Ohjeita aineiston arkistoijalle

Kun suunnittelet sähköisen tutkimusaineistosi arkistoimista, ota mahdollisimman pian yhteyttä asiakaspalveluumme. Näin saat parhaiten tietoa juuri sinun aineistosi arkistoimiseen liittyvistä yksityiskohdista. Tälle sivulle on koottu yleisiä ohjeita, jotka koskevat kaikkia aineiston arkistoimista suunnittelevia.

Varmista, sopiiko aineistosi Tietoarkistoon

Tietoarkisto vastaanottaa sekä kvantitatiivisia eli numeerisia että kvalitatiivisia eli puheesta, kuvasta tai tekstistä koostuvia sähköisiä tutkimusaineistoja.

Esimerkkejä Tietoarkistoon soveltuvista aineistoista:

  • havaintomatriiseina tallennettavat tilastomatemaattiset aineistot (tyypillisimpiä ovat kyselylomakkeisiin perustuvat aineistot)
  • haastattelujen, ryhmähaastattelujen ja erilaisten vuorovaikutustilanteiden litteraatit
  • tutkittavien kirjoittamat aineistot (päiväkirjat, temaattiset kirjoitukset ja vastaavat)
  • tutkijan tai tutkittavan ottamat valokuvat (ks. oikeuksien siirrosta sopimisesta)
  • tutkimuksessa analysoidut lehtiartikkelit, lehtikuvat, kuvitukset, sarjakuvat (Tietoarkiston ja Kopioston välinen sopimus kattaa kotimaiset ja ulkomaiset teokset)
  • tutkijan digitoimat tai digikuvaamat analogiset arkistoaineistot, kun ne on digitoitu tai kuvattu tutkimuksessa analysoitavaksi ja niitä koskevat viitetiedot ovat riittävät (ks. ohjeet)
  • tutkimusta varten kerätyt vapaasti kaikkien saatavilla olevien verkkosivujen kuva- ja tekstiaineistot, yleiset blogitekstit, kuten lehtien ylläpitämät ja toimitetut blogit, (ks. lisätietoja sosiaalisen median ja internetin aineistojen arkistoinnista)

Tietoarkisto ei vastaanota audiovisuaalista aineistoa. Av-aineiston pitkäaikaissäilytykseen ja jatkokäytön hallinnointiin on erikoistunut Helsingin yliopiston yhteydessä toimiva Kielipankki. Kun suunnittelet av-aineiston keruuta tai harkitset jo olemassa olevan av-aineistosi arkistointia, ota yhteyttä Kielipankkiin.

Poista aineistosta henkilötiedot

Arkistoitavasta aineistosta tulee poistaa tunnistetietoja Tietoarkiston ohjeistuksen mukaan. Poikkeus tähän ovat esimerkiksi lehtiaineistot ja aineistot, joihin perustuviin tutkimusjulkaisuihin sisältyvät tutkittavien henkilötiedot (esimerkiksi asiantuntija- ja taiteilijahaastattelut sekä teossuojan alaiset aineistot).

Yksityiskohtaiset ohjeet tutkimusaineiston anonymisointiin löydät Aineistonhallinnan käsikirjasta Tunnisteellisuus ja anonymisointi -luvusta.

Tietoarkisto auttaa tarvittaessa arkistoitavan aineiston anonymisointisuunnitelman teossa. Tietoarkisto tarkistaa aina alkuperäisen tutkijan jo tekemän anonymisoinnin ja poistaa tarvittaessa lisää tunnistetietoja prosessoinnin aikana.

Sovi aineiston siirrosta

Ennen aineiston siirtoa Tietoarkisto tekee kanssasi käsittelysopimuksen. Menettelyllä varmistetaan molempien sopimusosapuolten EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen osoitusvelvollisuus, henkilötietojen vastuullinen käsittely ja aineiston laillinen siirtäminen Tietoarkistoon. Sopimus tehdään siltä varalta, että aineisto sisältäisi henkilötietoja. Se tehdään aina, vaikka siirrettävä aineisto olisikin lähtökohtaisesti anonyymi tai valmiiksi anonymisoitu. Lähettämällä aineiston Tietoarkistoon sitoudut käsittelysopimuksen ehtoihin. Käsittelysopimus tehdään sähköisesti sähköpostikirjeenvaihdon yhteydessä, eikä sitä tarvitse erikseen allekirjoittaa.

Käsittelysopimus PDF

Jotta sopimus olisi lainvoimainen, Tietoarkisto pyytää sinulta sähköpostitse tiedot aineiston rekisterinpitäjästä, henkilötietojen tyypeistä ja aineistoon sisältyvistä rekisteröityjen ryhmistä. Alla ohjeistusta:

  1. Rekisterinpitäjä? Löydät tiedon rekisterinpitäjästä yhteystietoineen esimerkiksi tutkimusta varten tehdystä tietosuojailmoituksesta tai -selosteesta. Jos et tiedä rekisterinpitäjää, kysy asiaan varmistusta organisaatiosi tietosuojavastaavalta. Jos olet opiskelija ja olet itse kerännyt aineistosi tutkielmaa varten, olet itse rekisterinpitäjä.

  2. Henkilötietojen tyypit? Tällä tarkoitetaan kaikkia aineistosi sisältämiä tutkittavia koskevia tunniste- ja taustatietoja. Esimerkiksi ”ikä, sukupuoli sekä työtä, koulutusta ja asuinpaikkaa koskevia tietoja”.

  3. Rekisteröityjen ryhmät? Tällä tarkoitetaan aineiston tutkittavia eli kohdejoukkoa. Esimerkiksi: ”tradenomiksi opiskelevat 18–25-vuotiaat suomalaiset”; ”Noin 20-vuotiaat suomalaiset naisopiskelijat, jotka ovat päättämässä opintojaan ja siirtymässä työelämään”. Tutkimus voi kohdistua myös useaan henkilöryhmään. Voit ilmaista asian esimerkiksi seuraavasti: “Tampereen kaupunkiseudun 7.–9.-luokkalaiset ja heidän vanhempansa”.

Varsinainen arkistointisopimus tehdään vasta, kun materiaali on Tietoarkistossa ja aineistopalvelumme on voinut arvioida arkistoitavuuden ja sen, mikä käyttöehto tai -ehdot soveltuvat aineistoon parhaiten.

Arkistointisopimus PDF

Arkistointisopimuksessa käytettyjä termejä on selitetty erillisellä termit-sivulla.

Aineisto siirretään Tietoarkistoon Ailassa

Aineiston datatiedosto ja kuvailutiedot ja muu oheismateriaali, kuten kyselylomake, koodausohjeet, haastattelukysymykset ja kirjoitusohjeet siirretään tietoturvallisesti Ailassa. Tietoarkiston asiakaspalvelu opastaa sinua siirrossa.

Ailassa sinulta kysytään esimerkiksi perustietoja aineiston sisällöstä, keruusta ja aineistosta jo tuotetuista julkaisuista. Voit myös siirtää Ailassa tutkimusraportin tai kopion tutkimusraportin osasta, jossa kerrotaan näitä tietoja. Nämä tiedot tarvitsemme metadatan tuottamiseen.

Voit siirtää aineistosi tiedostot Ailassa muuttamatta tiedostomuotoa.

Aineiston luovuttaminen Ailassa

Ehdota aineistoa arkistoitavaksi

Voit tarjota aineistoasi arkistoitavaksi. Ota yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun: asiakaspalvelu.fsd [at] uta.fi. Tietoarkiston henkilökunta auttaa mielellään kaikissa aineiston arkistointiin liittyvissä kysymyksissä.