Tiedonhallinnan suunnittelu

Tiedonhallinnan suunnittelu

Aineistonhallintasuunnitelma on osa tutkimussuunitelmaa. Suunnitelmaa voi täydentää tutkimushankkeen alettua ja sen aikanakin, joskin tärkeimmät suuntaviivat ja periaatteet täytyy miettiä jo ennen projektin alkua ja viimeistään ennen aineiston keräämistä.

Aineistonhallinnan suunnittelun tarkoitus on varmistaa, että tutkimusaineistojen suhteen noudatetaan hyvää tieteellistä käytäntöä, että tutkimusaineisto ei vaarannu missään vaiheessa ja että informoitu jatkokäyttö on mahdollista.

Aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan miten tutkimusaineisto hankitaan, miten sitä käytetään ja säilytetään tutkimusprojektin aikana ja miten mahdollistetaan aineiston käyttö projektin päätyttyä. Tutkimussuunnitelmaan voi liittää esimerkiksi seuraavien mallien mukaiset tiiviit tiedonhallintasuunnitelmat:

Tutkimushankkeen alettua aineistonhallintasuunnitelmaa pitää tarkentaa ja olosuhteiden muuttuessa sitä pitää päivittää. Yksityiskohtaisen suunnitelman tulisi vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitä aineistoa kerätään?
  • Miten aineisto kerätään?
  • Mitkä ovat tutkimusaineiston omistus-, hallinta- ja tekijänoikeudet?
  • Kuka antaa käyttöoikeudet aineistoon?
  • Miten tutkittavia informoidaan?
  • Mitä ohjelmistoja käytetään aineiston tallentamiseen ja prosessointiin?
  • Miten varmistetaan aineiston (tekninen) laatu?
  • Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään?
  • Minkälaiset oikeudet eri käyttäjäryhmillä on tiedostojen lukemiseen ja käsittelyyn?
  • Miten hoidetaan varmuuskopiointi?
  • Miten aineiston käsittely dokumentoidaan?
  • Miten tallennetaan aineiston keruuta ja sisältöä kuvaava tieto (metadata)?
  • Miten varmistetaan tietosuoja?
  • Miten huolehditaan tietoturvasta?
  • Mitä aineistolle tapahtuu projektin päätyttyä?

Aineiston keruun suunnittelu

Yhteiskuntatieteellinen tutkimusaineisto on usein lomaketutkimus-, kysely- tai haastatteluaineisto, joka kerätään suoraan tutkittavilta esimerkiksi käynti-, puhelin- tai postikyselynä.

Tutkija tai projekti voi kerätä ja tallentaa aineiston itse, tai aineisto voidaan tilata joltain tiedonkeruu- tai haastatteluorganisaatiolta. Jos tutkimusprojekti päättää ostaa tiedonkeruun, tarjouspyyntö kannattaa lähettää usealle tiedonkeruuorganisaatiolle. Tarjouspyynnön laatimisessa voi ja kannattaa käyttää apuna tutkimusaineiston tiedonhallintasuunnitelmaa.

Tarjouspyynnössä pitää keruutavan, mahdollisen otoksen, aikataulun ja tutkimuskysymysten lisäksi määritellä miten, missä formaatissa ja kenelle tutkimusaineisto ja siihen liittyvä dokumentaatio toimitetaan. Viimeistään keruusopimuksessa tulee määritellä, kuka omistaa tutkimusaineiston tai hallinnoi sitä, minkälaiset ehdot tutkimusaineiston käytölle on ja miten tutkittavia informoidaan. Jos tutkimusaineisto aiotaan arkistoida jatkokäyttöä varten, voidaan sopia, että keruuorganisaatio toimittaa tutkimusaineistosta ja dokumentaatiosta kopiot suoraan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon.

Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) ohjeita aineistojen keruuseen:

Tutkimusaineiston tekijänoikeudet

Tekijänoikeuden kohteena voi olla kirjallinen tai taiteellinen teos. Olennaista tekijänoikeudellisen suojan saamiseksi on se, että tuote tai tuotos ylittää teoskynnyksen. Teossuojan saamiseksi teoksen on oltava tekijänsä luovan työn omaperäinen tulos. Tällöin arviointikriteerinä käytetään sitä, olisiko kukaan muu samaan työhön ryhtyessään voinut päätyä samanlaiseen lopputulokseen. Vaikka suuri osa empiirisistä tutkimusaineistoista ei tässä mielessä ylitä teoskynnystä, tutkimusaineistoihin voi sisältyä myös tekijänoikeudellisesti suojattuja osia. Jo aineistonkeruuta suunniteltaessa onkin tärkeää sopia aineiston käyttöoikeuksista koskien sekä alkuperäistä tutkimusta että sen jälkeistä aikaa. Lisätietoa tekijänoikeudesta.

Tutkimusprojektin jälkeen

Tutkimusaineiston pitkäaikaissäilytys ja jakaminen jatkokäyttöön projektin päätyttyä voidaan hoitaa eri tavoin. On tavallista, että tutkimusaineisto jää yksittäiselle tutkijalle, yliopistolaitokselle, tutkimusyksikölle tai organisaatiolle. Aineiston haltijan tulee tällöin ratkaista, miten järjestetään aineiston tiedonhallinta eli säilytys, käyttö- ja arkistokopiot, aineiston jakelu ja aineistosta tiedottaminen tiedeyhteisölle. Tutkimusaineiston käyttöarvo perustuu pitkälti tutkimushankkeen aikana tehtävään tiedonhallintatyöhön. Huolellinen dokumentaatio on elintärkeää myös aineiston pitkäaikaissäilyttämisessä. Kattava metadata mahdollistaa informoidun jatkokäytön ja pitkän elinkaaren.

Yliopistotutkijoilla, laitoksilla tai tutkimusyksiköillä on vain harvoin henkilökuntaa tai tietoteknisiä resursseja tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin. Tietoarkiston toteuttamassa aineistojen säilytystä ja saatavuutta kartoittaneessa kyselyssä yliopistoprofessorit pitivätkin tieteenalakohtaisia valtakunnallisia data-arkistoja parhaimpana tapana toteuttaa tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys ja saatavuus (kuvio).

Suomen Akatemia suosittelee, että Akatemian rahoittamissa tutkimushankkeissa kerättävät yhteiskuntatieteelliset tutkimusaineistot luovutetaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon. Tietoarkisto tarjoaa kokonaisratkaisun aineistojen pitkäaikaissäilyttämiseen ja jatkokäytön hallinnointiin.

Vaikka aineistoa ei tallennettaisi Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon, aineiston kuvailutiedot voi ilmoittaa tietoarkiston ylläpitämään kuvailtujen aineistojen luetteloon. Luettelo sisältää perustiedot aineistoista, joita eri tutkimushankkeet, laitokset tai organisaatiot säilyttävät ja josta ne ovat saatavissa jatkokäyttöön.

Kaikkea ei kannata arkistoida

Kaikkia tutkimusaineistoja ei kannata säilyttää pysyvästi. Arkistointia harkittaessa on arvioitava muun muassa aineiston ainutkertaisuutta, käytettävyyttä, käyttörajoituksia, jatkokäyttöarvoa opetuksessa ja tutkimuksessa sekä arkistoinnin kustannuksia. Aineiston tuhoamisen tulee aina olla tietoinen päätös eikä seurausta puutteellisesta tai huolimattomasta tiedonhallinnasta.

Aiheesta lisää:

Avaa lukutila
viimeksi päivitetty 2014-02-12