Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma (AMS) liitteineen

Viranomaisen tulee huolehtia asiakirjoihin ja tietojärjestelmiin sisältyvien tietojen saatavuudesta, käytettävyydestä ja suojaamisesta sekä eheydestä ja muista tietojen laatuun vaikuttavista tekijöistä (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Säännöstä sovelletaan myös yliopistoon ja siten Tietoarkistoon, vaikka yliopisto ja Tietoarkisto eivät ole viranomaisia. Tarkoitusta varten Tietoarkistossa on laadittu vuosittain tarkastettava arkistonmuodostussuunnitelma (AMS).

Tietoarkiston tehtävät

Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto on opetus- ja kulttuuriministeriön ja Tampereen yliopiston rahoittama tieteellisen tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palveluresurssi. Tietoarkisto perustettiin vuonna 1999 ja se toimii erillisyksikkönä Tampereen yliopiston yhteydessä. Tietoarkiston keskeisin tehtävä on arkistoida ja välittää tutkimus, opetus- ja opiskelukäyttöön sähköisiä tutkimusaineistoja.

Tietoarkisto arkistoi kvantitatiivisia ja kvalitatiivisia tutkimusaineistoja. Arkistointiprosessissa valmistetaan aineistosta jatkokäyttöön sopiva versio, aineisto kuvaillaan, muunnetaan pitkäaikaissäilytykseen sopivaan tiedostomuotoon ja aineiston anonymiteetti tarkistetaan. Tietoarkistolla on tutkimusaineistojen luotettavan säilytyksen ja jatkokäytön kansainvälinen CoreTrustSeal (CTS) -sertifikaatti.

Tietoarkisto on Suomen kansallinen palvelutuottaja CESSDA ERIC:ssä. ERIC on Euroopan komission erityisesti keskeisille tutkimusinfrastruktuureille luoma organisaatiotyyppi. CESSDA on eurooppalaisten yhteiskuntatieteellisten tietoarkistojen muodostama tutkimusinfrastruktuuri, joka tarjoaa yhteisiä, kattavia tutkimusdatapalveluita sekä koulutusta yhteiskuntatieteille.

Arkistonmuodostussuunitelman sisältö

Tietoarkiston hallinnollisista asiakirjoista huolehditaan Tampereen yliopiston tiedonohjaus- ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tietoarkistossa paperimuodossa säilytettävät asiakirjat luetellaan arkistoluettelossa (liite 5).

Arkistonmuodostussuunnitelma on arkistotyön ylin toimintaohje Tietoarkistossa. Sitä täydentää Tietoarkiston intranetin käsikirja.

Arkistonmuodostussuunitelmassa kuvataan ensin lainsäädännön huomioiminen arkistotyössä ja Tietoarkiston seulontaperiaatteet. Tämän jälkeen kuvataan aineistopalvelun työprosessi ja prosessin eri vaiheissa käsiteltävät ja tuotettavat asiakirjat ja asiakirjasarjat. Lopuksi kuvataan Tietoarkiston tietojärjestelmät sekä tietoturvatoimenpiteet ja -käytännöt.

  1. Lainsäädännön huomioon ottamisesta
  2. Seulontaperiaatteet
  3. Aineistopalvelun työprosessi
  4. Verkkosivusto
  5. Tietojärjestelmät ja tietoturva
  6. Tähänastiset kertymät ja ennuste
  7. Jatkuvuussuunnitelma

Voimassaolo, vastuut ja ylläpito

Tämä arkistonmuodostussuunnitelma on voimassa 1.1.2010 alkaen ja taannehtivasti soveltuvin osin 1.1.1999 alkaen.

Ylin vastuu Tietoarkiston asiakirjahallinnosta on Tietoarkiston johtajalla. Tietoteknisestä tietoturvasta, sähköisten aineistojen säilytyksestä ja konvertoinnista ja tarvittaessa tapahtuvasta hävittämisestä vastaa IT-palvelupäällikkö. Aineistojen arkistointiin ja jatkokäyttöön liittyvän paperipohjaisen sopimusmateriaalin arkistoinnista vastaa tietopalvelupäällikkö. Tutkimusaineistojen henkilötietoja sisältävien osien hävittämisestä vastaa kehittämispäällikkö yhdessä IT-palvelupäällikkön kanssa. Hävittämisessä noudatetaan valtiovarainministeriön Luokiteltujen tietoaineistojen käsittelyvaatimukset -ohjetta. Asiakirjakohtaiset vastuut on määritelty tarkemmin liitteessä 1.

Arkistonmuodostussuunnitelman sisällöllisistä muutoksista päätetään tietoarkiston AMS/PAS-työryhmässä, johon kuuluvat Tietoarkiston johtaja, toiminnallisten moduulien johtajat, kehittämispäällikkö (tietosuojavastaava), tietoturvavastaava, tietoarkkitehti ja IT-palveluasiantuntija. Työryhmä kokoontuu 3–4 kertaa vuodessa. Arkistonmuodostussuunnitelma tarkistetaan vuosittain vastaamaan ajantasaisia käytäntöjä. Arkistonmuodostussuunnitelman ylläpidosta vastaa tutkimusaineistojen lainsäädäntökysymyksistä vastaava kehittämispäällikkö.

Arkistonmuodostussuunnitelma säilytetään pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa. Tiedot tehdyistä muutoksista tallennetaan versionhallintaohjelmiston avulla.