Anvisningar till den som arkiverar material

När du har planer på att arkivera ditt elektroniska forskningsmaterial ska du kontakta vår kundtjänst så fort som möjligt. På så sätt får du bäst reda på detaljerna i anslutning till arkiveringen av materialet. Följande allmänna anvisningar gäller alla som har planer på att arkivera material.

Försäkra dig om att materialet kan arkiveras i Dataarkivet

Dataarkivet tar emot både kvantitativt eller numeriskt material och kvalitativt material som består av tal, bild eller text i elektronisk form.

Exempel på material som kan arkiveras i Dataarkivet::

  • statistisk-matematiskt material som lagras som observationsmatriser (det vanligaste är material som grundar sig på frågeformulär)
  • transkriberingar av intervjuer, gruppintervjuer och olika interaktiva situationer
  • material som forskningsdeltagarna har skrivit (dagböcker, tematiska texter och motsvarande)
  • fotografier som forskaren eller forskningsdeltagaren har tagit (läs på finska om överlåtelse av rättigheter)
  • tidningsartiklar, tidningsbilder, illustrationer, serier som analyserats i undersökningen (avtalet mellan Dataarkivet och Kopiosto omfattar inhemska och utländska verk)
  • analogiskt arkivmaterial som forskaren digitaliserat eller fotograferat digitalt när materialet har digitaliserats eller fotograferats för att analyseras i undersökningen och det finns tillräckliga referensdata om materialet (se anvisningar på finska)
  • fritt tillgängligt bild- och textmaterial, allmänna bloggtexter, till exempel bloggar som förvaltas och redigeras av tidningar, som samlats in för undersökningen (läs mer på finska om arkivering av material på nätet och sociala medier)

Dataarkivet tar inte emot audiovisuellt material. När du planerar att samla in eller arkivera audiovisuellt material ska du kontakta Språkbanken som verkar i anslutning till Helsingfors universitet.

Avlägsna personuppgifter i materialet

Identifieringsuppgifter i materialet som ska arkiveras ska avlägsnas enligt Dataarkivets instruktioner. Ett undantag är till exempel tidningsmaterial och material som forskningspublikationerna som innehåller forskningsdeltagares personuppgifter grundar sig på (till exempel expert- och konstnärsintervjuer samt material som omfattas av upphovsrättsligt skydd).

Detaljerade anvisningar för anonymisering finns på finska och på engelska i Dataarkivets handbok för hantering av forskningsdata (Aineistonhallinnan käsikirja)

Dataarkivet hjälper vid behov med att upprätta en anonymiseringsplan för materialet som ska arkiveras. Dataarkivet granskar alltid anonymiseringen som primärforskaren redan har gjort och tar vid behov bort ytterligare identifieringsuppgifter under processen.

Kom överens om överföringen av materialet

Innan materialet överförs ingår Dataarkivet ett avtal om behandlingen med dig. På detta sätt säkerställer vi båda avtalsparternas ansvarsskyldighet enligt EU:s dataskyddsförordning, ansvarsfull behandling av personuppgifter och laglig överföring av material till Dataarkivet. Avtalet ingås för den skull att materialet eventuellt innehåller personuppgifter. Ett avtal ingås alltid även om materialet som överförs i princip är anonymt eller redan anonymiserat. Genom att skicka materialet till Dataarkivet förbinder du dig till villkoren i behandlingsavtalet. Avtalet upprättas elektroniskt i samband med e-postkorrespondensen och behöver inte undertecknas separat.

Behandlingsavtalet på finska PDF

Behandlingsavtalet på engelska PDF

För att avtalet ska vara laggillt ber Dataarkivet dig per e-post om uppgifter om materialets personuppgiftsansvarige, typerna av personuppgifter och grupperna av registrerade som materialet omfattar:

  1. Personuppgiftsansvarig? Information om den personuppgiftsansvarige jämte kontaktuppgifter finns till exempel i dataskyddsmeddelandet eller -beskrivningen som gjorts för undersökningen. Om du inte känner till den personuppgiftsansvarige ska du fråga dataskyddsombudet i din organisation. Om du är studerande och har samlat materialet för din avhandling själv är det du som är personuppgiftsansvarig.

  2. Typer av personuppgifter? Med detta avses alla identifierings- och bakgrundsuppgifter om deltagarna som materialet omfattar. Till exempel ”ålder, kön samt uppgifter om arbete, utbildning och bostadsort”.

  3. Grupper av registrerade? Med detta avses personerna som undersöks i materialet, dvs. målgruppen. Till exempel: ”finländska tradenomstuderande i åldern 18–25 år” eller ”cirka 20-åriga finländska kvinnliga studerande som snart är klara med studierna och står på tröskeln till arbetslivet”. Undersökningen kan också gälla fler än en persongrupp. Du kan uttrycka detta till exempel på följande sätt: ”Elever i klass 7–9 i Tammerfors stadsregion och deras föräldrar”.

Det egentliga arkiveringsavtalet upprättas först när Dataarkivet har fått materialet och vår materialtjänst har kunnat bedöma om materialet kan arkiveras och vilket eller vilka användningsvillkor som lämpar sig bäst för materialet.

Arkiveringsavtalet på finska PDF

Arkiveringsavtalet på engelska PDF

Förklaringar till terminologi som används i arkiveringsavtalet finns på en separat sida.

Materialet överförs till Dataarkivet i Aila

Materialets datafil och beskrivande information samt annat kompletterande material som till exempel frågeformulär, kodningsanvisningar, intervjufrågor och skrivanvisningar överförs datasäkert i Aila. Dataarkivets kundtjänst hjälper dig vid överföringen.

I Aila ska du meddela till exempel basuppgifter om materialets innehåll, insamlingen av materialet och befintliga publikationer om materialet. I Aila kan du också överföra en forskningsrapport eller en kopia av en del av forskningsrapporten som innehåller dessa uppgifter. Vi behöver dessa uppgifter för att skapa en beskrivning av materialet.

Du kan överföra ditt material i Aila utan att ändra filformatet.

Överföring av materialet i Aila (på finska)

Föreslå ditt material för arkivering

Har du samlat forskningsmaterial? Eller känner du till något annat kvantitativ eller kvalitativ material som borde arkiveras i Dataarkivet? Rekommendera material för arkivering genom e-post: asiakaspalvelu.fsd ( at ) tuni.fi.