Aineistonhallinnan suunnittelu

Aineistonhallinnan suunnittelu

Aineistonhallintasuunnitelma on osa tutkimussuunitelmaa. Suunnitelmaa voi täydentää tutkimushankkeen alettua ja sen aikanakin, joskin tärkeimmät suuntaviivat ja periaatteet täytyy miettiä jo ennen projektin alkua ja viimeistään ennen aineiston keräämistä.

Aineistonhallinnan suunnittelun tarkoitus on varmistaa, että tutkimusaineistojen suhteen noudatetaan hyvää tieteellistä käytäntöä, että tutkimusaineisto ei vaarannu missään vaiheessa ja että informoitu jatkokäyttö on mahdollista.

Aineistonhallintasuunnitelma

Aineistonhallintasuunnitelmassa kuvataan miten tutkimusaineisto hankitaan, miten sitä käytetään ja säilytetään tutkimusprojektin aikana ja miten mahdollistetaan aineiston käyttö projektin päätyttyä. Tutkimussuunnitelmaan voi liittää esimerkiksi seuraavien mallien mukaiset tiiviit aineistonhallintasuunnitelmat:

Tutkimushankkeen alettua aineistonhallintasuunnitelmaa pitää tarkentaa ja olosuhteiden muuttuessa sitä pitää päivittää. Yksityiskohtaisen suunnitelman tulisi vastata muun muassa seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitä aineistoa kerätään?
  • Miten aineisto kerätään?
  • Mitkä ovat tutkimusaineiston omistus-, hallinta- ja tekijänoikeudet?
  • Kuka antaa käyttöoikeudet aineistoon?
  • Miten tutkittavia informoidaan?
  • Mitä ohjelmistoja käytetään aineiston tallentamiseen ja prosessointiin?
  • Miten varmistetaan aineiston (tekninen) laatu?
  • Mitä tiedostoformaatteja ja tallennusmedioita käytetään?
  • Minkälaiset oikeudet eri käyttäjäryhmillä on tiedostojen lukemiseen ja käsittelyyn?
  • Miten hoidetaan varmuuskopiointi?
  • Miten aineiston käsittely dokumentoidaan?
  • Miten tallennetaan aineiston keruuta ja sisältöä kuvaava tieto (metadata)?
  • Miten varmistetaan tietosuoja?
  • Miten huolehditaan tietoturvasta?
  • Mitä aineistolle tapahtuu projektin päätyttyä?

Aineiston keruun suunnittelu

Kvantitatiivinen tutkimusaineisto voi olla lomaketutkimus-, kysely- tai haastatteluaineisto, joka kerätään suoraan tutkittavilta esimerkiksi käynti-, puhelin- tai postikyselynä. Kvantitatiivinen aineisto voidaan myös muodostaa poimimalla tietoja erilaisista lähdeaineistoista. Laadulliset aineistot kerätään esimerkiksi tallentamalla erilaisia vuorovaikutustilanteita audio- tai av-muodossa, jonka jälkeen tallenteet tekstinnetään eli litteroidaan analysoitaviksi aineistoiksi. Laadullisia aineistoja voidaan kerätä myös kirjoituspyyntöinä.

Tutkija tai projekti voi kerätä ja tallentaa aineiston itse, tai aineisto voidaan tilata joltain tiedonkeruu- tai haastatteluorganisaatiolta. Jos tutkimusprojekti päättää ostaa tiedonkeruun, tarjouspyyntö kannattaa lähettää usealle tiedonkeruuorganisaatiolle. Tarjouspyynnön laatimisessa voi ja kannattaa käyttää apuna tutkimusaineiston aineistonhallintasuunnitelmaa.

Tarjouspyynnössä pitää keruutavan, mahdollisen otoksen, aikataulun ja tutkimuskysymysten lisäksi määritellä miten, missä formaatissa ja kenelle tutkimusaineisto ja siihen liittyvä dokumentaatio toimitetaan. Viimeistään keruusopimuksessa tulee määritellä, kuka omistaa tutkimusaineiston tai hallinnoi sitä, minkälaiset ehdot tutkimusaineiston käytölle on ja miten tutkittavia informoidaan. Jos tutkimusaineisto aiotaan arkistoida jatkokäyttöä varten, voidaan sopia, että keruuorganisaatio toimittaa tutkimusaineistosta ja dokumentaatiosta kopiot suoraan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon.

Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) ohjeita aineistojen keruuseen:

Tutkimusaineiston tekijänoikeudet

Tekijänoikeuden kohteena voi olla kirjallinen tai taiteellinen teos. Olennaista tekijänoikeudellisen suojan saamiseksi on se, että tuote tai tuotos ylittää teoskynnyksen. Teossuojan saamiseksi teoksen on oltava tekijänsä luovan työn omaperäinen tulos. Tällöin arviointikriteerinä käytetään sitä, olisiko kukaan muu samaan työhön ryhtyessään voinut päätyä samanlaiseen lopputulokseen. Vaikka suuri osa empiirisistä tutkimusaineistoista ei tässä mielessä ylitä teoskynnystä, tutkimusaineistoihin voi sisältyä myös tekijänoikeudellisesti suojattuja osia. Jo aineistonkeruuta suunniteltaessa onkin tärkeää sopia aineiston käyttöoikeuksista koskien sekä alkuperäistä tutkimusta että sen jälkeistä aikaa. Lisätietoa tekijänoikeudesta.

Tutkimusprojektin jälkeen

Tutkimusaineiston pitkäaikaissäilytys ja jatkokäytön hallinnointi projektin päätyttyä voidaan hoitaa eri tavoin. On tavallista, että tutkimusaineisto jää yksittäiselle tutkijalle, yliopistolaitokselle, tutkimusyksikölle tai organisaatiolle. Aineiston haltijan tulee tällöin ratkaista aineistonhallinnan perusasiat: säilytys, käyttö- ja arkistokopiot, aineistosta tiedottaminen, käyttöehdot ja jakelu.

Tutkimusaineiston käyttöarvo perustuu pitkälti tutkimushankkeen aikana tehtävään aineistonhallintatyöhön. Huolellinen dokumentaatio on elintärkeää myös aineiston pitkäaikaissäilyttämisessä. Aineiston kattava kuvailu eli huolella tehty metadata mahdollistaa aineiston informoidun jatkokäytön ja pitkän elinkaaren.

Yliopistotutkijoilla, laitoksilla tai tutkimusyksiköillä on vain harvoin henkilökuntaa tai tietoteknisiä resursseja tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin. Tietoarkiston toteuttamassa aineistojen säilytystä ja saatavuutta kartoittaneessa kyselyssä yliopistoprofessorit pitivätkin tieteenalakohtaisia valtakunnallisia data-arkistoja parhaimpana tapana toteuttaa tutkimusaineistojen pitkäaikaissäilytys ja saatavuus (kuvio).

Suomen Akatemia suosittelee, että Akatemian rahoittamissa tutkimushankkeissa kerättävät yhteiskuntatieteelliset tutkimusaineistot luovutetaan Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon. Tietoarkisto tarjoaa kokonaisratkaisun aineistojen pitkäaikaissäilyttämiseen ja jatkokäytön hallinnointiin soveltuvin osin myös muille tieteenaloille, esimerkiksi humanistisille aloille ja terveystieteisiin. Arkistointipäätöksessä tieteenalaa ja oppiainetta olennaisempia tietoarkistolle ovat seuraavat asiat: aineisto on muun tiedeyhteisön käytettävissä; aineiston tietosisältö on järjestyksessä ja riittävä; ja aineisto on kuvailtavissa tietoarkiston käyttämällä metadataformaatilla (DDI).

Kaikkea ei kannata arkistoida

Kaikkia tutkimusaineistoja ei kannata säilyttää pysyvästi. Arkistointia harkittaessa on arvioitava muun muassa aineiston ainutkertaisuutta, käytettävyyttä, käyttörajoituksia, jatkokäyttöarvoa opetuksessa ja tutkimuksessa sekä arkistoinnin kustannuksia. Arkistoinnin kustannuksia lisää huomattavasti puutteellinen aineistonhallinta tutkimuksen aikana, sillä tutkimuksen päätyttyä aineiston perustietojen hankkiminen ja aineiston järjestäminen voi viedä kohtuuttoman paljon aikaa. Aineiston tuhoamisen tulee silti aina olla tietoinen päätös eikä seurausta puutteellisesta tai huolimattomasta aineistonhallinnasta.

Aiheesta lisää:

Avaa lukutila
viimeksi päivitetty 2014-06-17