Kerää tutkimusaineistoon vain tarpeelliset henkilötiedot

Aineistonhallinnan käsikirjassa Tietoarkisto antaa yleisohjeita siitä, miten kerätä tutkimusaineisto niin, ettei se sisällä turhia tunnisteita. Käsikirjaan on lisätty myös esimerkkejä tutkittavien taustatietojen luokitteluun. Esimerkit sopivat sekä kvantitatiivisten että kvalitatiivisten aineistojen keruuseen.

Tietosuoja-asetuksessa määritetään henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset, joista yksi on tietojen minimointi. Henkilötietoja ei saa käsitellä laajemmin kuin käyttötarkoituksen kannalta on välttämätöntä. Tutkimusaineistojen keruussa minimointi tarkoittaa sitä, että kerätään vain tutkimuksen kannalta olennaisia ja tarpeellisia tietoja. Minimointia voi toteuttaa jo tutkittavia koskevien taustatietojen keruun suunnittelussa.

Tarvitsetko oikeasti tiedon täsmällisestä syntymäajasta vai riittääkö, jos tiedät mihin ikäryhmään tutkittava kuuluu? Onko tutkittavan asuinkunta tarpeellinen tieto, jos analyysissä et tarkastele asuinkuntaa, vaan kaupungeissa ja maaseudulla asuvien eroja? Kun keräät taustatiedot tutkimukseen soveltuvalla tavalla luokiteltuna, vältät tarpeettoman yksityiskohtaisten henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn.

Hyvin toteutettu minimointi vähentää henkilötietojen käsittelyyn sisältyviä mahdollisia riskejä ja helpottaa oleellisesti aineiston anonymisointia.