Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma

Viranomaisen tulee huolehtia asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Säännöstä sovelletaan myös yliopistoon ja siten Tietoarkistoon, vaikka yliopisto ja Tietoarkisto eivät ole viranomaisia. Tarkoitusta varten Tietoarkistossa on laadittu vuosittain tarkastettava arkistonmuodostussuunnitelma (AMS).

Tietoarkiston tehtävät

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittama tieteellisen tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palveluresurssi. Tietoarkisto perustettiin vuonna 1999 ja se toimii erillisyksikkönä Tampereen yliopiston yhteydessä.

Tampereen yliopiston 1.11.2011 voimaan tulleen johtosäännön 5 § määrittää Tietoarkiston tehtävät seuraavasti: "Yhteiskuntatieteellisellä tietoarkistolla on tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palvelutehtävä koti- ja ulkomaisen sähköisen tutkimusaineiston arkistoijana ja välittäjänä tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun."

Arkistonmuodostussuunitelman sisältö

Tietoarkiston hallinnollisista asiakirjoista huolehditaan Tampereen yliopiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Hallinnolliset asiakirjat, jotka säilytetään tietoarkistossa pysyvästi joko Tampereen yliopiston AMS:n mukaan tai tietoarkiston omalla päätöksellä, luetellaan arkistoluettelossa (liite 5).

AMS on arkistotyön ylin toimintaohje Tietoarkistossa. Arkistonmuodostussuunnitelmaa täydentää Tietoarkiston intranetin käsikirja.

Arkistonmuodostussuunitelmassa kuvataan ensin lainsäädännön huomioiminen arkistotyössä ja Tietoarkiston seulontaperiaatteet. Tämän jälkeen kuvataan aineistopalvelun työprosessi ja prosessin eri vaiheissa käsiteltävät ja tuotettavat asiakirjat ja asiakirjasarjat. Lopuksi kuvataan Tietoarkiston tietojärjestelmät sekä tietoturvatoimenpiteet ja -käytännöt.

  1. Lainsäädännön huomioon ottamisesta
  2. Seulontaperiaatteet
  3. Aineistopalvelun työprosessi
  4. Verkkosivusto
  5. Tietojärjestelmät ja tietoturva
  6. Tähänastiset kertymät ja ennuste
  7. Jatkuvuussuunnitelma

AMS:n liitteet:

Voimassaolo, vastuut ja ylläpito

Tämä arkistonmuodostussuunnitelma on voimassa 1.1.2010 alkaen ja taannehtivasti soveltuvin osin 1.1.1999 alkaen.

Ylin vastuu Tietoarkiston asiakirjahallinnosta on Tietoarkiston johtajalla. Tietoteknisestä tietoturvasta, sähköisten aineistojen säilytyksestä ja konvertoinnista ja tarvittaessa tapahtuvasta hävittämisestä vastaa IT-palvelupäällikkö. Aineistojen arkistointiin ja jatkokäyttöön liittyvän paperipohjaisen sopimusmateriaalin arkistoinnista vastaa tietopalvelupäällikkö. Tutkimusaineistojen henkilötietoja sisältävien osien hävittämisestä vastaa kehittämispäällikkö yhdessä IT-palvelupäällikkön kanssa. Hävittämisessä noudatetaan valtiovarainministeriön Luokiteltujen tietoaineistojen käsittelyvaatimukset -ohjetta. Asiakirjakohtaiset vastuut on määritelty tarkemmin liitteessä 1.

Arkistonmuodostussuunnitelman sisällöllisistä muutoksista päätetään tietoarkiston AMS/PAS-työryhmässä, johon kuuluvat Tietoarkiston johtaja, toiminnallisten moduulien johtajat, kehittämispäällikkö, tietoarkkitehti ja kaksi IT-palveluasiantuntijaa. Työryhmä kokoontuu 3–4 kertaa vuodessa. Arkistonmuodostussuunnitelma tarkistetaan vuosittain vastaamaan ajantasaisia käytäntöjä. Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpidosta vastaa tutkimusaineistojen lainsäädäntökysymyksistä vastaava kehittämispäällikkö.

Arkistonmuodostussuunnitelma säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Tiedot tehdyistä muutoksista tallennetaan versionhallintaohjelmiston avulla.

viimeksi päivitetty 2017-03-15