää erityisalansa osaamista muuttuvassa toimintaympäristössä. Tietoarkiston henkilöstösuunnittelu toteutetaan yliopiston henkilöstösuunnitteluohjeiden mukaan.
  • Tiedotus. Tietoarkiston palvelut ovat kattavasti esille ajantasaisilla verkkosivuilla, jotka ovat avoimesti käytettävissä. Verkkosivuilla tavoitetaan tasapuolisesti kaikkien yliopistojen tutkijat ja opiskelijat. Toiminnasta ja palveluista tiedotetaan verkkosivujen lisäksi sähköpostilistalla, asiakaslehdessä, tieteellisillä päivillä ja seminaareissa sekä jakelemalla sähköisiä tiedotteita median edustajille ja eri yliopistojen tiedotusyksikköjen kautta. Kerran vuodessa painettuna ilmestyvä Tietoarkisto-lehti toimitetaan tärkeimmille asiakas- ja sidosryhmille.
    » Sähköpostilista
    » Tietoarkisto-lehti
    » Tiedotteet

Toimintatapojen kehittäminen

Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti oman alansa toimintatapojen ja menetelmien luomiseen ja kehittämiseen muun muassa toimimalla alan kansainvälisissä organisaatioissa, esimerkiksi aineistojen kuvailuformaattia kehittävässä DDI-allianssissa. Tietoarkisto on eurooppalaisen tietoarkistoalan tutkimusinfrastruktuurin CESSDAn kansallinen palveluntuottaja Suomessa.

Toiminnan arviointi

Tietoarkisto arvioi toimintaansa säännöllisesti. Osana Tampereen yliopiston laadunvarmistusta tietoarkisto toteuttaa itsearvioinnin CAF-arviointimalliin pohjautuen. Lisäksi tietoarkisto arvioi toimintaansa käyttäjäkyselyillä ja asiakaspalautteen perusteella sekä sisäisestä tietokannasta säännöllisesti ajettavien raporttien avulla. Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan vuoden mittaan pidettävissä työkokouksissa. Keskeisiä toimintalukuja ja -tietoja verrataan vuosittain muiden eurooppalaisten data-arkistojen tietoihin, ja pitkäaikaissäilytyksen luotettavuutta on itsearvioitu mm. TDR-menetelmän avulla.

Tutkimuksen vahvistaminen

Tietoarkisto edistää tieteen avoimuutta, läpinäkyvyyttä, tiedon kumuloitumista ja olemassa olevan tiedon tehokasta tutkimuskäyttöä. Tietoarkiston peruspalvelut eli tutkimusaineistojen arkistointi ja toimittaminen jatkokäyttäjille ovat yksikön tärkeimmät tutkimusta ja kansainvälisyyttä vahvistavat toiminnot. Lisäksi tietoarkisto tarjoaa aineistoihin liittyvää tietopalvelua ja opastaa sekä koti- että ulkomaisten aineistojen etsimisessä.

Lisäksi tietoarkisto neuvoo tutkijoita tutkimuksen tietoaineistojen hallinnassa ja tutkimusetiikkaa koskevissa kysymyksissä. Tietoarkisto antaa ohjeita hyvien tieteellisten käytäntöjen noudattamiseen tutkimusaineiston elinkaaren eri vaiheissa. Tietoarkiston asiantuntijat muun muassa osallistuvat valtakunnallisiin tutkimusetiikan seminaareihin ja pitävät tutkimusaineistojen avoimuutta, etiikkaa ja tietosuojaa koskevia esityksiä. Aineistonhallinnan käsikirja on verkossa avoimesti käytettävissä.

» Aineistot-sivusto
» Tutkimusetiikka-sivusto
» Tutkittavien informointi -sivusto
» Aineistonhallinnan käsikirja

Opetuksen ja opiskelun tukeminen

Arkistoituja tutkimusaineistoja toimitetaan opetukseen ja opiskeluun, ja opiskelijat ovat tärkeä asiakasryhmä. Tietoarkistosta voi tilata esittelyjä tutkimusaineistojen jatkokäytöstä, pitkäaikaissäilytyksestä ja muista tietoarkiston peruspalveluista. Esittelyitä pidetään esimerkiksi opiskelijoille suunnatuille tutkimusmenetelmäkursseilla ja seminaareissa sekä tieteellisillä päivillä. Tietoarkiston henkilökunta antaa myös maksullista räätälöityä koulutusta asiantuntemusalaltaan ja tiedottaa valikoiduista yhteistyökumppaniensa koulutuksista.

Tietoarkiston verkkosivuilla on avoimesti käytettävissä olevia ohjeita opetuksen ja opiskelun tueksi, kuten esimerkiksi menetelmäopetuksen tietovaranto, opas kvantitatiivisten aineistojen jatkokäyttöön, aineistonhallinnan käsikirja ja tutkimusetiikkaa koskevat sivut. Tietoarkiston palvelut tarjoavat mahdollisuuksia hyvään ja joustavaan, erilaisia oppijoita huomioivaan oppimiseen ja opiskeluun.

» Menetelmäopetuksen tietovaranto
» Opas kvantitatiivisten aineistojen jatkokäyttöön (pdf)

Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

Tietoarkisto tukee tutkimusyhteisön yhteiskunnallista vaikuttavuutta tarjoamalla tietoaineistoja sekä datan hallintaan liittyvää koulutusta ja tietopalvelua. Kansallisella ja kansainvälisellä tasolla tietoarkisto toimii aktiivisesti alan järjestöissä ja organisaatioissa.

Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön ja keskusteluun omilla asiantuntemusalueillaan ja on jäsen useissa alansa kotimaisissa ja kansainvälisissä organisaatioissa. Tutkimuksen kansainvälisyyttä vahvistavat säännöllisesti kerättävät kansainväliset vertailuaineistot, joiden suunnittelussa ja keruun rahoituksessa tietoarkistolla on keskeinen rooli. Näistä aineistoista tuotetut julkaisut ovat myös lisänneet tietoarkiston yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Tietoarkiston aineistovarannon ansiosta ja kansainvälisen yhteistyön kautta suomalaiset tutkijat ja opiskelijat saavat entistä helpommin käyttöönsä kansainvälisiä vertailuaineistoja. Samoin Suomi on entistä useammin mukana vertailukohteena muissa maissa tehdyissä tutkimuksissa.

Palaute

Otamme mielellämme vastaan palautetta sekä tästä laatudokumentista että palveluistamme. Voit lähettää kommenttisi, kritiikkisi tai kehitysehdotuksesi Helena Laaksoselle tai osoitteeseen fsd@uta.fi.

viimeksi päivitetty 2015-09-23