UKK - usein kysytyt kysymykset

Aineistojen arkistointi | Opiskelijat | Arkiston toiminta | Hallinto | Muita kysymyksiä

Aineistojen hakemiseen, lataamiseen, käyttöön ja viittaamiseen liittyvät usein kysytyt kysymykset ovat Ailassa.

Aineistojen arkistointi - periaatteet

Mitä aineistojen arkistointi maksaa tutkijalle tai tutkimushankkeelle?
Ei mitään. Peruspalvelumme (aineistojen toimitus sähköisessä muodossa, aineistoihin liittyvä tietopalvelu, aineistojen arkistointi) ovat maksuttomia.
Minkälaiset aineistot kelpaavat tietoarkistoon?
Arkistoimme sähköisiä kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tutkimusaineistoja. Arkistoinnin kannalta on oleellista, että aineistolla on riittävä jatkokäyttöarvo tieteellisessä tutkimuksessa ja opetuksessa ja että tiedostojen tekninen kunto mahdollistaa arkistoinnin.
Mitä käytännön hyötyä minulle on aineiston luovuttamisesta arkistoon?
Tutkimusaineistojen arkistointi takaa aineiston käytettävyyden vaikka alkuperäiset tallennusohjelmistot vanhenisivatkin tai laitteistot rikkoutuisivat. Lisäksi teemme aineistoon tarkistuksia ja dokumentoimme ne yksityiskohtaisesti. Käännämme aineistoa myös englanniksi, jolloin kansainvälinen näkyvyys paranee. Yleisiä perusteita aineistojen arkistoinnille.
Voinko asettaa aineiston käytölle ehtoja?
Kyllä. Aineiston käyttöön ja arkistointiin liittyvistä ehdoista sovitaan arkistointisopimuksessa.
Menetänkö minä tai yliopisto oikeudet aineistoon, jos arkistoin sen tietoarkistoon?
Aineiston tekijöillä säilyvät kaikki omistus- ja tekijänoikeudet aineistoon. Aineiston tekijät voivat pitää itsellään alkuperäiset ja niistä työstetyt analyysejä sisältävät tiedostot. Tietoarkisto arkistoi alkuperäisestä aineistosta jatkokäyttöön työstettävän sähköisen kopion. Tietoarkiston tehtävä on huolehtia arkistoitavan aineiston käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä sekä hallinnoida arkistoaineiston jatkokäyttöä. Tietoarkistolla on siis arkistoidun aineiston säilytys- ja jakeluoikeudet.
Kvantitatiivisista aineistoista arkistoidaan kyselylomakkeeseen suoraan liittyvät muuttujat. Esimerkiksi suoria tunnistetietoja sisältäviä muuttujia tai tutkijan itse luomia muuttujia ei sisällytetä jatkokäyttöön tarkoitettuun arkistoversioon. Myös kvalitatiivisista tutkimuksista arkistoidaan vain jatkokäyttöön soveltuvat aineistot.
Vaaditteko aineiston käyttäjiltä viittausta aineistooni?
Kyllä. Aineistojen käyttöehdoissa edellytämme että aineistoon ja sen tekijöihin tulee viitata asianmukaisesti kaikissa julkaisuissa ja esityksissä, joissa aineistoa käytetään. Annamme jokaiselle aineistolle viitemallin ja lisäohjeita aineistojen viitetietojen merkitsemiseen on sivuillamme.
Voinko saada tietoja arkistoimani aineiston käytöstä?
Kyllä. Arkistointisopimuksessa voi edellyttää vuosiraporttia aineiston käytöstä. Raportissa kerrotaan, mihin käyttötarkoituksiin aineistoa on toimitettu ja mitä uusia julkaisuja aineistosta on tuotettu.
Onko sähköinen aineistontoimitusjärjestelmä yhtä luotettava kuin paperisopimuksiin perustunut aineistontilauskäytäntö?
Uusi käytäntö on entistäkin luotettavampi. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen henkilökunta ja opiskelijat käyttävät asiakkaaksi rekisteröityessään kotiorganisaationsa heille antamaa henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Tunnuksien käyttäjätietojen oikeellisuudesta vastaa yliopistojen ja korkeakoulujen tietohallinto. Kirjautuessaan tietoarkiston asiakkaaksi tietoarkisto saa osan asiakkaan henkilötiedoista suoraan asiakkaan kotiorganisaatiosta. Tietoarkisto edellyttää asiakkaaksi kirjautuvalta myös asiakaskohtaisia lisätietoja omaa järjestelmäänsä varten.
Suomalaisten yliopistojen ja korkeakoulujen ulkopuolisille asiakkaille - esimerkiksi valtion tutkimuslaitosten tutkijoille ja muiden maiden tutkijoille - on oma kirjautumisjärjestelmä. Siinä asiakkaaksi rekisteröityminen onnistuu vasta, kun olemme tietoarkistossa varmistaneet asiakkaan ilmoittamien tietojen oikeellisuuden.
Kirjaamme järjestelmiimme tiedot asiakkaista ja heidän tilaamistaan aineistoista sekä hetken, jolloin asiakas on ilmoittanut sitoutuneensa käyttöehtoihin. Toimitamme kaikille asiakkaille muistutuksen aineistojen käyttöehdoista ja velvoitteesta tuhota aineisto käyttötarkoituksen päätyttyä.
Miksi arkistointisopimuksessa ei erikseen kysytä aineiston tekijää?
Kysymme aineiston luomisesta ja keräämisestä vastanneiden tekijätiedot, kun kuvailemme aineiston tietoarkistossa. Varmistamme että tekijätietoihin tulee kirjattua nimenomaan se henkilö tai henkilöt, jotka ovat vastuussa aineiston varsinaisesta ajatuksellisen sisällön kehittelystä. Tekijät merkitään aina aineiston viitetietoihin.
Arkistointisopimuksen tekee usein aineiston tekijä, mutta sen voi tehdä myös organisaation edustaja, esimerkiksi yliopistolaitoksen johtaja tai tutkimusprojektin johtaja. Siksi varmistamme aina aineiston kuvailun yhteydessä jokaisen aineiston tekijätiedot erikseen.
Haluan että aineistoni arkistoversiosta poistetaan tunnisteita. Mihin kirjaan tiedon arkistointisopimuksessa?
Tietoarkisto suosittelee, että tutkijat huolehtivat itse aineistojensa anonymisoinnista tietoarkiston ohjeiden mukaisesti. Mikäli aineistonsa arkistoiva haluaa, että tietoarkisto poistaa tunnisteet, pyynnön tunnisteiden poistosta voi kirjata arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan Lisätiedot.
Kvantitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistoon kysytään aineiston käsittelyn alkaessa sähköpostitse vahvistusta luovuttajalta. Vahvistuspyyntö on yksilöity ehdotus tavoista, jolla kyseisen aineiston tunnisteet poistetaan.
Laadullisten aineistojen tunnisteiden poistosta tehdään kirjallinen ehdotus tietoarkistossa, kun aineistoa on tutkittu tarkemmin. Lopullinen tunnisteiden poistosuunnitelma sovitaan yhteisesti tutkijan kanssa.
Milloin on perusteltua valita arkistointisopimuksen kohta, jonka mukaisesti aineistoa voi toimittaa jatkokäyttöön vain luovuttajan luvalla?
Ensisijainen peruste on aineistoa koskevan primaari- eli ensitutkimuksen keskeneräisyys. Luvan kysymisen yhteydessä voi varmistaa, ettei aineistosta ryhdytä tekemään samankaltaista tutkimusta, joka itsellä on vielä kesken. Lisäksi erillistä lupaa voidaan edellyttää, jos aineisto sisältää henkilötunnisteita. Tällöin alkuperäinen tutkija säilyy aineistonsa rekisterinpitäjänä ja harkitsee erikseen jokaisen jatkokäyttötapauksen.
Edellytän luvan kysymistä aineistoni jatkokäyttöön, koska aineistoni sisältää tunnisteita. Miten toimitaan, kun minä ja tutkimusryhmäni jäsenet eivät voi lupaa enää antaa?
Arkistointisopimukseen voi kirjata tietoarkistolle velvoitteen käsitellä aineisto voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, kun lupia tutkimusryhmältä ei voi enää kysyä. Tietoarkistossa on kokemusta ja asiantuntemusta sekä kvantitatiivisten että kvalitatiivisten aineistojen tunnisteiden poistosta.
Mihin kirjataan arkistointisopimuksessa vaatimus saada jatkokäyttäjältä tutkimussuunnitelma?
Vaatimus tutkimussuunnitelmasta kirjataan arkistointisopimuksen täsmennyksiä koskevaan kohtaan Lisätiedot. Kun aineiston jatkokäyttö on luvanvaraista ja aineiston tekijät edellyttävät tutkimussuunnitelmaa, aineiston jatkokäyttö hallinnoidaan tietoarkiston välityksellä.
Miksi minun tulee antaa vaihtoehtoinen tapa aineistoni jatkokäyttöön edellytettävän luvan kysymiseen, vaikka haluan päättää siitä vain itse?
Tietoarkiston tehtävä on huolehtia tutkimusaineistojen käytettävyydestä ja pitkäaikaissäilytyksestä nyt ja tulevina vuosikymmeninä. Aineistojen elinkaari ajatellaan päättymättömäksi. Nyt ajankohtaiset aineistot ovat aikanaan historian tutkimuksen aineistoja. Jos et halua aineistoasi käytettävän, kun sairauden, kuoleman tai muun syyn vuoksi et voi lupapäätöstä enää harkita, on viisaampaa olla arkistoimatta aineistoa tietoarkistoon.

Aineistojen arkistointi - käytännössä

Mitä minun pitäisi tehdä, että tutkimusaineistoni säilyisi käyttökelpoisena ja olisi helppo arkistoida?
Tietoarkiston julkaisema Tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirja antaa yksityiskohtaisia ohjeita sähköisen tutkimusaineiston hallintaan sen elinkaaren eri vaiheissa. Jos tutkimusprojekti tuottaa, prosessoi, kuvailee ja säilyttää aineiston käsikirjan ohjeiden mukaisesti, aineiston käyttöarvo kasvaa ja pitkäaikaissäilytyksen kustannukset alenevat huomattavasti.
Jos haluan arkistoida aineistoni tietoarkistoon, mitä minun pitää ihan ensimmäiseksi tehdä?
Tutustu arkistointiohjeisiimme ja ota yhteyttä asiakaspalveluumme, niin voimme keskustella arkistoinnin yksityiskohdista.
Onko teillä vain kvantitatiivisia aineistoja? Entäs kvaliaineistot?
Olemme arkistoineet kvalitatiivia aineistoja vuodesta 2003 alkaen. Sekä kvantitatiivisiin että kvalitatiivisiin aineistoihimme voit tutustua selaamalla Ailasta löytyvää aineistoluetteloamme.
Mitä kaikkea minun pitää toimittaa tietoarkistolle, kun luovutan aineistoni?
Varsinaisen datan lisäksi tarpeellista oheismateriaalia ovat kyselylomake (mieluiten yksi blanco lomake), koodausohjeet ja tiedot julkaisuista. Lisäksi tulee täyttää sopimuslomakkeet. Tietoarkiston henkilökunta auttaa lomakkeiden täytössä.
Missä kunnossa aineiston tulee olla?
Aineistonkuvaustietojen lisäksi riittää, että tiedostot ovat avattavissa ja että esimerkiksi muuttujat voidaan tunnistaa havaintomatriisista. Tiedostoformaatilla ei ole väliä.
Mitä luovutetuille aineistoille tehdään tietoarkistossa?
Tarkistamme aineistot, korjaamme mahdolliset epäloogisuudet ja lisäämme metadataa. Tarvittaessa anonymisoimme aineistot.
Poistetaanko aineistoista arkistoinnin yhteydessä ns. tutkijan omat muuttujat?
Kyllä, jos tutkijan kanssa ei erikseen muuta sovita.
Otatteko vastaan täytetyt kyselylomakkeet?
Emme ota. Muun muassa säilytystilojen rajallisuuden vuoksi niitä ei voida ottaa vastaan.
Voiko teille lähettää reikäkortteja ja magneettinauhoja?
Kyllä voi, mutta ennen lähettämistä pitää asiasta tietenkin sopia. Näin tallennettuja aineistoja voidaan konvertoida nykyvälineille sopiviksi, mutta se on kallista. Hyvin perustelluissa tapauksissa voimme hoitaa asiaa.
Arkistoitteko digitaalisia äänitteitä tai av-tallenteita?
Äänitallenteita arkistoimme tapauskohtaisesti, jos äänitteiden jatkokäytölle tunnisteellisena on haastateltavien lupa. Audiovisuaalisten tallenteiden säilytyksestä ja jatkokäytöstä huolehtii kielitieteisiin erikoistunut Kielipankki. Mikäli suunnittelet jatkokäyttöön soveltuvan av-aineiston keruuta tai sinulla on olemassa av-aineisto, jonka haluaisit tallentaa muiden käyttöön, ota yhteyttä Kielipankkiin.
Pitääkö kaikki julkaisutkin ilmoittaa, kun lähettää aineiston tietoarkistoon?
Kaikki tiedossa olevat julkaisut, joissa aineistoa on käytetty, tulisi ilmoittaa meille (esim. gradut, väitöskirjat, artikkelit ja kirjat). Kirjoja ja raportteja ei tarvitse lähettää, julkaisun bibliografiset tiedot riittävät. Seminaari- tai harjoitustöitä ei tarvitse ilmoittaa. Listaamme julkaisujen tiedot aineiston kuvailutietoihin.

Opiskelijat

Mitä palveluja teillä on opiskelijoille?
Opiskelijat voivat ladata suurinta osaa aineistoistamme Ailassa. Opiskelijoille toimitetaan aineistoja mm. graduihin ja erilaisiin seminaari- ja harjoitustöihin. Menetelmäopetuksen tietovarannon (MOTV) avulla voi kerrata ja opiskella kvantitatiivisia tutkimusmenetelmiä sekä SPSS-ohjelmiston käyttöä.
Onko teillä mitään metodikursseille?
Kyllä, lukuisia tutkimusaineistoja voi ladata menetelmäopetukseen ja -opiskeluun. Lisäksi meillä on erillinen Menetelmäopetuksen tietovaranto MOTV, jossa on vapaasti saatavissa joitakin opetukseen ja itseopiskeluun soveltuvia harjoitusaineistoja.
Otatteko opiskelijoita tietoarkistoon harjoittelijoiksi tai kesätyöntekijöiksi?
Meillä on joka vuosi muutamia harjoittelijoita/kesätyöntekijöitä lähinnä tutkimusaineistojen käsittely- ja dokumentointitehtävissä. Kaikista meillä avautuvista työpaikoista tiedotetaan www-sivuillamme ja sähköpostilistallamme.

Arkiston toiminta

Kuinka paljon aineistopyyntöjä tulee?
Toimitamme vuosittain useita satoja aineistoa. Tarkemmat tilastot ovat tietoarkiston toimintakertomuksissa.
Kuinka paljon tietoarkistossa on aineistoja?
Meillä on yli 1100 arkistoitua aineistoa.
Mikä on suosituin aineisto?
Kansainvälisten vertailututkimusten (ISSP, ESS) Suomen aineistot, erilaiset vaaliaineistot ja pitkät aineistosarjat.
Ketkä luovuttavat aineistoja arkistoitavaksi?
Yliopistojen ja sektoritutkimuslaitosten tutkijoiden ja tutkimushankkeiden lisäksi muun muassa ministeriöt ja aineistonkeruuorganisaatiot.
Voiko tietoarkistoon tulla käymään?
Kyllä. Tietoturvallisuuden vuoksi ovemme on lukossa, mutta ovikelloa soittamalla pääsee sisään. Varsinaisia vastaanottoaikoja meillä ei ole, joten kannattaa sopia käynnistä etukäteen.
Tehdäänkö tietoarkistossa tutkimusta?
Ei juurikaan. Tietoarkisto on tutkimuksen tukiresurssi, jonka tarkoituksena on palvella valtakunnallisesti ja kansainvälisesti akateemista yhteiskuntatieteellistä tutkimusta. Eri alojen tutkimuksen seuraaminen on kuitenkin erittäin tärkeää tietoarkiston palvelutoiminnalle.

Hallinto

Kuka rahoittaa tietoarkistoa?
Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on Tampereen yliopiston erillisyksikkö. Perusrahoituksemme tulee opetus- ja kulttuuriministeriöltä yliopiston kautta, lisäksi meillä on eri hankkeissa kansallista sekä EU-tasoista hankerahoitusta. Alkuvaiheessa toimintaa tukivat myös Tampereen kaupunki ja Pirkanmaan liitto.
Miksi tietoarkisto on juuri Tampereen yliopiston yhteydessä?
Opetusministeriö päätti asian syksyllä 1997 Suomen Akatemian tietoarkistotyöryhmän muistion pohjalta. Muutamilta yliopistoilta pyydettiin ehdotuksia, ja OPM katsoi Tampereen tarkoituksenmukaisimmaksi sijoituspaikaksi. Koska palvelumme toimivat enimmäkseen verkossa, toiminnan valtakunnallisuus on toteutettavissa mutkattomasti.
Tietoarkisto on siis valtakunnallinen palveluyksikkö?
Kyllä. Suomalaisen tiedeyhteisön lisäksi palvelemme kansainvälistä tiedeyhteisöä tarjoamalla tutkimuksen käyttöön Suomea koskevia tietoja ja aineistoja.
Koska arkisto on perustettu?
Aloitimme toiminnan vuoden 1999 alussa.
Kuinka paljon henkilökuntaa teillä on?
Meillä on 15 vakituista työntekijää. Muuta henkilöstöä on määräaikaisissa projekteissa. Henkilökunnan yhteystiedot.

Muita kysymyksiä

Miten saan tietoa tietoarkistosta ja aineistoista?
Kaikki ajankohtaiset tiedot löytyvät verkkosivuiltamme. Tutustu Tietoarkistolehteen ja tiedotteisiimme. Tietoa toiminnastamme ja uusista aineistosta saat kätevästi liittymällä sähköpostilistallemme.
Mikä ihmeen Nesstar?
Nesstar on tietoarkistojen kansainvälisen yhteistyön tuloksena kehitetty sovellus, jonka avulla aineistoihin voi tehdä muuttujatason hakuja, hakea esimerkiksi tiettyä kysymystä.
Minkä alan ihmisiä tietoarkistossa työskentelee?
Henkilökunnan koulutustaustoista löytyvät mm. sosiologia, kansantaloustiede, politiikan tutkimus, informaatiotutkimus, tilastotiede, tietotekniikka ja matematiikka. Arkisto-, kirjasto- ja tutkimustoiminnan välimaastoon sijoittuva työ vaatii monitaitoisuutta.
Ottaako tietoarkisto sivareita?
Otamme sivareita, jos hakijan osaaminen ja meidän tarpeemme kohtaavat. Vuosittain palvelustaan suorittaa tietoarkistossa 1-3 sivaria. Lisätietoja siviilipalveluksen suorittamisesta meillä.
Mikä on tietoarkiston suhde Tilastokeskukseen?
Tilastokeskus on hyvin tärkeä yhteiskuntatieteellisten tutkimusaineistojen kokoaja. Suomessa kansallinen tilastotoimi nojautuu suuressa määrin erilaisiin rekisteritietoihin sekä haastattelu- ja rekisteritietoja yhdistäviin aineistoihin. Yhteiskuntatieteelliset data-arkistot puolestaan säilyttävät enimmäkseen kyselyaineistoja. Tilastokeskuksen aineistoja ei arkistoida tietoarkistoon, mutta joitakin Tilastokeskuksen aineistoja kuvaillaan aineistoluetteloomme. Lisäksi Tilastokeskus vastaa tietoarkiston kanssa Suomen kansallisesta jäsenyydestä kansainväliseen ISSP-hankkeeseen.
viimeksi päivitetty 2014-11-12