Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelma: aineistopalvelu Liite 1. Aineistopalvelussa syntyvät asiakirjat ja asiakirjasarjat

Kaikissa tauluissa nnnn tarkoittaa tietoarkiston antamaa pysyvää nelinumeroista aineistotunnusta eli aineistonumeroa.

Taulu 1. L-sarja

Asiakirjan nimi Arkistointisopimus (Aineistonluovutussopimus vuoteen 2013 saakka)
Toimintoalue Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus L/nnnn
Kuvaus Sopimusasiakirja, jossa määritetään ja sovitaan aineiston luovuttajan ja Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston välillä aineiston arkistointia ja jatkokäyttöön toimittamista ja henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Sopimuksen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan. Luovuttajan yhteystiedot kirjataan tietoarkiston sähköiseen asiakasrekisteriin.
Media Strukturoitu sopimuslomake paperilla
Sijoitus Arkistohuone, L-tunnuksella merkityt arkistomapit numerojärjestyksessä viimeisimpään
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia Sopimusasiakirjassa kerrotaan luovuttajan yhteystietojen kirjaamisesta tietoarkiston asiakasrekisteriin. Tietoarkisto ylläpitää tietosuojaselostetta, jossa kuvataan henkilötietojen käsittely.

Taulu 2. KL-sarja

Asiakirjan nimi Aineistonkuvailulomake
Toimintoalue Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus KL
Kuvaus Aineistonkuvailulomakkeessa luovuttaja kertoo perustiedot aineistosta metadatan luomista varten.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Hävitetään aineiston kuvailun valmistuttua.
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Aineistonkuvailulomakkeen saapuminen kirjataan arkiston sähköiseen TIIPII -tietokantaan.
Media Strukturoitu lomake sähköisenä tiedostona
Sijoitus Aila palveluportaali
Suojeluluokka 3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika Hävitetään, kun aineiston kuvailutiedot on tuotettu.
Huomautuksia

Taulu 3. ORIG/DA-sarja

Asiakirjan nimi Alkuperäinen data
Toimintoalue Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus Ei tunnusta
Kuvaus Arkistointia varten Tietoarkistoon toimitettu sähköinen pohja- eli perusaineisto. Voi olla numeerinen aineisto (havaintomatriisi), teksti- tai kuva-aineisto tai ääniaineisto.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Tiedostojen perustiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media Pääasiassa sähköinen, joskus paperi. Sähköisissä formaatit ja mediat hyvin vaihtelevia.
Sijoitus Sähköiset X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettävän perushakemiston sisälle alihakemistoon nimeltä "original". Paperimuotoiset arkistoon A-tunnuksella merkittyyn mappeihin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen.
Suojeluluokka 3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste Salassa pidettävä
Kokonaissäilytysaika Säilytetään original-hakemistossa siihen saakka, kun tutkija on hyväksynyt aineistolle Tietoarkistossa tehtävät poistot, muokkaukset ja lisäykset.
Huomautuksia Alkuperäistä dataa ei koskaan toimiteta jatkokäyttöön. Luovuttajaa pyydetään hävittämään oma aineistoversio heti, kun Tietoarkistossa on valmistettu tunnisteeton pitkäaikaissäilytettävä käyttödata.

Taulu 4. ORIG/OT-sarja

Asiakirjan nimi Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali
Toimintoalue Aineistojen sisäänotto
Arkistotunnus Ei tunnusta (digitalisoitavat materiaalit saavat tunnuksen digitalisoinnin yhteydessä)
Kuvaus Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava ja kontekstoiva materiaali on välttämätön tiedon lähde aineiston prosessointia ja jatkokäyttöä varten. Aineistoa kuvaava ja kontekstoiva materiaali voi olla esimerkiksi muuttujalistaus, koodausohje, kyselylomake, haastattelukysymykset, havainnoinnin ohjeistus, tutkittaville annettu aineiston käyttöinformaatioteksti tai tutkimussuostumustiedosto.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Kaikki saatu materiaali kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media Sähköinen tai paperi. Sähköisissä useita eri formaatteja.
Sijoitus Sähköinen materiaali tallenteena X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettävän perushakemiston sisälle hakemistoon nimeltä "original". Paperimateriaali sijoitetaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn mappiin aineistonumerolla varustetun välilehden jälkeen. Paperimateriaalin perustiedot ja sijaintimapin numero kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Suojeluluokka 3 (muu asiakirja)
Julkisuusaste Vaihteleva
Kokonaissäilytysaika Sähköisinä pysyvästi säilytettävien materiaalien paperiversiot hävitetään, kun materiaalista on luotu sähköinen muunnos ja ne siirretään OT-sarjaan. Paperisina pysyvästi säilytetään aineistojen raportit ja lomakkeet, jotka eivät ole muualta saatavilla ja joita ei muunneta sähköisiksi.
Huomautuksia

Taulu 5. AR-sarja

Asiakirjan nimi Säilytysdatat
Toimintoalue Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus arFnnnn
Kuvaus Alkuperäisestä datasta säilytystä varten prosessoitu versio, joka sisältää sellaisia muuttujia tai tietoja, joiden käytölle luovuttaja on varannut määräaikaisen ensikäyttöoikeuden
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media
  • Havaintomatriisit: sähköinen, formaatti SPSS portable
  • Tekstit: sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia)
  • Kuvat: sähköinen, formaatit jpeg, png, tiff (dng)
  • Ääni: sähköinen, formaatit FLAC (MP3, jos alkuperäinen materiaali on MP3-formaatissa)
  • Videot: sähköinen, formaatti MPEG-4 H.264.
  • Paperi: arkistokelpoiselle paperille kopioituna
Sijoitus Sähköiset säilytysdatat tallennetaan X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon (FSDnnnn).
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Vaihteleva. Säilytysdatat ovat saatavissa vain erityisen haku- ja lupamenettelyn kautta, kunnes luovuttajan ensikäyttöoikeus päättyy.
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia Säilytysdata muodostetaan vain, jos käyttödata ei perustellusta syystä voi sisältää kaikkia muuttujia tai tietoja (luovuttajan asettama embargo eli käyttörajoitus). Suurimmalle osalle arkistoitavista aineistoista ei tarvitse luoda säilytysdataa.

Taulu 6. DA-sarja

Asiakirjan nimi Käyttödatat
Toimintoalue Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus daFnnnn, avoFnnn
Kuvaus Alkuperäisestä datasta jatkokäyttöä varten prosessoitu, anonymisoitu ja konvertoitu versio
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media
  • Havaintomatriisit: sähköinen, formaatti SPSS-portable
  • Tekstit: sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia)
  • Kuvat: sähköinen, formaatit jpeg, png
  • Ääni: sähköinen, formaatit FLAC, MP3
  • Video: sähköinen, formaatit MPEG-4 H.264
Sijoitus Sähköiset käyttödatat tallennetaan X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon (hakemiston nimi määräytyy aineistonumeron mukaan FSDnnnn). Paperiaineistot arkistoidaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn numerojärjestyksessä viimeisimpään mappiin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen.
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Vaihteleva. Jatkokäyttöön toimituksen valtuudet ovat aineistokohtaisia ja määräytyvät arkistointisopimuksen mukaan neljään vaihtoehtoiseen käyttöluokkaan:
  • kaikkien käytettävissä
  • tutkimukseen, opiskeluun ja opetukseen (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä)
  • tutkimukseen (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä)
  • vain luovuttajan luvalla (edellyttää asiakkaaksi rekisteröitymistä)
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia

Taulu 7. ME-sarja

Asiakirjan nimi Metadatat
Toimintoalue Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus meFnnnn = sisältöä ja käyttörajoituksia koskeva metadata, vaFnnnn = muuttujia koskeva metadata
Kuvaus Jokaisesta käyttödatasta tuotetaan metadata eli kuvailutiedot noudattamalla kansainvälistä tutkimusaineistojen kuvailustandardia DDI:tä (Data Documentation Iniative). Data kuvataan sisällöllisesti (mm. asiasanat, tiivistelmä), menetelmällisesti (mm. otanta, keruu), määrällisesti (mm. havaintojen, muuttujien ja tiedostojen lukumäärä) ja teknisesti (mm. tiedostojen nimet). Metadata sisältää myös aineiston käytön rajoitukset ja saatavuustiedot. Kvantitatiivisista datoista tehdään lisäksi muuttujakuvaukset.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media Sähköinen. Formaatti DDI 2 -muotoinen XML-tiedosto.
Sijoitus Metadata tallennetaan X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon.
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Julkinen. XML-muotoisesta metadatasta tuotetaan tietoarkiston verkkosivuille jatkuvasti päivitettävä aineistoluettelo, joka sisältää metadatan html-tiedostoina ja xml-tiedostoina.
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia Metadata käännetään myös englanniksi ja julkaistaan tietoarkiston englanninkielisessä aineistoluettelossa.

Taulu 8. OT-sarja

Asiakirjan nimi Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali
Toimintoalue Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus
  • arqFnnnn = arkistoitava kyselylomake
  • quFnnnn = jatkokäyttäjille luovutettava kyselylomake
  • iqFnnnn = haastattelukysymykset (questions)
  • iiFnnnn = haastatteluohjeet (interview instructions)
  • wiFnnnn = kirjoitusohjeet (writing instructions, mikäli kyseessä tutkittavien omat kirjeet, elämäkerrat, työpäiväkirjat tms.)
  • tiFnnnn = transkriptointiohjeet eli litterointiohjeet (transcription instructions)
  • teFnnnn = transkriptointiesimerkki eli litteraatioesimerkki (transcription example)
  • oiFnnnn = havainnoinnin ohjeistus (observation instructions)
  • isFnnnn = esite tutkittaville (information sheet)
  • stFnnnn = virikemateriaali (stimulative material)
  • riFnnnn = tutkimuskutsu (research invitation)
  • bgFnnnn = taustatiedot (background information)
  • crFnnnn = keruupyyntö (collection request)
  • transnotes.txt = datan käännöstä koskevat huomautukset (translation notes)
  • readme.txt = datan käytössä huomioitavat seikat (remarks concerning data use)
Kuvaus Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoivaa materiaalia ovat muun muassa aineistonkeruuinstrumentti, erilaiset ohjeistukset ja datan tuottamisen kontrollivälineet. Kvantitatiivisissa aineistoissa tällaisia ovat esimerkiksi aineistonkeruussa käytetty kyselylomake ja koodausohjeet ja kvalitatiivisissa aineistoissa haastattelukysymykset, haastatteluohjeet, havainnoinnin ohjeistus tai kirjoitusohjeet. Tutkimusaineiston tuottamista kuvaava/kontekstoiva materiaali on yleensä sähköistä, paperimuotoinen materiaali digitoidaan tarvittaessa.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Perustiedot ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv, xml, html/xhtml (PDF/A tai ODF vain jos ymmärrettävyys edellyttää toimistoformaattia).
Sijoitus Sähköiset materiaalit tallennetaan X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon. Paperimateriaalit arkistoidaan arkistohuoneeseen A-tunnuksella merkittyyn numerojärjestyksessä viimeisimpään mappiin aineistonumerolla kirjatun välilehden jälkeen.
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Vaihteleva. Osa tutkimusaineistoa ja sen keruuta kuvaavasta materiaalista on nähtävissä käyttöaineiston metadatan yhteydessä tietoarkiston verkkosivuilla. Osan materiaalista saa vain tietoarkiston rekisteröityneet asiakkaat aineistoa koskevassa arkistointisopimuksessa määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Julkisuustieto kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia Materiaaliin ei tietoarkistossa yleensä tehdä sisällöllisiä muutoksia, mutta henkilötiedot poistetaan tarvittaessa.

Taulu 9. SY-sarja

Asiakirjan nimi Datan käsittelytiedostot
Toimintoalue Aineistojen prosessointi
Arkistotunnus syFnnnn = syntaksi sisältäen datan prosessoinnin ja anonymisoinnin (kvantitatiivisesta aineistosta), anFnnnn = datan prosessointi ja anonymisointi (kvalitatiivisesta aineistosta)
Kuvaus Alkuperäisiin datoihin tehtävien muutosten yksityiskohtainen kirjaamistiedosto
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Aineistonumeron mukaan
Prosessin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Tiedoston tekijä- ja versiotiedot kirjataan TIIPII-tietokantaan.
Media Sähköinen, formaatit UTF-8 enkoodattu txt tai csv (tiedostopääte käytetyn ohjelmiston mukaan)
Sijoitus X-verkkolevylle aineiston numeron mukaan nimettyyn aineiston perushakemistoon
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Ei-julkinen
Kokonaissäilytysaika Pysyvä
Huomautuksia Alkuperäiseen dataan tehdyt keskeisimmät muutokset kirjataan myös käyttöaineistoon sisältyvään metadataan.

Taulu 10. P1-sarja

Asiakirjan nimi Käyttölupahakemukset (vuoteen 2014 saakka)
Toimintoalue Aineiston toimitus jatkokäyttöön
Arkistotunnus P/käyttölupahakemuksen numero
Kuvaus Käyttölupahakemuksessa hakija on kertonut omat ja muiden aineistoa mahdollisesti käyttävien henkilöiden yhteystiedot, kuvannut ja perustellut aineiston käyttötarkoituksen ja suunnitellun käyttöajan. Lisäksi hakija on ilmoittanut käyttöaineiston toimittamista koskevat tekniset tiedot. Käyttölupahakemukset ovat saapuneet postitse, sähköpostitse, puhelimitse tai faxilla. Sähköisinä saapuneet hakemukset on tulostettu arkistokelpoiselle paperille ja faxilla saapuneet on kopiotu arkistokelpoiselle paperille.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Kronologinen (käyttölupahakemukselle on annettu juokseva numero, kun se kirjattu TIIPII-tietokantaan)
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Käyttölupahakemuksen tiedot on kirjattu TIIPII-tietokantaan.
Media Paperi tai sähköinen
Sijoitus Arkisto, P-tunnuksella merkityt arkistomapit. Mapit sisältävät aikajärjestyksessä kaikki käyttölupahakemukset (1-2595).
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Salassa pidettävä
Kokonaissäilytysaika 20 vuotta
Huomautuksia Sarja on päättynyt 23.4.2014

Taulu 11. P2-sarja

Asiakirjan nimi Käyttöehtositoumukset (vuoteen 2014 saakka)
Toimintoalue Aineiston toimitus jatkokäyttöön
Arkistotunnus P/käyttölupahakemuksen numero/käsittelijän nimikirjaimet
Kuvaus Käyttöehtositoumuksessa tilaajat ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa mainitulla tavalla: 1. aineiston käyttötarkoitusta ja hävittämistä, 2. tietoturvallisuutta, 3. tietosuojaa, 4. aineiston alkuperän mainitsemista julkaisuissa, 5. aineistoon liittyvien virheiden ja puutteiden ilmoittamista, 6. julkaisuista tiedottamista ja 7. tekijänoikeutta.
Arkistoinnin vastuu Tietopalvelupäällikkö
Arkistointijärjestys Sitoumukseen liittyvän käyttölupahakemuksen numeroinnin mukaisesti (numerointi TIIPII-tietokantaan kirjaamisjärjestyksessä)
Arkistoinnin ohjeistus Intranetin käsikirja
Kirjaaminen Perustiedot käyttöehtositoumuksesta kirjataan TIIPII-tietokantaan
Media Paperi
Sijoitus Arkistohuone, P-tunnuksella merkityt arkistomapit. Käyttöehtositoumukseen liittyvän käyttölupahakemuksen päälle. Mapit sisältävät aikajärjestyksessä kaikki paperilla saapuneet käyttöehtositoumukset (1-2595).
Suojeluluokka 2 (suojeltava asiakirja)
Julkisuusaste Salassa pidettävä
Kokonaissäilytysaika 20 vuotta
Huomautuksia Sarja on päättynyt 23.4.2014. Palveluportaali Ailaa käyttävien asiakkaiden tulee sitoutua aineistojen yleisiin käyttöehtoihin ennen kuin he voivat ladata aineiston käyttöönsä palveluportaalista.

Taulu 12. AL-sarja

Asiakirjan nimi Aineistolataustiedot
Toimintoalue Aineiston toimitus jatkokäyttöön
Arkistotunnus Toimitus nnnn. Kronologinen juokseva numerointi alkaen numerosta 3008.
Kuvaus Jokaisen Aila-palveluportaalista aineiston ladanneen asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, hänen lataamaansa aineistot ja latausajankohdat sekä hänen ilmoittamansa aineistojen käyttötarkoitukset.
Arkistoinnin vastuu Teknisten palveluiden moduulijohtaja
Arkistointijärjestys Kronologinen
Prosessin ohjeistus Intranetin teknisen tuen käsikirja
Kirjaaminen Asiakkaat kirjaavat itse palveluportaaliin aineiston käyttötarkoituksen ja sen kuvauksen. Palveluportaali tallentaa järjestelmästä aineiston latausajankohdan ja asiakkaan yksilöintitiedot asiakasrekisteristä.
Media Sähköinen
Sijoitus Palveluportaali Aila sijaitsee tietoarkiston sisäisellä palvelimella.
Suojeluluokka 2 (suojeltavat tiedot)
Julkisuusaste Asiakastietoja ei julkaista. Aineistojen käytöstä julkaistaan tilastotietoja. Aineistonsa arkistoineille voidaan kertoa tiastotiedot heidän aineistojensa käyttäjäorganisaatioista ja käyttötarkoituksista, mikäli he sitä edellyttävät arkistointisopimuksessa. Käyttöluvanpyytäjistä luvanvaraisiin aineistoihin annetaan luvanantajalle lupaprosessin tarvittavat hakijan yhteystiedot.
Kokonaissäilytysaika 20 vuotta
Huomautuksia Aineistoa ei voi ladata käyttöönsä ennen kuin on sitoutunut aineistoportaalin käyttöehtoihin ja aineistojen yleisiin käyttöehtoihin. Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineiston tekijöille, asiakkaan organisaatiolle ja tutkimusrahoittajalle. Väärinkäytön selvitykseen tietoarkisto voi luovuttaa aineiston tekijöille ja asiakkaan organisaatiolle aineiston väärinkäytön selvittämiseen tarpeelliset henkilötiedot (asiakkaan etunimi ja sukunimi, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ladatut aineistot, latausten ajankohta, ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus).