Teksti: Helena Laaksonen Kuva: Outi Törnblom

Tietoarkiston omat asiantuntijat rakensivat palveluportaali Ailan

Tavoitteena nopea aineistojen toimitus ja tyytyväiset asiakkaat

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto rakensi palveluportaali Ailan oman henkilökunnan voimin Suomen Akatemian myöntämällä hankerahoituksella. Palveluportaalin rakentaminen oli valtava ponnistus, johon lähes koko henkilökunta osallistui.

Tähän juttuun on haastateltu viittä tekijää tietoarkiston aineistopalvelusta ja teknisistä palveluista. Heidän lisäkseen monet muut tietoarkistolaiset ovat käyttäneet tunteja ja taas tunteja sisältöjen ja toimintojen suunnitteluun, tekemiseen, testaamiseen, kääntämiseen englanniksi ja kommentointiin.

Alussa oli haave

Tietoarkiston teknisten palvelujen esimies atk-erikoistutkija Matti Heinonen muistelee, että palveluportaalin rakentamisesta alettiin tietoarkistossa haaveilla jo kymmenisen vuotta sitten. Kun Ison-Britannian data-arkisto UKDA avasi aineistoportaalinsa, haave sai selkeän muodon ja tietoarkistossa ajateltiin, että tuollaisen mekin tarvitsemme. Toteuttamiseen ei kuitenkaan ollut voimavaroja ennen niin sanottua FIRI- eli infrastruktuurirahoitusta, jota Suomen Akatemia jakoi ensimmäisen kerran vuonna 2010.

— Kun rahoitusta sai jopa viideksi vuodeksi, se oli riittävän pitkä aika, jotta tähän voitiin ryhtyä. Heinosen mukaan myös henkilöresurssien suhteen ajoitus oli kohdallaan. Teknisten palvelujen puolella oli parahiksi FIRI-rahoituksen alkuun koossa sopiva projektiryhmä. Järjestelmäsuunnittelijat Jani Hautamäki ja Toni Sissala suorittivat molemmat siviilipalveluksensa tietoarkistossa ja jatkoivat palveluksen jälkeen palveluportaalin ohjelmistokehityksessä työsuhteessa.

Vielä rahoitushakemusta kirjoitettaessa ei tietoarkistossa ymmärretty, miten työläästä hankkeesta oli käytännössä kysymys. Hakemuksessa palveluportaali oli vielä hyvin abstrakti rakennelma. Kehittämispäällikkö Arja Kuula-Luumi sanoo prosessin yllättäneen monella tavalla.

— En ollut ymmärtänyt, mitä kaikkea pitää ottaa huomioon tietoteknisesti, kun jokin toiminto toteutetaan. Aivan samalla tavalla teknisissä palveluissa ei ollut täydellistä käsitystä aineistopalvelun prosessin kokonaisuudesta, hän sanoo. — Fläppitaulua käytettiin paljon, kun väännettiin rautalangasta asioita puolin ja toisin, uudelleen ja uudelleen.

Näkemykset ja toiveet sovitettiin yhteen, ja niitä muokattiin joustavasti projektin edetessä.

kuvituskuva

Haastatellut kuvassa (vasemmalta) Matti Heinonen, Hannele Keckman-Koivuniemi, Toni Sissala, Jani Hautamäki ja Arja Kuula-Luumi.

Eiku...

Sekä teknisten palvelujen että aineistopalvelun edustajat ovat yhtä mieltä talon sisällä toteutetun hankkeen parhaasta puolesta verrattuna ostettuun. Talon sisällä toteutetussa tuotannossa voi joustavasti korjata suuntaa ja muotoilla toiveensa uudella tavalla. Heinosen mukaan ero tiivistyy ilmaukseen "eiku". — Talon sisäisessä projektissa voidaan sanoa eiku helpommin. Eikun hinta näkyy yleensä viiveenä valmistumisaikataulussa. Jos ulkopuoliselle tekijälle sanotaan eiku, pitää samalla antaa laskutusosoite, Heinonen vitsailee.

Sissala pitää merkittävänä etuna sitä, että talon sisäisessä tuotannossa kaikki tietotaito on itsellä. — Sitä voidaan suoraan hyödyntää käyttöönotossa, koulutuksessa, ylläpidossa ja muutoksia tehtäessä.

Palveluportaalin rakentaminen on opettanut tietoarkistolaisille paljon ja muokannut myös yksikön työtapoja. Teknisellä puolella palveluportaalia varten tehtiin paljon teknologista pohjatyötä, jolle on käyttöä jatkossa muiden palvelujen rakentamisessa. — Esimerkiksi Haka-luottamusverkoston ulkopuolisten käyttäjien autentikointiratkaisua käytämme tulevaisuudessa, Heinonen vakuuttaa.

Käyttöehdot yksinkertaisemmiksi

Paperimuotoisen aineistojen toimitusjärjestelmän aikana arkistoiduilla aineistoilla oli erilaisia käyttöehtoja, vaikka peruskäyttöehtotyypit olivatkin hyvin samanlaiset kuin nykyisin käytössä olevat. Tämän vuoksi jotkin arkistointisopimukset oli tehtävä uudelleen, jotta aineistot voitiin siirtää palveluportaaliin. Samalla aineistopalvelu kävi läpi kaikkien arkistoitujen aineistojen sopimukset. Sopimusten uusiminen vei arvioitua enemmän aikaa.

Palveluportaalissa käyttöehtojen viidakko karsiutui neljään selkeään luokkaan. Aineisto voi olla käytettävissä vapaasti; käytettävissä tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun; käytettävissä vain tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin tai käytettävissä vain erillisellä luvalla.

— Vielä Ailan avaamisen jälkeen olemme joutuneet määrittelemään tarkemmin, mitä tarkoitamme tutkimuksella ja toisaalta kenelle aineistoja voidaan luovuttaa, kertoo tietopalveluasiantuntija Hannele Keckman-Koivuniemi.

Tarpeen herättivät jotkin Haka-luottamusverkoston ulkopuolelta tulleet hakemukset. Käyttäjätunnuksen voi yleensä saada vain, jos henkilö opiskelee, opettaa tai tutkii yliopistossa, ammattikorkeakoulussa tai muussa tutkimusorganisaatiossa. Organisaatioiden ulkopuoliset henkilöt voivat katsella aineistojen kuvailutietoja ja ladata vain kaikille avoimia aineistoja.

Ailan kehitykseen aineksia käyttäjäpalautteesta

Ailan rakentajat ovat tyytyväisiä lopputulokseen, mutta parannettavaa tietenkin aina löytyy. Sekä aineistopalvelulla että teknisillä palveluilla on mielessään monia parannuksia ja kehitysideoita Ailaan. Joitakin ideoita on saatu jo asiakkailtakin. Asiakkaiden käyttäjäkokemukset ja kehitysideat ovat edelleen tervetulleita. Niitä toteutetaan – resurssien rajoissa.

Lisätietoja