Så här betjänar Dataarkivet dig i fråga om arkivering

Dataarkivet arkiverar dina digitala forskningsdata helt gratis och enligt FAIR-principerna.

CoreTrustSeal (logo)Dataarkivet sörjer för att ditt elektroniska material förvaras under en lång tid och görs tillgängligt. Vi säkerställer att materialet lätt kan hittas och användas i enlighet med de överenskomna villkoren.

Vi tar emot både kvantitativt och kvalitativt forskningsmaterial. Vi skapar en materialversion som lämpar sig för återanvändning och sörjer för beskrivningen av materialet, lagring i lämpligt filformat och vi hjälper dig också att anonymisera materialet. Vi sparar ditt material på ett datasäkert sätt så att det kan återanvändas från årtionde till årtionde. Dataarkivet har det internationella CoreTrustSeal-certifikat (CTS), som ges till organisationer som sparar digitala forskningsdata på ett trovärdigt sätt och som möjliggör återanvändning av digitala material.

Anvisningar för arkivering

Dataarkivet tar emot digitala forskningsmaterial som är möjligt att återanvända. Läs anvisningar gällande praktiska åtgärder som ska vidtas i arkivering och bekanta dig med Dataarkivets arkiveringsprocess. Du kan också rekommendera ditt material för arkivering.

Anvisningar för arkivering av material       

Rekommendera ditt forskningsmaterial för arkivering

Vi hjälper dig att anonymisera materialet

Vid Dataarkivet fäster vi särskild uppmärksamhet vid att forskningsdeltagarnas dataskydd inte äventyras när materialet görs tillgängligt. Vår materialservice kontrollerar alltid att materialet som arkiveras är anonymt.

I en del fall kan vi anonymisera materialet på uppdrag av forskaren. VI hjälper forskaren att upprätta en anonymiseringsplan eller upprättar den för forskaren.

Vi granskar ditt material noggrant

Våra materialhandläggare granskar noggrant materialet som ska arkiveras. Variablerna i kvantitativt material identifieras, enskilda variabler och hur de överensstämmer med ett eventuellt frågeformulär granskas. Vi går igenom uppgifterna som saknas och kompletterar till slut materialet med så exakta beskrivningar som möjligt av innehållet i variablerna och deras värden.

Vi läser noggrant igenom kvalitativt material och säkerställer att människornas identifieringsuppgifter inte finns kvar i materialet. Vi namnger dokumenten systematiskt. Vi gör materialets bakgrundsuppgifter enhetliga och upprättar ett register över bakgrundsuppgifterna för återanvändarna.

Vi dokumenterar noggrant alla eventuella ändringar som gjorts i materialet.

Vi sparar ditt material i den form som är lämplig för återanvändning

Vi konverterar kvantitativa material till SPSS Portable-format (*.por) och kommaseparerade textfiler (*.csv) för återanvändning, och datafiler är tillgängliga i Aila i dessa format. Kodböcker och frågeformulär tilläggas till Aila som PDF-filer.

Kvalitativa textmaterial konverteras i allmänhet till TXT-, ODT-, eller PDF-format. Syftet med att konvertera filer är att göra det möjligt att oberoende av programvara återanvända materialet och spara det under en lång tid. Materialguiden sparas i PDF-format. Kvalitativa material överlämnas till kunder som komprimerade ZIP-filer

Vi beskriver materialet i enlighet med DDI-modellen

Dataarkivet beskriver arkiverade filer med XML i enlighet med det internationella DDI-formatet som utvecklats särskilt för samhällsvetenskapliga data.

Databeskrivningen innehåller bl.a. följande information så noggrant som möjligt:

  • skapare/skaparna av forskningen
  • forskat temaområde och innehåll
  • urvalsmetod, sampling
  • datainsamling
  • observationsenhet
  • användningsvillkor
  • filformat
  • variabler i kvantitativa material, antal variabler
  • frågetexter i frågeformulär
  • centrala dokument i kvalitativa material (intrevjufrågor, skrivinbjudan o.s.v.)

Vi beskriver materialet på både innehålls- och variabelnivå. För ämnesord används i den finskspråkiga beskrivningen Yleinen suomalainen asiasanasto (YSA) och i den engelskspråkiga beskrivningen ELSST-tesaurusen. Dessutom använder vi flera nationella och internationella ämnesordsregister och klassificeringar till exempel för dokumentering av vetenskapsgrenen samt urvals- och insamlingsmetoderna.

En detaljerad beskrivning av materialet är en förutsättning för att materialet ska kunna sparas länge och återanvändas och för att det ska vara lätt att hitta. Strukturerade materialbeskrivningar enligt DDI-modellen möjliggör effektiva sökningar och maskinell behandling av data i olika former.

Tack vare den internationella beskrivningsmodellen kan uppgifterna i materialet lätt exporteras även till många nationella och internationella samkataloger.

Vi beskriver ditt material också på engelska

Vi utarbetar alltid innehållsbeskrivningen av materialet både på finska och på engelska. Detta ökar också internationell synlighet för forskningsmaterial som sparats i Dataarkivet.

Finskspråkiga kvantitativa material översättas i sin helhet till engelska på begäran. Kvalitativa material kan vi tyvärr inte översätta. Översättningstjänsten är gratis både till beställaren av materialet och forskaren som arkiverat det.

Vi publicerar ditt material i materialförteckningar

Vi publicerar materialbeskrivningarna i Ailas materialförteckning och beskrivningarna inkluderas automatiskt även till exempel i finländska arkivs, biblioteks och museers elektroniska söktjänst Finna och i Etsin, ett sökgränssnitt för forskningsmaterial och deras metadata som produceras av Fairdata-tjänsterna.

Forskningsinfrastrukturen CESSDA, som består av europeiska samhällsvetenskapliga dataarkiv, förvaltar en internationell materialförteckning där forskare överallt i Europa enkelt hittar även forskningsmaterial som arkiverats i Dataarkivet.

Vi samlar information om publikationer där ditt material har utnyttjats

Registrerade användare i Aila förbinder sig att meddela Dataarkivet om alla publikationer där de har utnyttjat material som arkiverats i Dataarkivet.

Forskarna kan begära en årlig rapport av oss om publikationer där deras material har använts. Publikationerna som utnyttjar materialet listas också i Aila i anslutning till beskrivningen av materialet.

Vi ger materialet en PID

Dataarkivet ger allt arkiverat material en beständig identifierare eller PID. Vi använder URN-identifikatorer. De beständiga identifierarna garanterar att materialet kan hittas även om det av någon orsak flyttas till exempel till en ny adress.

Vi producerar en kodbok eller materialguide av materialet

För att materialet ska kunna återanvändas så lätt som möjligt gör vi en kodbok av allt kvantitativt material. Kodboken innehåller uppgifter om materialets innehåll, struktur, publikationer där materialet har använts och en modellhänvisning. Beträffande variablerna anges variablernas namn, frågetexten och direkt fördelning. Kodboken kan också innehålla olika slags bilagor, i vanligaste fall ett frågeformulär.

Av kvalitativt material producerar vi en materialguide som motsvarar kodboken. Guiden innehåller en fullständig beskrivning av materialet och en modellhänvisning. Dessutom inkluderas alla dokument som användes när materialet samlades in, till exempel eventuella intervjufrågor, inbjudan till undersökningen, inbjudan att skriva eller stimulerande material som getts till de intervjuade. Textmaterialet innehåller också ett materialprov som till exempel visar vilken transkriberingsnivå som har tillämpats.

Vi påminner om hänvisningar till materialet

Återanvändarna av material som arkiverats i Dataarkivet förbinder sig till att hänvisa till materialet på ändamålsenligt sätt.

Dataarkivet utarbetar till samtliga material en modellhänvisning, så att det skulle vara så lätt som möjligt för återanvändare att hänvisa till materialet. Modellhänvisningen finns i databeskrivningen och kodboken/materialguiden. Modellhänvisningen kan kopieras till källförteckningen som sådan eller ändras i enlighet med publikationens eller vetenskapsgrenens praxis.