Teksti ja kuva: Kaisa Järvelä
Opiskelijoiden kehittämä työkalu tekee kirjoitusaineistojen keräämisestä helppoa
Penna-verkkosovelluksen ansiosta yksittäinen tutkijakin voi jatkossa toteuttaa kirjoitusaineiston keruun vaivattomasti ilman teknistä osaamista. Työkalu on tarkoitettu avuksi tutkijoille, jotka aikovat arkistoida aineistonsa Tietoarkistoon.
Suomalaiset tutkijat käyttävät mielellään kilpakirjoitusaineistoja, mutta keruiden järjestäminen ja isojen aineistomäärien hallinta on ollut yksittäiselle tutkijalle tähän asti työläs prosessi. Suuri osa Tietoarkistoon tallennetuista kirjoitusaineistoista onkin ollut peräisin isojen organisaatioiden, kuten Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran järjestämistä keruista.
Pennan kehittämisestä vastasivat Tampereen yliopiston opiskelijat Jukka Ala-Fossi, Sirkku Seitamäki, Enna Raerinne, Valtteri Simola ja Juho Sipola sekä Juho Torkkeli ja Timo Tuulio. Kaksi viimeksi mainittua eivät päässeet kuvaan.
Pian kirjoitusaineiston keräämisestä ja arkistoimisesta tulee kuitenkin helppoa, kiitos Tietoarkiston uuden aineistonkeruutyökalun Pennan. Jos kaikki menee suunnitelmien mukaan, Tampereen yliopiston opiskelijoiden toteuttama verkkotyökalu on Tietoarkiston asiakkaiden käytössä viimeistään kesälomien jälkeen.
Tietoarkisto huolehtii keruun teknisestä toteutuksesta
—Huomasimme Tietoarkistossa, että arkistoituja kirjoitusaineistoja käytetään paljon, mutta yksittäisiltä tutkijoilta aineistoja tulee meille hyvin satunnaisesti, Tietoarkiston laadullisista aineistoista vastaava tietopalveluasiantuntija Jarkko Päivärinta kertoo.
—Pennan on tarkoitus madaltaa kynnystä kirjoitusaineistojen keräämiseen ja arkistoimiseen.
Jatkossa kirjoitusaineiston keräämistä ja arkistointia suunnitteleva tutkija voi ottaa yhteyttä suoraan Tietoarkistoon, sopia yhdessä asiakaspalvelijan kanssa siitä, mitä taustatietoja vastaajilta kerätään ja toimittaa kirjoituskutsutekstin Tietoarkistoon.
Tietoarkiston henkilökunta laatii verkkolomakkeen, jonka välityksellä keruuseen osallistujat voivat kirjoituksensa toimittaa, antaa linkin tutkijalle jaettavaksi, ja keruun loputtua toimittaa valmiin aineiston tutkijalle. Tutkijan huoleksi jää siis vain keruukutsutekstin laatiminen ja lomakkeeseen vievän linkin levittäminen valitsemissansa kanavissa.
Arkistointi helpottuu ja virtaviivaistuu
Aineiston keruuprosessin lisäksi Penna helpottaa aineistojen arkistointia. Keruulomakkeen taustatieto-osiossa kysytään aina lupaa aineiston arkistointiin. Tähän asti hyvänkin aineiston arkistointiprosessi on saattanut kariutua siihen, että tutkija ei ole huomannut kysyä keruuseen osallistujilta arkistointilupaa.
Muutenkin lomakkeen taustatieto-osio pyritään laatimaan niin, että aineiston käyttö on mahdollisimman helppoa tuleville jatkokäyttäjille.
Myös Tietoarkiston aineistonkäsittelijöiden työ virtaviivaistuu. Aikaisemmin aineistot ovat tulleet tutkijoilta monissa eri tiedostomuodoissa ja esimerkiksi aineistoa kuvailevassa metadatassa on saattanut olla monenlaisia puutteita.
—Pennan ansiosta aineistonkäsittelijämme pääsevät siirtymään sujuvasti normaaliin arkistointiputkeen ilman mutkikasta esiprosessointivaihetta, IT-palvelupäällikkö Matti Heinonen kuvailee.
Opiskelijaprojekti ylitti odotukset
Sekä Heinonen että Päivärinta ovat tyytyväisiä siihen, että Penna päädyttiin toteuttamaan nimenomaan opiskelijaprojektina.
Yhteistyö Tampereen yliopiston tietojenkäsittelytieteiden opiskelijoiden kanssa sujui paremmin kuin Tietoarkistossa uskallettiin etukäteen edes toivoa.
— Emme osanneet odottaa, että työkalu tulisi valmiiksi yhden opiskelijaprojektin aikana, Päivärinta kehuu.
Viime keväänä tietojenkäsittelytieteiden opiskelijat suunnittelivat ja toteuttivat onnistuneesti Tietoarkiston POHTIVA-tietovarannon uudistuksen. Vastaavia projekteja toteutetaan opiskelijayhteistyönä varmasti myös jatkossa.
Mikä Penna?
- Penna on Tampereen yliopiston opiskelijoiden Tietoarkiston tilauksesta kehittämä aineistonkeruutyökalu, joka on tarkoitettu erityisesti kirjoitusaineistojen keräämiseen.
- Työkalu on tarkoitus saada asiakaskäyttöön alkusyksyyn 2017 mennessä.
- Pennan asiakaskäyttöliittymään on kaikilla avoin pääsy.
- Sovelluksen etusivulla on lista kaikista käynnissä olevista julkisista keruista. Jos tutkija ei halua keruutansa julkiseksi, linkkiä keruukutsuun voi halutessaan jakaa vain itse valitsemissaan kanavissa.
- Tietoarkisto hoitaa keruun teknisen toteutuksen ja tiedostojen hallinnan tutkijan puolesta.
- Keruun päätyttyä tutkija saa valmiin aineistonsa Tietoarkistolta suoraan käyttöönsä.
- Pennan avulla kerätyt aineistot arkistoidaan Tietoarkistoon siltä osin kuin kirjoittajat ovat antaneet arkistointiin luvan.
