Näin Tietoarkisto palvelee arkistoinnissa

Tietoarkisto arkistoi sähköiset tutkimusaineistot FAIR-periaatteiden mukaisesti ja maksutta.

Tietoarkisto huolehtii luotettavasti sähköisen aineistosi pitkäaikaissäilytyksestä ja avaamisesta. Varmistamme, että aineisto on helposti löydettävissä ja käytettävissä sovittujen ehtojen mukaisesti.

Vastaanotamme sekä kvantitatiivisia että kvalitatiivisia tutkimusaineistoja. Teemme aineistosta jatkokäyttöön sopivan version ja huolehdimme aineiston kuvailemisesta, sopivaan tiedostomuotoon tallentamisesta ja autamme myös aineiston anonymisoinnissa. Säilytämme aineistosi tietoturvallisesti jatkokäyttökuntoisena vuosikymmenestä toiseen.

Aineistonhallinnan käsikirja kertoo arkistoinnin hyödyistä ja opastaa selkeästi aineiston käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä aineiston elinkaaren eri vaiheissa.

Ohjeita aineiston arkistoijalle

Tietoarkisto vastaanottaa sähköisiä tutkimusaineistoja, jotka ovat jatkokäytettävissä. Katso ohjeet arkistointiin liittyvistä käytännön toimenpiteistä ja tutustu Tietoarkiston arkistointiprosessiin.

Ohjeet aineiston arkistoijalle

Autamme aineiston anonymisoinnissa

Kiinnitämme Tietoarkistossa erityistä huomiota siihen, että aineistojen avaaminen ei vaaranna tutkittavien tietosuojaa. Aineistopalvelumme tarkistaa aina, että arkistoitavat aineistot ovat anonyymeja.

Joissain tapauksissa voimme anonymisoida aineiston tutkijan toimeksiannosta. Pääperiaate kuitenkin on, että tutkija hoitaa anonymisoinnin itse ja Tietoarkiston asiantuntijat tarkistavat lopputuloksen. Autamme tutkijaa anonymisointisuunnitelman teossa tai laadimme sen kokonaan tutkijan puolesta.

Aineistonhallinnan käsikirjassamme on hyviä ja konkreettisia ohjeita anonymisointiin, katso Tunnisteellisuus ja anonymisointi.

Tarkistamme aineistosi huolellisesti

Aineistonkäsittelijämme käyvät arkistoitavan aineiston huolellisesti läpi. Kvantitatiivisen aineiston muuttujat tunnistetaan, yksittäiset muuttujat ja niiden vastaavuus mahdollisen kyselylomakkeen kanssa tarkistetaan. Käymme läpi puuttuvat tiedot, ja lisäämme lopuksi aineistoon mahdollisimmat tarkat kuvaustiedot muuttujien sisällöstä ja niiden saamista arvoista.

Kvalitatiiviset aineistot luemme huolellisesti läpi, ja varmistamme, ettei aineistoon jää ihmisten tunnistetietoja. Nimeämme dokumentit järjestelmällisesti. Järjestämme aineistojen taustatiedot yhdenmukaisiksi, ja teemme niistä taustatietohakemiston jatkokäyttäjälle.

Dokumentoimme tarkasti kaikki aineistoon mahdollisesti tehdyt muutokset.

Tallennamme aineistosi jatkokäyttöön sopivaan muotoon

Muokkaamme kvantitatiiviset aineistot jatkokäyttöä varten SPSS Portable -formaattiin, jossa asiakkaamme saavat ne Ailasta. Koodikirjat ja kyselylomakkeet lisätään Ailaan PDF-tiedostoina.

Kvalitatiiviset tekstiaineistot konvertoimme pääsääntöisesti txt-, odt- tai PDF-muotoon. Konvertoinnin tarkoituksena on mahdollistaa ohjelmistoista riippumaton aineistojen jatkokäyttö. Aineisto-oppaan tallennamme PDF-muodossa. Asiakkaille toimitamme kvalitatiiviset aineistot pakattuna zip-tiedostona.

Kuvailemme aineiston DDI-mallin mukaisesti

Tietoarkisto kuvailee arkistoidut aineistot kansainvälisen, erityisesti yhteiskuntatieteellisten aineistojen tarpeisiin suunnitellun DDI-formaatin mukaisesti XML-kielellä.

Jokaisesta aineiston kuvauksesta ilmenee mahdollisimman tarkasti muun muassa:

  • tutkimuksen tekijä(t)
  • tutkimuksen aihepiiri ja sisältö
  • aineiston valinta tai otantamenetelmä
  • aineistonkeruu
  • havaintoyksikkö/aineistoyksikkö
  • käyttöehdot
  • tiedostojen formaatti/formaatit
  • kvantitatiivisten aineistojen muuttujat, muuttujien määrä
  • kyselylomakkeen kysymystekstit
  • kvalitatiivisten aineistojen keskeiset dokumentit (haastattelukysymykset, kirjoituskutsu tms.).

Kuvailemme aineistot sekä sisältö- että muuttujatasolla. Asiasanoitukseen käytetään suomenkielisessä kuvailussa Yleistä suomalaista asiasanastoa (YSA) ja englanninkielisessä kuvailussa ELSST-tesaurusta. Lisäksi käytämme useita kansallisia ja kansainvälisiä asiasanastoja ja luokituksia esimerkiksi tieteenalan sekä otanta- ja keruumenetelmien dokumentointiin.

Aineistojen yksityiskohtainen kuvaileminen on edellytys sille, että aineistojen pitkäaikaissäilytys ja jatkokäyttö on mahdollista ja aineistot löytyvät helposti. DDI-mallin mukaiset XML-kieliset aineistokuvaukset mahdollistavat tehokkaat haut sekä tietojen koneellisen julkaisun eri muodoissa.

Kansainvälisen kuvailumallin ansiosta aineistojen kuvailutiedot voidaan jakaa helposti myös moniin kansallisiin ja kansainvälisiin yhteisluetteloihin.

Kuvailemme aineistosi myös englanniksi

Teemme arkistoitujen aineistojen sisällönkuvailut aina sekä suomeksi että englanniksi. Tämän ansiosta Tietoarkistoon tallennettu aineisto saa helposti myös kansainvälistä näkyvyyttä.

Suomenkieliset kvantitatiiviset aineistot käännämme vieraskielisille tilaajille pyynnöstä kokonaan englanniksi. Kvalitatiivisia aineistoja emme valitettavasti pysty kääntämään. Kaikki käännöspalvelut ovat maksuttomia sekä aineiston tilaajalle että aineiston alkuperäiselle luovuttajalle.

Julkaisemme aineistosi aineistoluetteloissa

Julkaisemme aineistokuvaukset Ailan aineistoluettelossa, ja ne menevät automaattisesti myös esimeriksi Suomen arkistojen, kirjastojen ja museoiden sähköiseen hakupalveluun Finnaan sekä Etsimeen, joka on opetus- ja kulttuuriministeriön Avoin tiede ja tutkimus -hankkeessa rakennettu tutkimusaineistojen hakupalvelu.

Eurooppalaisten yhteiskuntatieteellisten tietoarkistojen muodostama tutkimusinfrastruktuuri CESSDA on rakentamassa kansainvälistä aineistoluetteloa, josta tutkijat kaikkialla Euroopassa löytävät tulevaisuudessa kätevästi myös Tietoarkistoon tallennetut tutkimusaineistot.

Keräämme tietoa julkaisuista, joissa aineistoasi on hyödynnetty

Ailan rekisteröityneet käyttäjät sitoutuvat ilmoittamaan Tietoarkistolle kaikista julkaisuista, joissa he ovat hyödyntäneet Tietoarkistoon tallennettuja aineistoja.

Halutessaan tutkija voi saada meiltä vuosittain raportin julkaisuista, joissa hänen aineistojansa on käytetty. Julkaisut, joissa aineistoa on hyödynnetty, listataan myös Ailaan aineiston kuvauksen yhteyteen.

Annamme aineistolle PIDit

Keväästä 2016 alkaen Tietoarkisto on antanut kaikille arkistoiduille aineistoille pysyvät URN-tunnisteet eli PIDit. Pysyvät tunnisteet takaavat, että aineisto löytyy, vaikka se siirtyisi jostain syystä esimerkiksi uuteen osoitteeseen.

Tuotamme aineistoista koodikirjan tai aineisto-oppaan

Jotta aineistojen jatkokäyttö olisi mahdollisimman helppoa, tuotamme kaikista kvantitatiivisista aineistosta Ailaan myös pdf-muotoisen koodikirjan. Koodikirja sisältää tiedot aineiston sisällöstä, rakenteesta, julkaisuista, joissa aineistoa on käytetty sekä malliviittauksen. Muuttujista on ilmoitettu muuttujien nimet, kysymysteksti ja suorat jakaumat. Koodikirja saattaa sisältää myös erilaisia liitteitä, tyypillisimmin kyselylomakkeen.

Kvalitatiivisista aineistoista tuotamme koodikirjaa vastaavan aineisto-oppaan. Opas sisältää aineiston täydellisen kuvailun ja malliviittauksen. Lisäksi siihen on liitetty kaikki aineiston keräämisessä käytetyt dokumentit, kuten mahdolliset haastattelukysymykset, tutkimuskutsut, kirjoituskutsut tai haastateltaville annettu virikemateriaali. Tekstiaineistoissa on mukana myös aineistonäyte, josta selviää esimerkiksi käytetty litterointitaso.

Muistutamme aineistoon viittaamisesta

Tietoarkistoon talletettujen aineistojen jatkokäyttäjät sitoutuvat viittaamaan aineistoihin asianmukaisella tavalla.

Tietoarkisto laatii jokaiselle aineistolle myös malliviittauksen, jotta viittaaminen olisi jatkokäyttäjille mahdollisimman helppoa. Malliviittaus julkaistaan aineiston kuvailussa ja koodikirjassa tai aineisto-oppaassa. Jatkokäyttäjä voi kopioida malliviittauksen lähdeluetteloonsa sellaisenaan tai muokata sitä julkaisun tai tieteenalansa käytäntöjen mukaisesti.