Tietoarkisto on vastuullinen ja luotettava

Tietoarkistolla on ollut vuodesta 2014 lähtien data-arkiston luotettavuudesta kertova kansainvälinen sertifikaatti. Ensin DSA-sertifikaatti (Data Seal of Approval) ja vuodesta 2017 CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti.

Nykyinen sertifikaatti on voimassa vuoden 2019 loppuun. Tietoarkisto seuraa ja kehittää jatkuvasti toimintaansa niin, että voi uudistaa sertifioinnin aina seuraavalle kaudelle.

Suomessa Tietoarkisto on hyväksytty tutkimusinfrastruktuurien tiekartalle vuosina 2009 ja 2014. Vuonna 2014 laadittu tiekartta on voimassa vuoteen 2020 asti.

Tietoarkiston laatutyötä ohjaa Tampereen yliopiston laatujärjestelmä ja sen käytännön toteuttamisesta huolehtii nimetty laatukoordinaattori. Yliopiston laatujärjestelmää täydentää Tietoarkiston oma laatutyö.

Arkistonmuodostussuunnitelma ja sisäinen käsikirja ohjaavat toimintaa

Laadunvarmistus on olennainen osa Tietoarkiston toimintaa.

Roolimme sähköisten tutkimusaineistojen pitkäaikaissaatavuuden johtavana asiantuntijaorganisaationa, valtakunnallisena tutkimuksen ja opetuksen tukiyksikkönä ja kansainvälisenä toimijana vaatii innovatiivisen otteen lisäksi tarkkaan harkittuja, yhdenmukaisia ja ohjeistettuja menettelytapoja sekä toiminnan avoimuutta.

Noudatamme aineistojen käsittelyssä ja kuvailussa hyväksi todettuja kansallisia ja kansainvälisiä standardeja, malleja ja käytäntöjä. Näitä ovat esimerkiksi yhteiskuntatieteellisten aineistojen kuvailemiseen kehitetty kansainvälinen DDI-kuvailumalli, sähköisiä aineistoja pitkäaikaissäilyttävien arkistojen kansainvälinen viitemalli OAIS (ISO14721:2012) ja Kansallisen digitaalisen kirjaston KDK-ohjeistus.

Tärkein Tietoarkiston toimintaa ohjaava sisäinen dokumentti on arkistonmuodostussuunnitelma eli AMS. Siinä on kuvattu muun muassa aineistopalvelun työprosessi, Tietoarkiston tietoturva- ja tietosuojakäytännöt ja se, miten Tietoarkisto huomioi lainsäädännön arkistotyössänsä.

Arkistonmuodostussuunnitelmaa täydentää sisäinen käsikirja, jossa on muun muassa yksityiskohtaiset käytännön ohjeet arkistointiprosessiin ja aineistojen dokumentointiin DDI-formaatin mukaisesti.

Järjestelmällisen kehittämisen kannalta pidämme tärkeänä pitää yllä ja kehittää erityisesti seuraavia käytäntöjämme ja toimintatapojamme:

Tietoarkiston toimintakäsikirja. Tietoarkiston toimintakäsikirja on tuotettu yliopiston yhteisen rakenteen mukaisesti ja se sisältää neljä päälukua: Tavoitteet ja johtaminen, Voimavarat, Tehtävät ja Laadunhallinta ja kehittäminen. Toimintakäsikirjasta vastaavat tietoarkiston laatukoordinaattori ja laaturyhmä. Toimintakäsikirja on saatavilla yliopiston intranetissä.

Strategia- ja toimintasuunnitelmat, työjärjestys ja vuosikertomukset. Tietoarkisto tekee vuosisuunnittelun yliopiston käytäntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Tietoarkiston toimintaa ohjaa valtakunnallinen neuvottelukunta.

Arkistonmuodostussuunnitelma (AMS). AMS:ssa käsitellään Tietoarkiston asiakirjalliset tietovarannot ja toimenpiteet. Suunnitelmassa kuvataan muun muassa aineistopalvelun työprosessi, seulontaperiaatteet ja tietoturva- ja tietosuojakäytännöt. Suunnitelman liitteinä on tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteet.

Sisäinen käsikirja. Tietoarkiston sisäisen käsikirjan aihealueina ovat kaikki arkiston keskeiset toiminnat: aineistojen hankinta, dokumentointi DDI-formaatin mukaisesti, datatiedostojen prosessointi, asiakaspalvelu, tiedottaminen, hallinto, arkistossa tehtyjen ohjelmien manuaalit, koulutusmateriaalit ja tietoturvaohjeistus. Käsikirja varmistaa toimintojen yhdenmukaisuuden ja laadun sekä helpottaa työhön perehdyttämistä.

Operationaalinen tietokanta. Tietoarkiston sisäiseen käyttöön tarkoitetun tietokannan avulla hallinnoidaan asiakastietoja ja koordinoidaan aineistojen arkistointia ja käyttäjäpalvelun toimintaa. Tietokantaraporttien avulla seurataan mm. strategia- ja toimintasuunnitelmissa asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja aineistojen arkistointiprosessia.

Oman työn dokumentointi. Monet Tietoarkiston tehtävistä ovat ainutlaatuisia Suomessa ja luonteeltaan sellaisia, että ne hallitsee Tietoarkiston kokoisessa organisaatiossa vain yksi asiantuntija. Oman työn huolellinen dokumentointi on tärkeää toiminnan jatkuvuuden kannalta erityisesti henkilöstövaihdostilanteissa.

Viikkokokous ja intranet. Sisäistä tiedonkulkua varmistavia käytäntöjä ovat muun muassa koko henkilökunnan yhteinen kokous kerran viikossa, yhteiset verkkolevyt, kokousmuistiot, henkilökunnan sähköpostilista ja Tietoarkiston intranet.

Henkilöstökoulutus. Asiantunteva ja osaava henkilöstö on Tietoarkiston keskeisin voimavara. Henkilöstöltä edellytetään monitaitoisuutta, hyviä vuorovaikutustaitoja ja kehittyvää erityisalansa osaamista muuttuvassa toimintaympäristössä. Tietoarkiston henkilöstösuunnittelu toteutetaan yliopiston henkilöstösuunnitteluohjeiden mukaan.

Tiedotus. Tietoarkiston palvelut ovat kattavasti esille ajantasaisilla verkkosivuilla, jotka ovat avoimesti käytettävissä. Verkkosivuilla tavoitetaan tasapuolisesti kaikkien yliopistojen tutkijat ja opiskelijat. Toiminnasta ja palveluista tiedotetaan verkkosivujen lisäksi uutiskirjeessä, asiakaslehdessä, tieteellisillä päivillä ja seminaareissa sekä jakelemalla sähköisiä tiedotteita median edustajille ja eri yliopistojen tiedotusyksikköjen kautta. Kerran vuodessa painettuna ilmestyvä Tietoarkisto-lehti toimitetaan tärkeimmille asiakas- ja sidosryhmille.

Tietoarkisto kehittää toimintaansa jatkuvasti

Tietoarkisto tekee aktiivisesti töitä täyttääkseen sekä kansalliset että kansainväliset laatuvaatimukset.

Tietoarkisto on vahvasti mukana myös kansallisten ja kansainvälisten laatustandardien määrittelemisessä ja kehittämisessä. Tietoarkiston kehittämispäällikkö Mari Kleemola on CTS:n hallituksen jäsen ja sihteeri, ja Tietoarkisto on DDI-allianssin jäsen.

Tammikuussa 2017 Tietoarkistossa käynnistyi viisivuotinen, Suomen Akatemian rahoittama hanke, jossa Tietoarkisto työskentelee täyttääkseen eurooppalaisten tietoarkistojen muodostaman tutkimusinfastruktuurin CESSDAn (Consortium of European Social Science Data Archives) vaatimukset. Hankkeessa Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti myös CESSDAn ja sen laatuvaatimusten kehittämiseen.

EU:n tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkoi toukokuussa 2018. Tietoarkisto valmistautui asetukseen laatimalla vuosittain tietotilinpäätöksen. Toistaiseksi on julkaistu tietotilinpäätökset vuosilta 2016 ja 2017. Dokumentissa kuvataan tietojen käsittelyn nykytilaa Tietoarkistossa ja arvioidaan tietosuojan sekä tietoturvan toteutumista.

Toimintaa arvioidaan säännöllisesti

Tietoarkisto toteuttaa säännöllisesti CAF-arviointimalliin perustuvan itsearvioinnin osana Tampereen yliopiston laadunvarmistusta.

Lisäksi Tietoarkisto arvioi toimintaansa käyttäjäkyselyillä ja asiakaspalautteen perusteella sekä sisäisestä tietokannasta säännöllisesti ajettavien raporttien avulla.

Toimintasuunnitelman toteutumista seurataan vuoden mittaan pidettävissä työkokouksissa. Keskeisiä toimintalukuja ja -tietoja verrataan vuosittain muiden eurooppalaisten data-arkistojen tietoihin. Pitkäaikaissäilytyksen luotettavuutta on itsearvioitu mm. TDR-menetelmän avulla.

Kansainvälinen raati arvioi Tietoarkiston kehityssuunnitelmia ja niiden edistymistä aina Suomen Akatemian infrastruktuureille suunnattujen rahoitushakujen ja Suomen kansallisen infrastruktuurien tiekartan päivityksen yhteydessä.

Tutkimuksen vahvistaminen

Tietoarkisto edistää tieteen avoimuutta, läpinäkyvyyttä, tiedon kumuloitumista ja olemassa olevan tiedon tehokasta tutkimuskäyttöä. Tietoarkiston peruspalvelut eli tutkimusaineistojen arkistointi ja toimittaminen jatkokäyttäjille ovat yksikön tärkeimmät tutkimusta ja kansainvälisyyttä vahvistavat toiminnot. Lisäksi Tietoarkisto tarjoaa aineistoihin liittyvää tietopalvelua ja opastaa sekä koti- että ulkomaisten aineistojen etsimisessä.

Tietoarkisto neuvoo tutkijoita tutkimuksen tietoaineistojen hallinnassa ja tutkimusetiikkaa koskevissa kysymyksissä. Tietoarkisto antaa ohjeita hyvien tieteellisten käytäntöjen noudattamiseen tutkimusaineiston elinkaaren eri vaiheissa. Tietoarkiston asiantuntijat muun muassa osallistuvat valtakunnallisiin tutkimusetiikan seminaareihin ja pitävät tutkimusaineistojen avoimuutta, etiikkaa ja tietosuojaa koskevia esityksiä. Aineistonhallinnan käsikirja on verkossa avoimesti käytettävissä.

Opetuksen ja opiskelun tukeminen

Arkistoituja tutkimusaineistoja toimitetaan opetukseen ja opiskeluun. Opiskelijat ovat tärkeä asiakasryhmä. Tietoarkistosta voi tilata esittelyjä tutkimusaineistojen jatkokäytöstä, pitkäaikaissäilytyksestä ja muista Tietoarkiston peruspalveluista. Esittelyitä pidetään esimerkiksi opiskelijoille suunnatuille tutkimusmenetelmäkursseilla ja seminaareissa sekä tieteellisillä päivillä. Tietoarkiston henkilökunta antaa myös maksullista räätälöityä koulutusta asiantuntemusalaltaan ja tiedottaa valikoiduista yhteistyökumppaniensa koulutuksista.

Tietoarkiston verkkosivuilla on avoimesti käytettävissä olevia ohjeita opetuksen ja opiskelun tueksi, kuten esimerkiksi menetelmäopetuksen tietovaranto, opas kvantitatiivisten aineistojen jatkokäyttöön, aineistonhallinnan käsikirja ja tutkimusetiikkaa koskevat sivut. Tietoarkiston palvelut tarjoavat mahdollisuuksia hyvään ja joustavaan, erilaisia oppijoita huomioivaan oppimiseen ja opiskeluun.

Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

Tietoarkisto tukee tutkimusyhteisön yhteiskunnallista vaikuttavuutta tarjoamalla tietoaineistoja sekä datan hallintaan liittyvää koulutusta ja tietopalvelua. Kansallisella ja kansainvälisellä tasolla Tietoarkisto toimii aktiivisesti alan järjestöissä ja organisaatioissa.

Tietoarkisto osallistuu aktiivisesti kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön ja keskusteluun omilla asiantuntemusalueillaan ja on jäsen useissa alansa kotimaisissa ja kansainvälisissä organisaatioissa. Tutkimuksen kansainvälisyyttä vahvistavat säännöllisesti kerättävät kansainväliset vertailuaineistot, joiden suunnittelussa ja keruun rahoituksessa Tietoarkistolla on keskeinen rooli. Näistä aineistoista tuotetut julkaisut ovat myös lisänneet Tietoarkiston yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Tietoarkiston aineistovarannon ansiosta ja kansainvälisen yhteistyön kautta suomalaiset tutkijat ja opiskelijat saavat entistä helpommin käyttöönsä kansainvälisiä vertailuaineistoja. Samoin Suomi on entistä useammin mukana vertailukohteena muissa maissa tehdyissä tutkimuksissa.

Palaute

Otamme mielellämme vastaan palautetta sekä tästä laatudokumentista että palveluistamme.

Voit lähettää kommenttisi, kritiikkisi tai kehitysehdotuksesi Helena Laaksoselle tai osoitteeseen fsd ( at ) uta.fi.